1. Eens per jaar wordt op initiatief van de direct leidinggevende een planningsgesprek gevoerd. Indien een medewerker tussentijds in een nieuwe functie wordt geplaatst, wordt in dat geval bij aanvang in de nieuwe functie een planningsgesprek gevoerd voor de resterende duur van het jaar.
2. Het doel van het planningsgesprek is meervoudig:
het vastleggen van wat de verwachtingen van de organisatie zijn over de te behalen resultaten en het maken van concrete afspraken hierover, inclusief de algemene competenties en de functiespecifieke competenties;
het vastleggen welke ondersteuning de leidinggevende biedt op het behalen van de doelstellingen of resultaten
het maken van een inventarisatie van de ontwikkelingsmogelijkheden/ambities van de medewerker op de middellange en lange termijn en het maken van afspraken hierover (persoonlijk ontwikkel plan).
3. In het planningsgesprek worden in overleg met de individuele medewerker de doelstellingen besproken en vastgelegd op het daarvoor bestemde formulier.
4. De medewerker vult het formulier planningsgesprek in aan de hand van de afdelings- en de teamplanning en zijn haar ontwikkelingsmogelijkheden ook ten aanzien van de competenties en functiespecifieke competenties, en stuurt het formulier een week van tevoren toe aan de leidinggevende.
5. Het planningsgesprek is een tweezijdig gesprek waarbij de gesprekspartners gelijkwaardige rollen hebben, ondanks het functionele verschil in positie en verantwoordelijkheid.
De leidinggevende en de medewerker ondertekenen het formulier voor akkoord. Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over de te maken afspraken beslist de leidinggevende en vermeldt de medewerker zijn zienswijze op het formulier. In dat geval tekent de ambtenaar voor gezien.
6. De afdelingsmanager (indien deze nog niet de leidinggevende is) tekent het verslag planningsgesprek voor gezien. De medewerker ontvangt een kopie van de leidinggevende. De originelen worden door de leidinggevende ter archivering overgedragen aan het team P&O.
7. Voor het planningsgesprek zijn twee formats ontwikkeld, die gebruikt kunnen worden voor de verslaglegging. Deze formats vormen een leidraad voor de gespreksonderdelen, waarvan afgeweken kan worden indien de formats belemmerend werken. Indien de formats belemmerend werken dienen in elk geval de onderwerpen besproken te worden genoemd in bijlage 1.
8. Het planningsgesprek draagt een vertrouwelijk karakter, dat door de gesprekspartners wordt gewaarborgd. Enkel de afdelingsmanager als naast hogere leidinggevende, dan wel de algemeen directeur/gemeentesecretaris ondertekent het verslag aanvullend voor gezien. De P&O-adviseur bekijkt de documenten in verband met de procesbegeleiding ten aanzien van afgesproken ontwikkelactiviteiten.
9. Het verslag van het planningsgesprek wordt opgeborgen in het personeelsdossier van de betrokken medewerker.
Artikel 2
Planningsgesprek (POP en functioneren)
Onderdeel van Reglement plannings- en evaluatie/beoordelingsgesprekken gemeente Nieuwkoop 2018