De klachtbehandeling kent twee fases, te weten:
Informele behandeling
De klachtbehandelaar probeert eerst middels een (telefoon)gesprek met de klager tot een voor de klager aanvaardbare oplossing te komen. Dit met instemming van de klager. De klacht wordt als afgedaan beschouwd als de klager tevreden is over de wijze waarop de klacht is afgedaan.
Formele behandeling
Indien de klager niet tevreden is over de wijze van afdoening, dan zal de klacht formeel overeenkomstig deze regeling worden afgedaan.