4.1 Inleiding
De eerste stap in het administratieve proces voor het beheer van activa is de bepaling van de waarde die toegekend moet worden aan de activa. Meer specifiek gaat het dan om de volgende aspecten:
activeren investeringen;
waarderingsgrondslag;
vaststellen financiële waarde;
ondergrens;
bepalen moment van activering (administratief).
Aan de hand van deze aspecten kunnen regels worden opgesteld op basis waarvan nieuwe activa kunnen worden toegevoegd. In dit hoofdstuk zullen de eerste vier aspecten aan de orde komen. In hoofdstuk 7 het laatste aspect.
4.2 Activeren investeringen
In artikel 62, eerste lid, BBV is bepaald dat alle vaste activa geactiveerd moeten worden voor het bedrag van de investering. Alleen bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief moeten direct in mindering worden gebracht op de waardering.
Daarnaast is in artikel 59 BBV expliciet geregeld welke investeringen wel of niet geactiveerd moeten worden. Dit betreft de volgende investeringen:
alle investeringen moeten worden geactiveerd (dus zowel economisch als maatschappelijk nut);
kunstvoorwerpen met een cultuurhistorische waarde: deze mogen niet worden geactiveerd.
De investeringen kunnen ook onderverdeeld worden naar de volgende categorieën:
nieuwe- of uitbreidingsinvesteringen: dit zijn investeringen ten behoeve van de ontwikkeling van nieuwe activiteiten of expansie van de huidige activiteiten;
vervangingsinvesteringen: dit zijn investeringen ten behoeve van de vervanging van een oud (bestaand) actief als gevolg van economische veroudering of slijtage;
levensduurverlengende investeringen: dit zijn investeringen die worden gepleegd ten behoeve van een bestaand actief en leiden tot een substantiële levensduurverlenging van het betreffende actief.
Tevens biedt het BBV de mogelijkheid om in sommige gevallen (onder voorwaarden) te kiezen tussen wel of niet activeren van vaste activa. Dit betreft de activa met betrekking tot kosten van onderzoek en ontwikkeling (artikel 60 BBV) en bijdragen aan activa in eigendom van derden (artikel 61 BBV).
Het beleid van de gemeente bij het activeren van investeringen is als volgt:
de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden in beginsel geactiveerd, behalve als het van te voren vaststaat dat het onderzoek niet gaat leiden tot een actief. Daarbij geldt een maximale afschrijvingstermijn geldt van 5 jaar (BBV voorschrift);
de bijdragen aan activa in eigendom van derden worden geactiveerd.
De gemeente Opmeer hanteert de componentenbenadering conform de afschrijvingstabel in bijlage II.
4.3 Waarderingsgrondslag
De waardering van activa is van belang omdat het de basis vormt voor het vaststellen van de financiële consequenties van activa, vooral door waardevermindering. Anders geformuleerd: de gekozen systematiek voor de waardering van activa en de waardevermindering in het stelsel van baten en lasten is van invloed op de exploitatie van de gemeente en daarmee op de financiële resultaten die behaald worden.
Hiervoor zijn in het BBV bepalingen opgenomen voor de waardering van activa. Hiermee wordt enerzijds voorkomen dat organisaties met de waardering van activa hun financiële resultaten kunnen beïnvloeden en anderzijds wordt bereikt dat de financiële gegevens van organisaties in de loop van de tijd vergelijkbaar blijven.
De basis voor de waarderingsgrondslag is de historische kostprijs (verkrijgings- of vervaardigingprijs) (artikel 63 BBV). In het BBV is expliciet aangegeven dat voorraden en deelnemingen tegen markwaarde gewaardeerd worden indien de markwaarde lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Wat onder verkrijgingprijs en vervaardigingprijs wordt verstaan wordt beschreven in artikel 63 tweede en derde lid BBV.
Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen.
Een uitzondering wordt gemaakt voor bestemmingswijziging van activa van gronden in erfpacht. Wanneer de bestemming van activa verandert, wordt de activa gewaardeerd tegen de actuele marktwaarde. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde.
De gemeente Opmeer schrijft af tot nihil en hanteert dus geen restwaarde. De restwaarde is kort gezegd een schatting van de opbrengst die na de gebruiksduur nog gerealiseerd kan worden. Het betreft een keuzemogelijkheid binnen de BBV, maar wel een met veel mitsen en maren (moeizamer verantwoording bij keuze voor restwaarde) die uiteindelijk geen reële voordelen biedt. Ook de BBV erkent dat in de praktijk veelal afgeschreven zal worden tot nihil omdat activa gedurende de afschrijvingsperiode technisch en economisch slijten/verouderen. Daarom kiest de gemeente Opmeer voor afschrijven tot nihil.
4.4 Vaststellen financiële waarde
4.4.1 Bruto-waardering
De BBV schrijft voor dat alleen de bruto-waardering is toegestaan bij activering. Dit geldt voor alle categorieën investeringen (economisch nut, economisch nut met heffingen én maatschappelijk nut). De bruto-waardering geeft een beter inzicht in de financiële positie van de gemeente (integraal inzicht in baten en lasten).
Bij de bruto-waardering worden de afzonderlijke vermogensbestanddelen die betrokken kunnen zijn bij een actief op de balans gepresenteerd.
Bij de activa gaat het om de werkelijke investeringslasten en de bijdragen van derden (subsidie-verstrekkers) en/of onttrekkingen uit de reserves. De bijdragen van derden moeten in mindering gebracht worden op de investering (bijvoorbeeld ontvangen subsidies van derden). De onttrekking uit de bestemmingsreserves moeten bruto verantwoord worden en mogen niet in mindering gebracht worden.
De BTW op activa wordt niet geactiveerd als deze compensabel is volgens de Wet op het BTW compensatiefonds (BCF) of verhaalbaar is.
4.4.2 Afwaarderen activa
Het eerste en tweede lid van artikel 65 BBV hebben betrekking op waardeverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa, gewijzigde bestemming van vastgoed of de aantasting van het vermogen van deelnemingen.
In het derde lid BBV artikel 65 wordt voorgeschreven dat van een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, waarvan de restwaarde lager is dan de boekwaarde, wordt afgeschreven tot de restwaarde. Bij een volledige buitengebruikstelling dient het actief uiteraard te worden afgewaardeerd tot hetzij nul, hetzij tot de restwaarde, indien die redelijkerwijs verwacht kan worden. Wanneer een actief gedeeltelijk buiten gebruik wordt gesteld, dient het actief proportioneel te worden afgewaardeerd. Uit dit lid, in combinatie met artikel 63, vierde lid, volgt dat bij afkoop van een eeuwigdurende erfpacht het verschil tussen de waardering voor de afkoop en de registratiewaarde in het jaar van afkoop als last wordt verantwoord.
Waardeverminderingen van activa dienen op het actief zelf in mindering te worden gebracht. Duurzame waardevermindering van vaste activa wordt onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar genomen.
4.4.3 Waardering Woningbedrijf
De activa van de gemeente wordt gewaardeerd tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Het Woningbedrijf neemt een bijzondere plaats in met betrekking tot de waardering van de woningen. Voor het Woningbedrijf worden ook berekeningen met het actuele waarde model gemaakt. Voor het Woningbedrijf vertaalt dit zich in waardering tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kostprijs) of lagere bedrijfswaarde. Dit wordt ingegeven door het feit dat de bedrijfswaardeberekening het opbrengstpotentieel (ofwel de verdiencapaciteit) van een complex woningen laat zien. Vanuit voorzichtigheidsprincipe wordt de laagste waarderingswaarde genomen, hierdoor is er sprake van een lager risicoprofiel op de waardering.
Het uitgangspunt van de Gemeente Opmeer is dat het Woningbedrijf wordt verantwoord in één jaarrekening, die van de gemeente Opmeer. In de jaarrekening van de Gemeente Opmeer wordt verkrijgings- of vervaardigingsprijs toegepast en zo wordt voldaan aan het BBV. Het woningbedrijf zal jaarlijks een eigen jaarrekening opstellen. Naast deze jaarrekening op basis van BBV, zal het woningbedrijf t.b.v. de (eventueel) verschuldigde vennootschapsbelasting ook een fiscale jaarrekening opstellen. Ten behoeve van sturing op het bedrijfsresultaat zal een jaarrekening op basis van verkrijgings- of vervaardigingsprijs (historische kostprijs) en lagere bedrijfswaarde opgesteld worden.
4.4.4 Desinvesteren
Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt wordt de boekwinst respectievelijk het verlies ten laste respectievelijk ten gunste van het resultaat van het betreffende jaar gebracht. De mogelijke boekwinst wordt direct in mindering gebracht op een eventueel nieuwe (herbouw)investering indien de boekwinst is veroorzaakt door een bijdrage van derden die in directe relatie staat tot het actief. Artikel 62 lid 2 moet in ieder geval gevolgd worden. De BBV Notitie materiele vaste activa 2017 geeft als voorbeeld een verzekeringsuitkering wegens brand op pagina 45 waarbij een boekwinst veroorzaakt door een verzekeringsuitkering in mindering moet worden gebracht op de herbouwkosten van het pand.
4.5 Ondergrens
Aan het activeren van een investering zijn de nodige administratieve handelingen verbonden.
Uit oogpunt van efficiency is het raadzaam om een ondergrens voor het activeren van vaste activa in te voeren.
Investeringen met een waarde beneden de vast te stellen ondergrens worden niet geactiveerd. Zij worden in het jaar van ingebruikname geheel ten laste van de exploitatie gebracht. Dit levert voor dat jaar een beperkte lastenverzwaring op. De ondergrens voor activeren van een actief bedroeg in de vorige activa nota € 5.000. In de praktijk is dit een ondergrens die leidt tot meer administratieve lasten dan gewenst. Zo leidt bijvoorbeeld een investering van € 5.000 die over 10 jaren afgeschreven wordt tot slechts € 500 te administreren afschrijvingslasten per jaar en vraagt 10 jaar lang om financieel beheer en aandacht.
4.6 Advies
De ondergrens voor het activeren van investeringen te verhogen naar € 15.000 als maatregel om de administratieve lasten te beperken en de efficiency te bevorderen.
Hoofdstuk
Artikel 4.