3.1 Beheer budget: Bestuurszaken
Het beheer van het budget ligt bij het afdelingshoofd Bestuurszaken. Het afdelingshoofd Bestuurszaken ziet dan ook op toe op de naleving van de nota.
3.2 Beheer geschenken: Facilitaire Zaken
Het beheer en het aanschaffen van de representatiegeschenken ligt bij Facilitaire Zaken (nader uitgewerkt onder 5.1 t/m 5.3). De geschenken komen ten laste van het representatiebudget (kostensoort 43800, productnummer 010020).
3.3 Beslissingsbevoegdheid: College
Tot de aanschaf van representatiegeschenken die niet standaard op voorraad zijn, zal pas worden overgegaan na toestemming van het College. Het College wordt hierbij geadviseerd door het Bestuurssecretariaat.
Concreet wordt hierbij het volgende werkproces gevolgd:
Het Bestuurssecretariaat overlegt met de budgethouder, Communicatie en Facilitaire Zaken over de aankomende representatiemomenten en past daarbij ook dit beleid toe;
Het Bestuurssecretariaat brengt het College op de hoogte van de aankomende representatiemomenten en geeft hierbij advies over de wijze van de representatie;
Het College besluit vervolgens op welke manier de gemeente Brunssum gerepresenteerd zal worden:
of aanwezigheid van een collegelid en/of DT-lid en/of MT-lid gewenst is of volstaan wordt met het sturen van een kaartje met een geschenk;
welke geschenk passend is binnen de aan het betreffende representatiemoment gekoppelde categorie (zoals vastgelegd onder 6 en 7).
In de notulen wordt het besluit van het College vastgelegd.
3.4 Uitvoering: Facilitaire Zaken
Het bestuurssecretariaat zet het besluit van het College vervolgens door aan Facilitaire Zaken en Facilitaire Zaken draagt zorg voor de uitvoering van het besluit. Geschenken die niet standaard op voorraad zijn én zijn aangeschaft volgens het werkproces, komen ten laste van het representatiebudget (kostensoort 43800, productnummer 010020).
Artikel 3.