Om effectief controles uit te voeren en een uniforme aanpak te garanderen gelden verschillende richtlijnen voor de toezichthouders. Deze richtlijnen zijn vastgelegd in werkinstructies. Deze richtlijnen zijn gericht op:
voorbereiding;
uitvoering van een controle;
rapportage;
registreren van controlegegevens;
het bepalen van de vervolgstap middels een handhavingsstrategie;
voortgangsbewaking.
Voorbereiding
De voorbereiding van een toezichtbezoek vindt in eerste instantie plaats op basis van aanwezig materiaal (dossieronderzoek). Hierbij wordt gebruik gemaakt van de aanwezige vergunningen of de overige regels die op de inrichting van toepassing zijn (bijvoorbeeld het Activiteitenbesluit milieubeheer, maatwerkvoorschriften of de Waterwet). Ook andere correspondentie, eerdere bezoekverslagen, meetresultaten, klachten, enzovoorts worden gebruikt om het bezoek voor te bereiden. Daarbij is het van belang dat het dossier van het desbetreffende object actueel is.
Uitvoering
De toezichthouder wordt tijdens het bedrijfsbezoek in de regel begeleid door een
bedrijfsfunctionaris/uitvoerder die de noodzakelijke informatie verschaft. Door het verkrijgen van informatie, het inzien van documenten en administratieve bescheiden en door het visueel controleren van de inrichting (eventueel met fotomateriaal of meetresultaten onderbouwd) kan de toezichthouder vaststellen of er een overtreding van de regels plaatsvindt.
Rapportage
Naar aanleiding van de bevindingen maakt de toezichthouder altijd een rapportage. Deze rapportage bevat tenminste de volgende informatie:
algemene gegevens van het toezichtbezoek (datum, naam en adresgegevens, van toepassing zijnde regelgeving/vergunning);
welke personen bij het bezoek aanwezig waren dan wel waarmee is gesproken;
bevindingen (eventueel onderbouwd met meetgegevens of foto’s);
vermelden van geconstateerde overtredingen en de daarover gemaakte afspraken;
overige afspraken.
Indien een toezichthouder een controlebezoek of een andere vorm van toezicht uitoefent, is het van belang dat de uitkomsten hiervan digitaal worden vastgelegd. Niet alleen als er overtredingen worden geconstateerd, maar ook als er geen bijzonderheden zijn waargenomen. De wijze van vastlegging en het detailniveau van vastlegging is beschreven in werkinstructies.
Voortgangsbewaking hercontrole
Indien bij een uitgevoerde controle afwijkingen of overtredingen geconstateerd worden, vindt meestal na afloop van een bepaalde hersteltermijn, een hercontrole plaats. Bij zgn. aflopende delicten, situaties die niet meer hersteld kunnen worden, is een hercontrole niet aan de orde, bijv. bij overtredingen van de geluidsnormen. De overtreding kan niet meer ongedaan worden, indien nodig wordt wel een verscherpt toezichtregime toegepast.
Hoofdstuk
Artikel 5.5