De verantwoordelijke zorgt dat van informatie op voorhand de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.
De informatie hierover inclusief de bewaartermijnen worden vastgelegd in een centrale registratie.
Deze vastlegging behoeft de instemming van de gemeentearchivaris.
De verantwoordelijke stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de geldende selectielijst.
De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging overeenkomstig artikel 8 van het besluit.