De adviescommissies bestaan elk uit 7 personen, die door het college worden aangewezen.
De adviescommissie Maatschappelijk Sportfonds bestaat uit 4 personen uit het Barneveldse sportverenigingsleven (voorzitter en secretaris), 2 personen vanuit de gemeente (Be Active en de beleidsmedewerker sport) en een persoon van een andere instelling die maatschappelijke doelen nastreeft (bijvoorbeeld Welzijn Barneveld).
De adviescommissie Maatschappelijk Cultuurfonds bestaat uit 3 personen uit het Barneveldse culturele veld (voorzitter en secretaris), 2 personen vanuit de gemeente (Be Creative en de beleidsmedewerker cultuur), een persoon uit het onderwijs en een persoon van een instelling die maatschappelijke doelen nastreeft.
De adviescommissie komt 4 x per jaar bijeen om aanvragen te toetsen. Bij iedere aanvraag zijn minimaal 5 leden van de adviescommissie aanwezig om de aanvraag te beoordelen.
De betreffende adviescommissie legt haar beoordelingen voor aan het college, in een advies over de aanvraag. De adviescommissie toetst daarbij of de aanvragen goed zijn afgestemd of aangevuld met activiteiten, initiatieven en projecten van andere instanties, organisaties en welzijn. Indien de aanvraag hiertoe aanleiding geeft, neemt de adviescommissie in haar weging mee hoe deze aansluit bij een eventueel beroep op andere Barneveldse fondsen (Fonds1845, Jan van Schaffelaar fonds).
Binnen uiterlijk 2 weken na het door de adviescommissie uitgebrachte advies beslist het college over de aanvraag.
De adviescommissie kan adviseren om een aanvraag geheel of gedeeltelijk toe te kennen, danwel af te wijzen.
Onafhankelijke beoordeling door de adviescommissie wordt gewaarborgd door:
Een roulerend lidmaatschap/rooster (leden uit het veld). Na twee jaar treedt een lid van de adviescommissie af;
Vertegenwoordigers van instellingen en verenigingen die in de adviescommissie deelnemen, beoordelen geen aanvraag van de eigen vereniging of instelling;
Een transparante verantwoording van adviezen aan het college. Dit gebeurt 1x per jaar (1ste kwartaal volgend op het toekenningsjaar).
Artikel IV
Adviescommissies
Onderdeel van Nadere regels subsidiëring Maatschappelijk Sport- en Cultuurfonds gemeente Barneveld