Betrokkenen moeten vanzelfsprekend met elkaar in overleg zijn. Veel gebeurt in bouwteam¬overleggen en wordt via VICTOR ondersteund, maar er zijn ook overleggen die stedelijk georganiseerd zijn om het proces te ondersteunen.
Het Strategisch Overleg van het Coördinatiestelsel Werken aan de Weg
Bespreekt strategische ontwikkelingen en knelpunten rondom werken aan de weg en de samenwerking. Onder auspiciën van het Strategisch Overleg worden gezamenlijke (proces)innovaties geïnitieerd. Alleen partners van het Coördinatiestelsel hebben zitting in het Strategisch Overleg.
Het Strategisch Overleg komt standaard jaarlijks vier maal bij elkaar, wordt voorgezeten door de stadsregisseur en ondersteund door Stadsregie.
Het Strategisch Overleg kan toestemming verlenen voor het opzetten van een ‘Buitengewoon Coördinatieoverleg’
Buitengewoon Coördinatieoverleg.
Sommige gebieden vragen door hun complexiteit en veelheid van werkzaamheden om extra samenwerking en sturing. Dit is vooral het geval bij het toepassen van het gebiedsgericht werken en binnen een door de stadsregisseur uitgegeven regieslot. Voor deze gebieden wordt, na toestemming van het Strategisch Overleg, een Buitengewoon Coördinatieoverleg opgezet, waarbinnen de nauwe samenwerking tussen de opdrachtgevers (initiatiefnemers) wordt vormgegeven.
Planvormingsoverleg
Bouwprojecten hebben een flinke weerslag op de locaties van kabel- en leidingnetwerken. Door projectontwikkelaars in een vroeg stadium de plannen te laten bespreken met de netbeheerders en de assetbeheerders, worden faalkosten voorkomen en kunnen de mogelijkheden en de onmogelijkheden van bouw-/infrastructuurprojecten en ondergrondse ordening worden afgestemd.
Het Planvormingsoverleg komt tweewekelijks bij elkaar en wordt voorgezeten door een adviseur van Stadsregie en tevens ondersteund door Stadsregie. De procesbegeleider adviseert initiatiefnemers om op basis van hun aanmelding al niet deel te nemen aan het overleg.
Vooroverleg BLVC/WWU
De initiatiefnemer legt het project voor aan het vooroverleg. In het vooroverleg informeert de gemeente de initiatiefnemer o.a. over de aandachtspunten in het in te dienen BLVC-plan. Na akkoord van de vergunningverlener met het definitieve BLVC-plan van de initiatiefnemer kan vergunning of instemmingsbesluit worden aangevraagd.
WWU (Werkgroep Werk in Uitvoering)
BLVC-plannen van werkzaamheden die plaatsvinden op de corridors, hoofd- en plusnetten worden besproken in de WWU. De WWU toetst deze plannen. Na akkoord van de WWU kan vergunning of instemming worden aangevraagd.
Klankbordgroep Uitvoering
Tijdens de uitvoering en het herstellen (herstraten) van het maaiveld kunnen knelpunten optreden over wijze van uitvoering, oplevering verdichte grond, het niet tijdig melden etc. Structurele knelpunten worden in dit overleg tussen gemeente en de partners van het Coördinatiestelsel besproken.
Klankbordgroep WIOR
In het WIOR-proces kunnen operationele knelpunten optreden. Deze worden in dit overleg tussen gemeente en de partners van het Coördinatiestelsel besproken en hier worden oplossingsrichtingen opgesteld. Meer strategische vraagstukken worden voorgelegd aan het Strategisch Overleg.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.8.