Op dit moment heeft de gemeente een samengevoegd beheerbestand in Excel van de mast, armatuur en lampgegevens van de drie gefuseerde gemeenten. Als lampen zijn vervangen of groot onderhoud is gepleegd, worden deze mutaties door de gemeente in het beheerbestand bijgehouden. Naast het Excel bestand wordt er een Microstation een tekening bijgehouden met de ligginggegevens van de kabels en masten. Ook de netbeheergegevens worden in lijsten apart bijgehouden. De verspreiding van gegevens en de kwetsbaarheid van de opslag van deze gegevens op het netwerk zorgen ervoor dat het bijhouden kwetsbaar is.
Voor de gegevensverwerking is het van belang dat is bepaald binnen welk tijdstip, door wie en op welke wijze de gegevens worden verwerkt. Belangrijke keuze hierin zijn:
Actualiteit: wat is de maximale achterstand op de mutaties?
Autoriteit: wie kan er toegang krijgen tot de gegevens?
Borging: wie voert de mutaties uit en wie bepaald de waarde van de gegevens? Met andere woorden hoe controleer je de invoer van de gegevens?
Hoofdstuk 6
Artikel 6.3
Gegevensverwerking
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Medemblik houdende regels omtrent openbare verlichting