De budgethouder is namens de gemeente bevoegd tot het doen van uitgaven:
Tot maximaal de betreffende budgetten waarvoor hij als budgethouder is aangewezen binnen de tabel genoemde drempelbedragen bij lid 2.
Tot maximaal het saldo van de voorzieningen die onderdeel uitmaken van de exploitatie en als zodanig vallen binnen de budgetten, bedoeld onder a.
Tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor zij via een interne order als budgethouder zijn aangewezen met dien verstande dat zij het college vooraf de inhoudelijke en financiële invulling van de investering ter vaststelling aanbieden.
In deze nota is verschil gemaakt tussen het tekenen van inkoopcontracten en het betalen van facturen. De procuratiehouderregeling gaat over wie bevoegd is het inkoopcontract te tekenen, niet over het plaatsen van een bestelling. Bestellingen worden afgehandeld conform de budgethoudersregeling. In onderstaande tabellen wordt aangeven door welke functie het aangaan van een verplichting (tekenen inkoopcontract) en de autorisatie van de betaling tenminste wordt behandeld. Bijvoorbeeld: het tekenen van een inkoopcontract boven € 500.000 moet getekend worden door Procuratiehouder 1.
Procuratie: tekenen inkoopcontract*
Procuratiehouder (PH):
(zie artikel 1 begripsbepalingen)
Bedrag (ex Btw)
PH 1
PH 2
Meer dan € 500.000,-
X
t/m € 500.000,-
X
Budgethouder: Autorisatie van de betaling**
Budgethouder (BH):
(zie artikel 1 begripsbepalingen)
Bedrag (ex Btw)
BH 2
BH 3
Meer dan € 100.000,-
X
X
-
X
t/m € 100.000,-
Bovenstaande tabellen gaan altijd uit van het vier ogen principe: twee verschillende medewerkers (vandaar 4 ogen) moeten de factuur zien. De eerste parafeert bijvoorbeeld voor het leveren van een bepaalde dienst of goed, de tweede accordeert dan de betaling. Voor verdere informatie verwijzen wij naar de AO-procesbeschrijvingen van het BIBAB-proces.
a. Bovenstaande tabellen worden als volgt uitgewerkt:
*Per medewerker wordt het maximale procuratiebedrag vastgelegd voor het aangaan van verplichtingen (procuratiehouderregeling).
**Per budgethouder wordt vastgelegd voor welke budgetten en bedragen (tot een maximum van de in de budgethoudersregeling vastgelegde bedragen) hij geautoriseerd is tot het doen van uitgaven (budgethoudersregeling).
b. Het bijhouden en muteren van de uitwerking en het publiceren van de procuratiehouders bij de kamer van koophandel en/of op onze website is een verantwoordelijkheid van de Domeinmanager Middelen. Het aanleveren van (personele) mutaties is en blijft een verantwoordelijkheid van alle Domeinmanagers (zie ook artikel 2, lid 5 - 9).
Uitgangspunt is dat alle bestellingen gekoppeld worden aan een verplichting.
Het gestelde in het derde lid is van overeenkomstige toepassing op rechten.
De budgethouder draagt er zorg voor dat betaalopdrachten voorzien van correcte autorisatie en 5 werkdagen voor het verstrijken van de betalingstermijn(en) aan het domein Middelen Onderzoek worden geleverd, voor verwerking in de financiële administratie. Conform de drempelwaarden tabel artikel 5 lid 2 is aangegeven wie tot welk bedrag facturen mag goedkeuren.
De procuratie- / budgethouder is verantwoordelijk voor correcte naleving van het aanbestedingen beleid en zal op de opdrachtverstrekking dan wel factuur de referentie kostenplaats/kostensoort/besteller of het verplichtingennummer laten vermelden. Voor opdrachten boven de € 5.000 excl. btw moet cf. het reglement BIBAB een verplichting worden geregistreerd door de procuratiehouder / budgethouder.
Van de autorisatie wordt geen gebruik gemaakt als de budget- of procuratiehouder in redelijkheid had kunnen voorzien dat het te nemen besluit vanwege de bestuurlijke en politieke aspecten, de aard of de omvang van de (financiële) risico’s of anderszins, ingrijpende gevolgen kan hebben.
Budgethouder 1 kan algemeen en/of specifieke instructies geven aan de budgethouders over de administratieve vastlegging en verantwoording.
Budgethouder 1 kan afwijkende regels met betrekking tot het toekennen van de budgetten bepalen.
Het toekennen van een subsidie wordt voor deze regeling gelijkgesteld aan het aangaan van een verplichting.
Toelichting artikel 5
Het artikel legt in de eerste plaats de grens van de bestedingsmogelijkheden vast. In het algemeen is het maximum het beschikbaar gestelde budget. Voor investeringskredieten kan dat anders liggen; het college wordt vooraf geïnformeerd over de inhoudelijke invulling en definitieve raming van de investeringen. Mocht het bedrag dat nodig is om de geplande investering te realiseren lager zijn dan de raming, ligt het voor de hand dat het college het maximum vaststelt op het lagere bedrag. Eventueel kan het domein bij de betreffende informatie ook een voorstel doen voor invulling van een eventueel overschot. Is er een tekort, dan zal het domein een oplossing moeten voorstellen binnen het eigen budget dan wel moeten vragen om extra middelen. Kern van de zaak is dat ook hier recht wordt gedaan aan de bevoegdheden in het kader van het budgetrecht van de gemeenteraad. M.a.w.: is er onvoldoende budget dan wordt dat aangevuld door degene die bevoegd is en is er budget over bij de invulling van de taak dan valt het terug naar de houder van het budgetrecht.
Verder regelt dit artikel een aantal belangrijke afspraken voor wat betreft de verwerking van gegevens in de financiële administratie, met name inzake verplichtingen en de wijze van aanlevering van nota’s. Goede afspraken tussen de domeinen met het domein Middelen inzake het (aan)leveren van geregistreerde en geautoriseerde facturen zijn hierbij noodzakelijk en vormen een belangrijke randvoorwaarde.
Voor specifieke regelingen of plannen kan het nodig zijn dat afwijkende regels met betrekking tot het toekennen van de budgetten nodig zijn. De managementteam kan per specifiek geval in de betreffende regeling of plan afwijkende regels overeenkomen. Zo zijn in artikel 3 van de regeling ‘Verordening fonds Economisch Beleid’, specifieke regels opgenomen. Ook kan men denken aan het extra richtlijnen op het gebied van aanvullende autorisaties bij het aangaan van majeure verplichtingen.
Het aangaan van verplichtingen drempelwaarden
De procuratiehouder 2 (Domeinmanager/programmamanager) mag tot en met een bedrag van € 500.000 per verplichting beslissen tot het aangaan van verplichtingen (zoals het sluiten van contracten / overeenkomsten tot koop, huur etc.). Wel moeten deze verplichting een bijdrage leveren aan het bereiken van de vastgestelde doeleinden en moet het resterende budget of krediet toereikend zijn. Bij bedragen boven de € 500.000 dient de procuratiehouder 1 (Managementteam) de autorisatie te verlenen. De procuratiehouder mag geen verplichtingen aangaan, die in de toekomst kunnen leiden tot een groter beslag op de financiële middelen of die een beleidswijziging inhouden.
Subsidie
Ook het toekennen van een subsidie betekent dat een verplichting wordt aangegaan. Subsidiëring is aan de orde als de gemeente geld beschikbaar stelt voor bepaalde activiteiten van een aanvrager, zonder dat er sprake is van betaling voor aan de gemeente geleverde goederen of diensten.
Bij subsidies dienen de bepalingen van de Algemene Subsidieverordening (ASV), dan wel van de vastgestelde deelsubsidieverordeningen te worden gevolgd. Voor subsidies geldt het aanbestedingsbeleid in principe niet, omdat er geen sprake is van levering of diensten aan de gemeente. De gemeente moet in het geval van meerdere aanvragen voor dezelfde subsidie wel op objectieve, transparante en niet-discriminerende criteria een beslissing nemen welke subsidieaanvraag wordt gehonoreerd dan wel een melding maken van mogelijke staatssteun als bedoeld in artikel 53 van de groepsvrijstelling.
HOOFDSTUK 2
Artikel 5