Artikel 7.1 Vordering; Verzoek tot facturatie (VTF)
Een privaatrechtelijke vordering ontstaat meestal vanuit een overeenkomst die intern is aangegaan met een burger of een bedrijf. Het betreffende domein stelt binnen vijf werkdagen na het ontstaan van een vordering (uit bijv. z’n overeenkomst) een ‘verzoek tot facturatie’ (VTF) op. Het domein is verantwoordelijk voor het indienen van een door de budgethouder (of zijn gemachtigde) getekend, juist en volledig ingevuld VTF. Bij het indienen van een digitaal uploadbestand óf (bij periodieke facturatie) een papieren VTF door het domein start de invordering. Vanaf dat moment beheert de debiteurenadministratie het invorderingstraject.
Artikel 7.2 Facturatie
Bij ontvangst van het VTF controleert en checkt de debiteurenadministratie het formulier. Bij onvolledigheid of onjuistheden, wordt het VTF geretourneerd aan de verantwoordelijke budgethouder. Als alles klopt en de relatie is aanwezig, wordt overgegaan tot het aanmaken en opsturen van een volledige factuur (zie bijlage 1). De datum van de factuur is leidend voor het invorderingstraject.
N.B. wanneer (achteraf) blijkt dat de gegevens op de nota/factuur onjuist of onvolledig zijn, wordt deze geheel of gedeeltelijk gecrediteerd. Bij gehele creditering wordt een nieuwe nota/factuur aangemaakt met de juiste gegevens en met een nieuwe dagtekening. Ook kan een aanvullende nota/factuur worden aangemaakt met een nieuwe dagtekening.
Artikel 7.3 1e Herinnering
Na het verstrijken van de reguliere betaaltermijn (30 dagen), wordt (bij niet-betaling) een kosteloze 1e betaalherinnering verzonden met een nieuwe betaaltermijn van 14 dagen. Hierin wordt gewaarschuwd dat een aanmaning kosten met zich meebrengt en hoe hoog deze kosten zijn.
Artikel 7.4 Aanmaning
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de 1e herinnering niet is betaald, wordt er telefonisch contact opgenomen met de debiteur. Er wordt naar de situatie rondom de vordering geïnformeerd en aangegeven dat een aangetekende aanmaning wordt verzonden (zie bijlage 2), inclusief kosten.
Artikel 7.5 Deurwaarder
Indien na het verstrijken van de vervaldatum van de aanmaning niet is betaald, wordt door de debiteurenadministratie een mail verzonden aan de verantwoordelijke budgethouder die het VTF indiende. Hierin wordt aangegeven dat zonder tegenreactie binnen 5 werkdagen de volledige vordering, inclusief kosten van aanmaning, wordt overgedragen aan de deurwaarder. In de werkzaamheden van de deurwaarder dient deze bij beslaglegging op het inkomen rekening te houden met de beslagvrije voet. Dit is het deel van het inkomen dat beschikbaar moet blijven voor de debiteur.
Wanneer volgens budgethouder de deurwaarder geen optie is, wordt de vordering niet overgedragen aan de deurwaarder, maar wordt als na 14 dagen het geld nog niet is ontvangen, de vordering afgeboekt t.l.v. het budget van het domein. Deze termijn kan in overleg en bij goedkeuren van zowel de budgethouder als de medewerker debiteurenadministratie worden verlengd. Bij verlenging voor meer dan 3 maanden besluiten na overleg de teamleider van het betrokken domein en de teamleider van de debiteurenadministratie.
Artikel 7.6 Overzicht invorderingstraject privaatrechtelijk
Dagen*
Omschrijving
Actie
Actor
0
Ontstaan vordering
Opmaken VTF
Domein
5
Indienen VTF
Versturen VTF naar
debiteurenadm.
Domein
5
Facturatie
Controleren VTF
Opmaken en versturen verkoopfactuur
Debiteurenadm.
30
Vervallen reguliere betaaltermijn
Versturen 1e herinnering
Debiteurenadm.
14
Vervaldatum 1e
herinnering
Telefonisch contact +
versturen aanmaning
Debiteurenadm.
14
Vervaldatum
aanmaning
Mail budgethouder
Debiteurenadm. & Budgethouder
5
Vervaldatum termijn budgethouder
Overdracht aan
deurwaarder
Debiteurenadm.
0
Dwangbevel
Dwingen tot betaling van vordering
Deurwaarder
* Met dagen worden hier het aantal werkdagen bedoeld vanaf de vorige stap binnen het traject. Dit maakt de vervaltermijnen helder vanaf het moment van factureren, herinneren en aanmanen. Er wordt (minimaal) eenmaal per week herinnerd en aangemaand.
HOOFDSTUK 3
Artikel 7