Op basis van artikel 7 van de Archiefwet 1995 is de zorgdrager, College van Burgemeester en Wethouders, bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties en deze daarna te vernietigen. Met andere woorden, vervanging is digitalisering met de verplichting om de originele archiefbescheiden te vernietigen.
2.3.1Huidige situatie (IST)
Sinds augustus 2013 werkt de gemeente Meppel in principe volledig digitaal. Het volledig digitaal werken is op 19 december 2017 geformaliseerd. Tijdens deze vergadering is door het College van B&W het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Op 9 januari 2018 zijn deze documenten naar de toezichthouder verzonden en op 18 januari 2018 zijn het Besluit en Handboek gepubliceerd. Het Handboek Vervanging en het bijbehorende Besluit treden met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 augustus 2013. In 2018 is het Handboek geïmplementeerd en uitgevoerd.
In dit Handboek zijn enkele uitzonderingen gemaakt met betrekking tot categorieën documenten die niet worden vervangen. Deze uitzonderingen betreffen:
Werk en Inkomen;
Zorg en Welzijn (o.a. Jeugd en WMO);
Burgerlijke stand, Basisadministratie Registratie Personen (BRP) en Documentenafgifte;
Sollicitaties naar aanleiding van een vacature;
Facturen;
Omgevingsvergunningen.
2.3.2Gewenste situatie (SOLL)
Het huidige Handboek Vervanging aanpassen naar de huidige situatie en in oktober 2021 door het College van B&W laten vaststellen. De aanpassingen betreffen onder andere het opnemen van enkele BRP-documenten en de facturen die nu wel voor vervanging in aanmerking komen. Verder is het gewenst een doorlopende Verklaring van Vervanging vast te stellen. Dit houdt een efficiency slag in, omdat door de gemeentesecretaris niet iedere maand een Verklaring van Vervanging hoeft te worden ondertekend.
2.3.3Planning
Stap
Onderwerp
Planning
1.
:
Aanpassen Handboek Vervanging
september 2021
2.
:
Aanbieden ter kennisname aan Directieteam en ter vaststelling College van B&W
oktober 2021
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3