De aanzet van een goed antwoord begint bij het stellen van de juiste vraag. Bij een verzoek om vooroverleg verwachten wij van de klant een heldere vraagstelling en in ieder geval voorzien van duidelijke tekeningen. Een goede afweging kan immers alleen worden gemaakt als er geen ruis zit tussen de wens van de aanvrager en de interpretatie van de gemeente. Voor de gemeente is hier een belangrijke rol weggelegd in de communicatie richting de klant. In formulieren en brieven moet voor de klant duidelijk worden wat van hen wordt verwacht.
Hiertoe is het formulier verzoek om vooroverleg verbeterd en in de correspondentie de verwachtingen beter gemanaged.
De gemeente heeft een belangrijke rol in de totstandkoming van de vergunningverlening; niettemin is er sprake van een gedeelde verantwoordelijkheid tussen inwoner en gemeente, waarbij ieder op elk moment van het proces een eigen verantwoordelijkheid heeft. Bij formele aanvragen om vergunning gelden de wettelijke indieningsvereisten. Als een aanvraag daar niet aan voldoet, dan wordt aanvrager verzocht de aanvraag aan te vullen. Wanneer dit niet binnen een redelijke termijn gebeurd, dan wordt de aanvraag buiten behandeling gelaten.
Ook bij de informatieverstrekking over vergunningvrij bouwen speelt de vraag in hoeverre wij de verantwoordelijkheid bij de inwoner/de ondernemer laten en in hoeverre wij aan de balie hierover informatie verstrekken. De intentie van de wetgever was om de inwoner hierin eigen verantwoordelijkheid te geven. De complexiteit van de regelgeving rondom vergunningvrij bouwen bemoeilijkt dit. Het blijkt dat zowel burgers als professionals regelmatig worstelen met de interpretatie van de regelgeving. Het beleid voor de komende jaren is om de informatievoorziening aan de balie hierover in stand te houden, ondanks het feit dat hier geen legesinkomsten tegenover staan.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.2
Artikel 4.2.3
Gedeelde verantwoordelijkheid
Onderdeel van Vergunningenbeleid gemeente Soest 2018-2021