Bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven moeten vooraf geïnformeerd worden over het evenement. De organisatie stuurt hierover een week van te voren een bewonersbrief. Deze brief bevat ten minste de volgende informatie:
datum/data en tijd(en) evenement;
aard van het evenement (indien mogelijk met verwijzing naar website voor meer informatie)
datum/data en tijd(en) op- en afbouw;
telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (zowel tijdens evenement als de op- en afbouw);
En indien van toepassing:
verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen);
parkeerbeperkingen (locaties en tijden);
regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen;
consequenties voor het openbaar vervoer;
bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer;
mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.2
Communicatie
Onderdeel van Evenementen in de gemeente Coevorden Handelingskader Vergunning en Veiligheid 2017