Artikelen gedragscode omgaan met informatie
Het dagelijks bestuur geeft alle benodigde informatie aan de gemeenteraad die nodig is voor de uitoefening van haar taak.
Met betrekking tot informatie wordt onderscheid gemaakt tussen geheime, vertrouwelijke en (niet) openbare informatie. De verplichting tot geheimhouding moet worden bekrachtigd door de gemeenteraad en kan alleen door het desbetreffende orgaan worden opgeheven. Van de verplichting tot geheimhouding wordt ook uitdrukkelijk op de stukken melding gemaakt.
Een lid van het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat niet-openbare, vertrouwelijke en geheime informatie waarover hij/zij beschikt veilig wordt bewaard.
Een lid van het dagelijks bestuur maakt niet ten eigen bate of ten bate van derden gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen niet openbare, vertrouwelijke en geheime informatie.
Een lid van het dagelijks bestuur gaat zorgvuldig om met niet-openbare brieven en e-mails van anderen. Bij twijfel over de bedoeling van de afzender informeert het lid van het dagelijks bestuur hier eerst naar of overlegt met de gemeentesecretaris.
Openbaarheid vormt de basis van het overheidshandelen. De gemeenteraad heeft o.a. een controlerende taak richting het college. Daarvoor moet de raad beschikken over adequate informatie. Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is, is niet voor niets voorzien in de situatie dat bij een behoorlijk functioneren van het gemeentebestuur soms andere belangen dan openbaarheid tijdelijk belangrijker kunnen zijn met het oog op de zorgvuldigheid. Besturen vergt soms dat men elkaar vertrouwelijk kan informeren. In de Gemeentewet is het informatierecht van de raad geregeld.
De algemene uitgangspunten voor het omgaan met informatie zijn:
Alle stukken van de gemeente en vergaderingen van de raad zijn in beginsel openbaar, tenzij bij of krachtens de wet anders is geregeld of er nadrukkelijk persoonsgegevens in staan.
College en/of raad besluiten alleen tot geheimhouding, vertrouwelijkheid of niet-openbaar van stukken of van het ter vergadering behandelde als dat strikt noodzakelijk is.
Het college en/of de raad besluiten welke status de zaken hebben die niet voor de openbaarheid in aanmerking komen krijgen.
Bij informatie die niet voor openbaarmaking in aanmerking komt, kan men denken aan: financiële en strategische belangen van de gemeente of van een derde, zoals een onderhandelingspartner. In zo’n geval kan besloten worden dat de informatie niet openbaar is. Hierbij is er een verschil tussen informatie die niet-openbaar, vertrouwelijk en geheim is. Geheime informatie wordt apart benoemd in art. 25 gemeentewet en het schenden van de geheimhoudingsplicht is een misdrijf (artikel 272 Wetboek van Strafrecht). Documenten of andere informatie die persoonsgegevens van inwoners bevatten zijn sinds de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) per definitie niet-openbaar
Als het college de gemeenteraad stukken met geheime informatie zendt (bijvoorbeeld contracten of grondexploitatieberekeningen), dient de gemeenteraad de status in zijn eerstvolgende vergadering te bekrachtigen. Als de gemeenteraad de geheimhouding bekrachtigt, mogen over de inhoud van die stukken geen mededelingen naar buiten worden gedaan. Ook kan de gemeenteraad zelfstandig geheimhouding opleggen (artikelen 25, 55 en 86 Gemeentewet). Informatie kan ook vertraagd openbaar zijn, waarbij het na een vooraf door de gemeenteraad bepaald moment automatisch openbaar wordt gemaakt.
Grofweg zijn er vijf verschillende soorten informatie.
Openbare informatie
Algemeen: De informatie is openbaar en voor iedereen beschikbaar.
Informatieverstrekking: Publicatie openbaar op iBabs en website gemeente.
Informatie delen: De informatie mag met iedereen gedeeld worden.
Status veranderbaar: Niet aan de orde: eens openbaar is altijd openbaar.
Openbare informatie met niet openbare persoonsgegevens
Algemeen: De besluiten die persoonlijke gegevens bevatten zijn openbaar, maar men mag deze persoonsgegevens niet op het internet plaatsen.
Informatieverstrekking: De documenten inclusief persoonsgegevens staan op iBabs of achter een slotje of zijn geanonimiseerd.
Informatie delen: Je mag deze informatie delen, maar zonder de persoonsgegevens erin te betrekken en niet via internet.
Consequenties: Je overtreedt in principe de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Het College Bescherming Persoonsgegevens kan een dwangsom opleggen toepassen wanneer je deze wet overtreedt.
Status veranderbaar: Nee de status van de persoonsgegevens wijzigt niet.
Niet openbare informatie
Algemeen: De informatie is niet openbaar en alleen beschikbaar voor raads- en commissieleden, college, griffie, medewerkers van de gemeente Bergeijk en expliciet genoemde betrokkenen.
Informatieverstrekking: De informatie is intern beschikbaar, maar niet voor derden, zoals bijvoorbeeld personen/instanties buiten de gemeente. De informatie kan op iBabs beschikbaar gesteld worden voor de raads- en commissieleden achter een slotje.
Informatie delen: Je mag de informatie intern delen, maar niet met derden.
Consequenties: Delen met externen is een inbreuk op deze gedragscode integriteit. De gemeenteraad kan een disciplinaire maatregel opleggen.
Status veranderbaar: Ja, als de gemeenteraad besluit tot openbaarheid of de einddatum bij een vertraagde openbaarheid verdaagt.
Vertrouwelijke informatie
Algemeen: De informatie is niet openbaar en alleen beschikbaar voor raads- en commissieleden, college, griffie, betrokken medewerkers van de gemeente Bergeijk.
Voorbeelden: Onderhandelingsposities gemeente, lopende rechtelijke procedures, lopende aanbestedingen.
Informatieverstrekking: De informatie is voor raads-, commissieleden en betrokken medewerkers in te zien bij de griffier na ondertekening voor inzage en wordt niet op iBabs geplaatst.
Informatie delen: De informatie mag alleen worden gedeeld met de mensen die toegang hebben gekregen tot de informatie. Raads- en commissieleden die de informatie hebben ingezien bij de griffier mogen deze informatie alleen delen met raads- en commissieleden die ook hebben getekend voor inzage.
Consequenties: Delen met externen of internen zonder ondertekening is een inbreuk op deze gedragscode integriteit. De gemeenteraad kan een disciplinaire maatregel opleggen.
Status veranderbaar: Ja, als de gemeenteraad besluit tot openbaarheid of de einddatum bij een vertraagde openbaarheid verdaagt.
Geheime informatie (art. 25 gemeentewet)
Algemeen: De informatie is strikt niet openbaar en alleen beschikbaar voor een vooraf bepaalde groep betrokkenen.
Voorbeelden: Informatie rondom burgemeestersbenoemingen.
Informatieverstrekking: Niet, er wordt uitdrukkelijk het predicaat “geheim” op de stukken gelegd.
Informatie delen: Geheimhouding geldt voor allen die kennis hebben van het behandelde en/of de stukken. De informatie mag dus niet met anderen worden gedeeld.
Consequenties: Strafrechtelijke procedure volgens artikel 272 Wetboek van Strafrecht.
Status veranderbaar: in het geval van burgemeestersbenoemingen niet, andere onderwerpen wordt na een verloop van tijd bekijken of geheimhouding langer noodzakelijk ik. Als dat het geval is wordt de geheimhouding opgeheven.
Het kan nooit zo zijn dat een raadslid voor zijn of haar informatievergaring een beroep moet doen op de Wet openbaarheid van bestuur. Raadsleden bekleden immers in het gemeentelijk stelsel een belangrijke en bijzondere positie. Zij zijn als gekozen volksvertegenwoordigers verantwoordelijk voor het gevoerde bestuur. Het recht op inlichtingen op grond van het artikel 169 en 180 gaat verder dan het recht op informatie op grond van de WOB.
Het is belangrijk de juiste maatregelen te treffen om te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke en/of geheime gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Daarbij moet in de digitale setting worden gedacht aan de beveiliging van de computer, smartphones e.d. met wachtwoorden en het niet onbeheerd achterlaten van computerapparatuur met vertrouwelijke/geheime informatie.
Artikel 5
Omgaan met informatie
Onderdeel van Gedragscode integriteit Dagelijks Bestuur gemeente Bergeijk 2019