Vanaf 1 januari 2013 heeft de zorgdrager, het College van Burgemeester en Wethouders, op grond van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om een besluit tot vervanging te nemen. Voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden is, naast de Archiefwet 1995, ook het Archiefbesluit en de Archiefregeling van toepassing.
De zorgdrager dient, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht te geven in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:
de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;
de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;
de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
de kwaliteitsprocedures.
Tevens is artikel 6.2 van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Deze beide sub artikelen zijn als volgt geformuleerd:
Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent de vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:
de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Ten slotte is ook rekening gehouden met lokale regelingen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies