Spelregels bij ondermandaat c.q. substitutie van volmacht
- - Ondermandaat hangt nauw samen met de manier waarop de bedrijfsvoering is ingericht: met name de inrichting van de informatievoorziening, de inrichting van werkprocessen, standaardcorrespondentie en de inrichting van de interne controle (m.n. als er sprake is van mandaat en tevens van budgetbeheer). Ondermandaat binnen de afdelingen dient te passen binnen de kaders, zoals die op concernniveau zijn afgesproken.
- - De (mate van) ondermandaat c.q. substitutie van volmacht heeft zijn weerslag in:
- - de inrichting van de interne budgettering en (tussentijdse) rapportages: ondermandaat van beheersverantwoordelijkheid naar teammanager- of medewerkerniveau betekent bijvoorbeeld dat inzicht in zowel de geleverde prestaties als budget(besteding) op dat niveau aanwezig is;
- - het interne controleplan van de gemeente: daar waar sprake is van kritische processen wordt hetzij door maatregelen in het proces, hetzij door aanvullende interne controle vastgesteld dat de mandaatregels worden toegepast. De bevindingen liggen vast in de controleverslagen.
- - Ondermandaat c.q. substitutie van volmacht is gekoppeld aan de functie, niet aan de persoon. Bij een nieuwe medewerker of bij misbruik door of niet-functioneren van een medewerker dient het (onder)mandaat c.q. substitutie van volmacht tijdelijk te worden neergelegd bij de naasthogere leidinggevende: hij bepaalt hoe e.e.a. wordt georganiseerd.
- - Kijkend naar het niveau waarop in z'n algemeenheid werkzaamheden worden uitgevoerd, kan — afhankelijk van bijzondere omstandigheden - het ondermandaat c.q. de substitutie van volmacht hoger of lager in de organisatie worden belegd.
- - De maker van een officieel stuk/document ondertekent dat stuk/document niet zelf, tenzij:
- - hij is aangesteld als budgethouder;
- - het bedrijfsproces, in het kader van productionele activiteiten, zodanig is geborgd dat misbruik niet voor kan komen.
- - Degene die in het algemeen de dagelijkse beheersverantwoordelijkheid van een budget heeft, heeft ook het dagelijks beheer van de productie, dus besluit- en ondertekeningsmandaat.
- - De spelregels voor het budgetbeheer zijn vastgesteld in de Budgethouders- regeling.