Om stukken te kunnen vervangen moet men voldoen aan een aantal eisen die omschreven zijn in wet en regelgevingen. In het kort komt het erop neer dat een stuk dat vernietigd wordt in het proces vervanging volledig te reproduceren moet zijn, met al zijn eigenschappen. Hiervoor moet de organisatie meerdere bewijsstappen en garanties inbouwen. Dit ook om ervoor te zorgen dat de digitale stukken voldoen aan de digitale duurzaamheid en men het beheer van de stukken op orde heeft.
Tijdens het vervangingsproces wordt de kwaliteit van de scans en metadata aan het begin van de vervanging, tijdens de behandeling en met de kwaliteitscontrole gecontroleerd op de volgende punten:
Juistheid
Is het document geheel gescand?
Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen?
Staat het beeld recht ofwel de juiste bladspiegel?
Is het document overeenkomstig het origineel portrait of landscape gescand?
Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan?
Komen de afmetingen overeen met het origineel?
Volledigheid
Zijn alle documenten van een dossier gescand?
Is van elk document iedere pagina zowel voor- en achterkant gescand?
Zijn alle bijlagen gescand?
Worden alle kleuren overgenomen?
Treedt geen kleurverlies op?
Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)?
Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bv. dichtheid van zwarte vlakken, die te licht of te donker zijn)?
Leesbaarheid
Het gaat er hierbij om dat ieder voor de inhoudelijke informatie van de documenten betekenisvol detail van het origineel dat met het oog te zien is op het origineel, op scan en print vergelijkbaar zichtbaar is.
Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bv. decimaalpunten of –komma’s)?
Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)?
Klopt de tekst die wordt herkend (OCR)?
Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Afbeeldingen in grayscale moeten overeenkomen met het origineel. Er moet een heldere overgang zijn tussen wit en zwart van de scan.
Is sprake van verlies van scanlijnen, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart?
Is sprake van herhaalde scanlijnen of herhaalde pixel op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek).
Afwijkingen (mogen niet aanwezig zijn)
Visueel zichtbare afwijkingen zijn onder meer:
horizontale en / of verticale strepen;
Pixelverstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat;
Weerspiegelingen;
Andere vervormingen en effecten.
Terugvindbaarheid
De juiste registratiegegevens zijn aan het document toegekend en in de juiste zaak geplaatst;
Er is terecht een nieuwe zaak aangemaakt;
Het juiste zaaktype is geselecteerd;
De juiste betrokkene(n) is/zijn aan de zaak gekoppeld;
De uitgezonderde documenten zijn van de verplichte metadata voorzien;
De vervangen interne/uitgaande documenten zijn juist n volledig opgenomen in de zaak bij archivering;
Elke zaak heeft een herkenbare naam/onderwerp volgens de standaard omschrijving;
De zaken zijn voorzien van het juiste resultaat en de juiste archiefkenmerken;
De vervangen documenten zijn voorzien van de verplichte metadata.
Uitzonderingen (zie 3.1)
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Eisen aan het vervangingsproces
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021