Op grond van de PUN dient de volgende functiescheiding te worden gerealiseerd:
Tussen de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten en degenen die belast zijn met uitvoerende en beheertaken met betrekking tot reisdocumenten (PUN artikel 93, lid 10). De beveiligingsfunctionaris reisdocumenten mag niet betrokken zijn bij, of verantwoordelijkheid dragen voor de procedures rondom reisdocumenten. Dit voorkomt dat de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten zijn eigen werk controleert.
Tussen aanvraag/verstrekking, beheer en uitreiking van reisdocumenten (PUN artikel 93 lid 1, sub c). Het reisdocument moet door een andere medewerker worden uitgereikt dan degene die de beslissing op de aanvraag heeft genomen.
De functiescheiding tussen aanvraag en uitreiking wordt in de gemeente Meierijstad bereikt doordat het uitreiken gedaan wordt door de medewerkers van het KCC.
Middels het instellen van een beperking in de reisdocumentenmodule wordt bereikt dat de uitreiking niet kan plaats vinden door de medewerker die ook de aanvraag heeft gedaan.
Voorts dient er ingevolge artikel 93, lid 1, sub c van de PUN functiescheiding te zijn gerealiseerd tussen degene die het beheer heeft over de voorraad gepersonaliseerde reisdocumenten, en de medewerkers die de aanvraag behandelen dan wel de uitreiking verzorgen.
Indien door een te geringe personele capaciteit deze functiescheiding onmogelijk is, kan tijdelijk hiervan worden afgeweken. Hierbij gelden op grond van artikel 93, lid 3 van de PUN voorschriften.
Schriftelijk wordt vastgelegd:
De reden waarom tijdelijk niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De periode waarin niet aan de eis van functiescheiding kan worden voldaan;
De namen van de medewerkers die in deze periode zijn belast met de aanvraag/verstrekking, het beheer en de uitreiking van de reisdocumenten.
De uitdraai uit het RAAS en de afschriften van de in deze periode verstrekte documenten worden afzonderlijk bewaard.
Na afloop van de betreffende periode controleert de beveiligingsfunctionaris reisdocumenten of de schriftelijke vastlegging aanwezig is en of de aanvraag/verstrekking, het beheer en de uitreiking op de voorgeschreven wijze hebben plaatsgevonden.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.8.
Functiescheiding Reisdocumenten
Onderdeel van Informatiebeveiligingsplan BRP en waardedocumenten