Bijlage 5 Nota Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving voor gemeentelijke milieutaken 2019-2022

Uitvoering van een controle

Voordat de integrale controle wordt uitgevoerd bereidt de toezichthouder die voor. De voorbereiding bestaat voornamelijk uit dossieronderzoek waarbij wordt nagegaan welke technische voorzieningen binnen het bedrijf aanwezig zijn en welke voorschriften van toepassing zijn. Bij veehouderijen zijn bij de voorbereiding de gemelde dieraantallen, de beweidingsplannen en de systeembeschrijving van belang. Daarnaast worden de bevindingen van de laatste controle en de (eventuele) klachtenhistorie doorgenomen. Ook kunnen de digitale registratiesystemen van andere instanties worden geraadpleegd. Zo kunnen online de afvalstromen en de tank- en installatiecertificaten worden ingezien. Ook kunnen het risicoregister (RRGS) en de digitale registratiesystemen van andere instanties worden geraadpleegd.

Tijdens de controle kan gebruik worden gemaakt van een tabletcomputer met een digitale checklist. In die checklist kan per voorschrift de naleving daarvan worden vastgelegd. Van relevante milieutechnische voorzieningen worden foto’s gemaakt die later in het milieubevindingenrapport worden verwerkt. Een controle is daarnaast bij uitstek een goede gelegenheid om met de eigenaar van het bedrijf een informerend of aansporend gesprek aan te gaan om naleving te bevorderen.

Na afloop van de controle wordt, aan de hand van de bevindingen en foto’s van de controle, een milieubevindingenrapport gegenereerd. Dat rapport wordt vervolgens in het informatiesysteem geladen. Wijzigingen die relevant zijn voor het risicoregister worden gemeld, via risicokaart@odmh.nl aan de specialist externe veiligheid, die verantwoordelijk is voor het actueel houden van het register.

Daarnaast worden in het informatiesysteem de milieutechnische en milieujuridische gegevens bijgewerkt. Zo wordt nagegaan of het bedrijf nog in dezelfde milieucategorie valt en worden de (technische) gegevens van milieurelevantie installaties bijgewerkt.

Bij het toezicht op agrarische bedrijven wordt veelal gebruikt gemaakt van een gedetailleerde checklist waarmee ook voor andere instanties wordt gecontroleerd. De ingevulde checklist wordt na afloop van de controle gedeeld met de betrokken samenwerkingspartner.

Elke controle wordt schriftelijk (met een brief) aan het bedrijf bevestigd. Als tijdens de controle tekortkomingen zijn geconstateerd dan worden in die brief de bevindingen van de toezichthouder vermeld, aangevuld met het artikel of voorschrift dat is overtreden. Ook wordt aangegeven welke maatregelen genomen moeten worden om de tekortkomingen op te heffen en welke termijn daarvoor wordt gegund (zie onder Begunstigingstermijn).

De komende tijd zal de vorm van de aanschrijving meer worden afgestemd op de geconstateerde overtreding. In sommige gevallen kan worden volstaan met een informerende of waarschuwende brief. In dat geval hoeft geen begunstigingstermijn te worden opgenomen.

Als bij een bedrijf tekortkomingen zijn geconstateerd en daarbij is een begunstigingstermijn aangegeven, dan volgt altijd een hercontrole. Zo’n hercontrole kan bestaan uit een nieuwe, fysieke controle waarbij wordt gecontroleerd op herstel van de tekortkoming. Een ander vorm is het uitvoeren van een administratieve hercontrole waarbij het bedrijf schriftelijke gegevens overlegt die door de toezichthouder worden beoordeeld. Een hercontrole wordt in beginsel binnen drie weken na afloop van de begunstigingstermijn uitgevoerd.

Indien blijkt dat na de hercontrole de tekortkomingen niet zijn opgeheven, dan wordt een (bestuurlijke) sanctie opgelegd. In situaties waarbij aantoonbaar sprake is van overmacht, of als het milieubelang van de overtreding gering is, kan de begunstigingstermijn worden verlengd.

(On-)aangekondigd controleren

Controles kunnen zowel aangekondigd als onaangekondigd plaatsvinden. Om effectief en doelmatig te werk te gaan is het nodig om verschillende vormen van toezicht te hanteren. Deze vormen van toezicht kunnen zowel aangekondigd als onaangekondigd plaatsvinden. Of een controle wordt aangekondigd is afhankelijk van het soort controle, het doel van de controle en de historische ervaring met het bedrijf.

Begunstigingstermijn

Wanneer een overtreding wordt geconstateerd, moet deze ongedaan worden gemaakt. Hiervoor krijgt het bedrijf een termijn, de zogenoemde begunstigingstermijn. Het uitgangspunt is dat de begunstigingstermijn zo kort als nodig is om de tekortkoming op te heffen. In de onderstaande tabel zijn de termijnen opgenomen die in beginsel worden aangehouden.

Bijzondere omstandigheden kunnen, mits gemotiveerd, leiden tot een langere begunstigingstermijn. Zo zullen agrarische bedrijven bij administratieve overtredingen – vanwege een andere bedrijfsvoering op dat gebied dan bij reguliere bedrijven – doorgaans een begunstigingstermijn hebben van acht weken.