3.1 Organisatieontwikkeling
Vanaf 2013 werkt Noaberkracht als één ambtelijke organisatie voor de gemeenten Dinkelland en Tubbergen. De ambtelijke organisatie ‘Noaberkracht Dinkelland Tubbergen’ is een bijzondere organisatie die in een dynamische omgeving werkt. Als bedrijfsvoering organisatie voert Noaberkracht de volledige beleidsontwikkeling en bedrijfsvoering uit voor de gemeenten Dinkelland en Tubbergen en is het een uitdaging om Noaberkracht te blijven ontwikkelen en verbeteren.
In 2018 is het programma Ontwikkeling Noaberkracht vastgesteld. Hiermee wordt binnen Noaberkracht voortaan programmatisch invulling gegeven aan organisatieontwikkeling. Het programma Ontwikkeling Noaberkracht is het fundament voor de verbinding tussen de ontwikkelingen in de samenleving, de bestuursstijlen en de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie. De visie van Noaberkracht hierbij is dat er maatwerk wordt geboden in de rol die de gemeenten Dinkelland en Tubbergen nemen. Er wordt bij Noaberkracht uitgegaan van het situationeel innemen van de twee hoofdrollen namelijk; Overheid en Nevenheid.
Feitelijk werken we vanuit twee werelden namelijk de systeemwereld en leefwereld. Hierin is de belangrijkste uitdaging binnen de Ontwikkeling Noaberkracht dat we deze twee werelden samenbrengen in wat gemeenten doen, hoe zij dat doen en hoe ze hierin omgaan met de samenleving en de kracht van de samenleving en de inwoners benutten. Deze manier van werken zijn we de afgelopen jaren met elkaar aangegaan en willen wij voortzetten en verbeteren. Kortom: Nevenheid waar het kan, overheid waar het moet.
Deze toenemende behoefte om in te spelen op vragen en verzoeken uit de samenleving heeft uiteraard impact op de ambtelijke capaciteit, de benodigde competenties, werkprocessen. En op de manier waarop gestuurd wordt en zaken bestendigd en geborgd worden. Dit heeft natuurlijk gevolgen voor de manier van werken en daagt de organisatie uit om door te ontwikkelen. Binnen organisatieontwikkeling zijn hiertoe drie actielijnen uitgewerkt
Verbeteren bestuurlijk ambtelijk samenspel
Geprofessionaliseerde sturing
Verbeterde borging en bestendiging
De samenhang tussen deze organisatiedoelen en het risicomanagement wordt hieronder nader beschreven.
3.2 Samenhang organisatieontwikkeling en risicomanagement
Integraal risicomanagement kan een goede bijdrage leveren in het balans brengen en houden van deze twee werelden.
In de systeemwereld is integraal risicomanagement de nieuwe manier van denken over risico’s, kansen en onzekerheden. Het is een brede invulling van risicomanagement, waarbij niet alleen de (wettelijke) kaders worden gevolgd, maar het risicobewustzijn breder wordt gestimuleerd. Risicomanagement is niet langer een afzonderlijke activiteit, maar maakt integraal deel uit van alle (management)processen.
In de leefwereld is integraal risicomanagement een manier om je doelen te bereiken en betekent dit dat je als gemeente bereid bent écht aan te sluiten bij wat er in de samenleving gebeurt, door maatschappelijke doelen te stellen (MAT en MEP) en te monitoren en te evalueren of deze doelen gerealiseerd worden.
Wij benaderen integraal risicomanagement daarom met een voortdurende balans van deze twee leefwerelden en zien wij risicomanagement als een gestructureerde, expliciete en realistische aanpak om je doelen te verwezenlijken, ondanks of dankzij risico's.
Veelal bestaat het beeld dat het invoeren van risicomanagement een zware (extra) belasting vormt voor de organisatie. Door echter beheersmaatregelen te benoemen en deze uit te voeren voordat risico’s zich voordoen, is de kans groter dat uiteindelijk de doelstellingen worden bereikt. Bovendien zorgt een systeem van risicomanagement ervoor dat risico’s en beheersmaatregelen niet op een willekeurige, maar op een gestructureerde wijze worden geïnventariseerd. Hierdoor zal een completer beeld van risico’s ontstaan en dit zorgt ook voor een deugdelijke implementatie en onderkenning van beheersmaatregelen. De kans om risico’s te missen wordt kleiner door de aandacht voor risico’s en een deugdelijke inventarisatie ervan (Verbeterde borging en bestendiging).
Daarnaast kan, als een organisatie groeit op het gebied van risicomanagement, het worden ingezet als een instrument voor continue verbetering. Dit houdt in dat risicomanagement wordt ingezet om het beleid en de uitvoering van het beleid te verbeteren. Dit wordt gedaan door middel van toezicht, toetsing en feedback. Dit betekent dat het opgestelde beleid tussentijds getoetst wordt door het college. Gaat alles volgens beleid? Zijn er afwijkingen? Zijn de doelstellingen nog haalbaar? Wat is hiervoor nodig? De antwoorden hierop worden teruggekoppeld aan de gemeenteraad. Als het nodig is kunnen er aanpassingen aan het beleid of de uitvoering van het beleid worden gemaakt en voorgesteld of kunnen nog realistischer verwachtingen en inzichten worden geboden. Door deze stappen periodiek te herhalen, ontstaat een proces van continue verbetering en sturing.
(geprofessionaliseerde sturing)
Het proces van integraal risicomanagement is cyclisch en sluit zo veel mogelijk aan op de bestaande budgetcyclus. Bij integraal risicomanagement richt de organisatie zich niet alleen op financiële risico’s, maar juist ook op andere typen risico’s op alle denkbare niveaus. Voorbeelden van niet-financiële risico’s zijn juridische risico’s, imago- en frauderisico’s en het niet realiseren van doelstellingen. Risico’s kunnen dus betrekking hebben op een breed pallet. Het kan gaan om risico’s binnen processen, risico’s van projecten, risico’s in de diverse programma’s en risico’s die van buiten komen. De gemeenten Dinkelland, Tubbergen en de GR Noaberkracht beperken zich daarbij niet alleen tot de eigen organisatie, maar kijkt ook naar de externe omgeving.
Kader 1: Integraal risicomanagement
Integraal risicomanagement omvat de gecoördineerde activiteiten om de organisatie te sturen en te beheersen met betrekking tot alle typen risico’s op alle denkbare niveaus binnen de organisatie. Basis daarbij is dat alle risico’s in kaart worden gebracht, zodat de juiste beheersmaatregel kan worden genomen of er bewust voor kan worden gekozen het risico te accepteren.
3.3 Het begrip risico(management)
Risicomanagement is het effectief en systematisch omgaan met de kansen en bedreigingen die de realisatie van organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Het is gericht op proactief handelen in plaats van reactief2Definitie is afkomstig uit het Handboek Risicomanagement van Deloitte (2009) .
Risicomanagement houdt niet in dat koste wat kost risico’s vermeden moeten worden. Wanneer het bewust accepteren van een risico de meest optimale beheersingsmaatregel is, dan is dit een effectieve vorm van risicobeheersing. Er is sprake van goed risicomanagement wanneer een organisatie zo optimaal mogelijk om kan gaan met de onzekerheden die onderweg voor kunnen komen. Risicomanagement is een periodiek terugkerend proces dat voorafgaand en wordt ingezet bij het realiseren van doelstellingen.
Een risico is een onzekere ongewenste gebeurtenis waardoor het realiseren van de organisatiedoelstellingen en strategie in gevaar komt3Afkomstig uit de Nota Risicomanagement gemeente Haarlem en het Handboek Risicomanagement van Deloitte (2009). Daarbij is het volgende belangrijk4Definitie is afkomstig uit het Handboek Risicomanagement van Deloitte (2009):
De gevolgen van een risico kunnen zowel financieel als niet-financieel van aard zijn.
Nagenoeg elke activiteit kent risico’s. Het is praktisch ondoenlijk met alle risico’s rekening te houden;
Er is een grote variatie in risico’s: sommige gebeurtenissen kunnen extreem grote schades veroorzaken terwijl de kans op vóórkomen uiterst gering is (het omgekeerde komt uiteraard ook voor);
Als de gebeurtenis geen gevolgen heeft voor het realiseren van de organisatiedoelen, dan is er ook geen sprake van een risico;
Het missen van een kans is ook een risico.
Het doel van het categoriseren van risico’s is dat het een bril is waar men doorheen kan kijken om te zien welke risico’s verbonden kunnen zijn aan het realiseren van het doel
Kader 2: Risico’s
Een risico is een onzekere (interne* of externe*) gebeurtenis die het realiseren van onze doelen kan beïnvloeden. Dit betreft naast de financiële risico’s* ook de niet-financiële risico’s*.
* Deze begrippen worden hieronder toegelicht
Aanpassing definitie risico’s
Vanuit de huidige benadering van risicomanagement is naar voren gekomen dat vooral financiële risico’s in kaart worden gebracht. Niet-financiële risico’s zijn onderbelicht. Reden om dit ook expliciet in de definitie op te nemen.
Toelichting op begrippen
Bij interne risico’s gaat het veelal om risico’s die samenhangen met bestuurlijk of ambtelijk handelen, naleven van wet- en regelgeving (juridische risico’s) of bijvoorbeeld de kwaliteit en betrouwbaarheid van automatisering-systemen. Dit zijn risico’s die in belangrijke mate beheersbaar zijn.
Bij externe risico’s gaat het om risico’s die van buitenaf komen en die (veelal) beperkt beheersbaar zijn. Het gaat bijvoorbeeld om conjunctuurschommelingen, gewijzigde wet- en regelgeving en weersomstandigheden.
Bij financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij het financiële effect ervan het meest prominente gevolg is. Het gaat dan niet alleen om risico’s die betrekking hebben op financiën (renterisico, debiteurenrisico, etc.) maar dit kunnen ook onderwerpen zijn waar bijvoorbeeld ook juridische risico’s spelen.
Bij niet-financiële risico’s gaat het om risico’s waarbij juist het niet-financiële effect ervan het meeste prominente gevolg is. Het gaat dan om risico’s met een impact op de doelstellingen en/of het imago van onze gemeente. Voorbeelden daarvan zijn bestuurlijke, juridische en frauderisico.
3.4 Wat levert Integraal risicomanagement ons op?
Risicobewustzijn
Risicomanagement draagt bij aan het vergroten van het risicobewustzijn van de organisatie. Het versterkt het vertrouwen dat de organisatie met de goede dingen bezig is omdat er heldere prioriteiten rondom strategische risico’s zijn.
Inzicht en overzicht
Risicomanagement biedt informatie die tot betere besluitvorming op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau kan leiden. Risico’s kunnen hierdoor explicieter worden meegewogen in de besluitvorming over nieuwe projecten of beleid.
Expertise
Risicomanagement draagt bij aan het opbouwen van expertise om het managen van (potentiële) risico’s te verbeteren met name projectrisico’s. Door de risico’s met elkaar te delen in de organisatie wordt het bewustzijn vergroot en neemt expertise toe;
Risicobereidheid in beeld
Risicomanagement stelt medewerkers in staat om meer inzicht te krijgen in de risico’s die men wil aangaan en de risico’s die beheerst moeten worden. Hiermee wordt de risicobereidheid explicieter gemaakt.
Weerstandsvermogen
Risicomanagement biedt duidelijkheid of risico’s in balans zijn met het weerstandsvermogen van de gemeenten en Noaberkracht.
3.5 Wat zijn de randvoorwaarden voor integraal risicomanagement
Om risicomanagement succesvol te laten zijn binnen de gemeenten en Noaberkracht is het belangrijk dat aan de onderstaande randvoorwaarden wordt voldaan:
Commitment en draagvlak aan de top over de nut en noodzaak van risicomanagement en dit uitdragen naar alle lagen in de organisatie;
Risicomanagement moet zoveel mogelijk aansluiten bij de bestaande werkwijze binnen de organisatie: sluit aan op de bestaande initiatieven, concepten en systemen om de belasting van de organisatie zoveel mogelijk te beperken;
Iedereen is verantwoordelijk voor het signaleren en treffen van maatregelen voor risico’s die binnen de eigen verantwoordelijkheid liggen;
De data waar risicoanalyse op is gebaseerd moet volledig, juist en actueel zijn om de juiste risicobeheersmaatregelen te treffen
Het is essentieel dat er bereidheid is om open over risico’s te communiceren. Een louter op afrekenen gerichte cultuur is van negatieve invloed op een goed functionerend risicomanagement;
Laat continu het succes en de goede voorbeelden zien aan betrokkenen in de organisatie, om duidelijk te maken waarom en waarvoor men aan risicomanagement doet;
Bundel de capaciteit die er al is (bij teamcoaches en programmaregisseurs bijvoorbeeld) om risicomanagement verder te ontwikkelen en stuur de samenwerking tussen betrokken partijen in de goede richting. Dit is de enige manier om risicomanagement eigen te maken in een organisatie;
Durf risico’s te nemen. Risicomanagement is niet bedoeld om risico’s weg te nemen. Maar je moet weten welke risico’s er zijn, zodat je de impact vooraf in kaart kan brengen. Wanneer er dan iets fout gaat, weet je wat er moet gebeuren.
3.6 Relevante wetgeving en beleidskaders
Wettelijke verplichting en In Control Statement
Gemeenten zijn op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wettelijk verplicht om in De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarrekening een inventarisatie van de weerstandscapaciteit en de risico’s weer te geven en inzicht te geven in de financiële vertaling van de risico’s naar het zogeheten benodigd weerstandsvermogen. Dit betreft het bedrag dat nodig is om risico’s op te kunnen vangen.
Vanuit het In Control Statement moeten gemeenten en provincies vanaf boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording afleggen in hun jaarstukken. Deze verantwoording vervangt de huidige rechtmatigheidsverklaring van de accountant.
Eigen keuzes / invulling
Het staat gemeenten verder vrij om zelf te bepalen hoe zij invulling wil geven aan risicomanagement en welke ambities zij daarin nastreven. Als gemeenten zijn we van mening dat we het aan onszelf en de kernen verplicht zijn om een adequaat systeem van risicomanagement te hebben. De afgelopen jaren hebben we hier via onderstaande kaders invulling aan gegeven. Het nu voorliggende kader geeft inzicht in de ambitie en de uitvoering voor de komende jaren.
Huidige kaders
Naast de geldende wettelijke verplichtingen zijn er lokaal ook een tweetal documenten met betrekking tot risicomanagement vastgesteld. Het betreft de navolgende twee documenten:
Het beleidskader Risicomanagement 2014 (Vaststelling Raad dd 01 juli 2014;
Het stappenplan Risicomanagement (Vaststelling 09 juni 2015)
Met de vaststelling van het nieuwe kader komen deze twee documenten te vervallen.
Artikel 3.