Om e-mail te kunnen ontvangen beschikken alle werknemers over een uniek e-mail adres. De domeinnaam van de gemeente Beek op het internet is “gemeentebeek.nl”.
Een e-mail adres van werknemers en bestuurders ziet er als volgt uit:
[voornaam].{[tussenvoegsels]}[achternaam]@gemeentebeek.nl.
Het e-mailadres is derhalve aan de volgende regels gebonden:
1. Het eerste deel bestaat uit de voornaam gevolgd door een punt;
2. Vervolgens worden eventuele tussenvoegsels voluit en aan elkaar opgenomen (niet gevolgd door een punt);
3. Daarna volgt de volledige achternaam, gevolgd door @
4. Daarna komt “gemeentebeek” gevolgd door een punt;
5. Het einde van het adres is: ”nl”.
6. Er worden uitsluitend kleine letters gebruikt.
Via de reguliere communicatiekanalen van de gemeente (website, infopagina’s, gemeentegids, e.d.) wordt als regel het centrale e-mailadres van de gemeente bekend gemaakt: info@gemeentebeek.nl. Via deze communicatiekanalen wordt dus niet verwezen naar persoonlijke e-mailadressen van werknemers.
Persoonlijke e-mailadressen van werknemers worden enkel via 1-op-1 contacten met eigen relaties verstrekt, via de visitekaartjes en de handtekening in de e-mail.