Het vervangingsproces kent de volgende processtappen:
Sorteren en selectie van voor vervanging in aanmerking komende documenten;
Voorbereiden op scannen en scannen documenten;
Valideren, controle en herstel scannen
Registreren documenten;
Tijdelijke opslag van de te vervangen documenten;
Kwaliteitscontrole middels een steekproef;
Vernietiging en verklaring opstellen.
Niet scanbare documenten worden analoog gearchiveerd, voor het werkproces wordt dan een kopie, foto of gewoon een vermelding gemaakt in het DMS zodat het werkproces wel over de juiste gegevens beschikt. Hierbij wordt dan wel duidelijk gemaakt dat het origineel in het analoge archief aanwezig is.
Het scannen van A0-tekeningen en andere papierformaten groter dan A3 worden op een aparte scanner gedaan. Ook deze scanner voldoet aan de eisen voor vervanging zoals benoemd in de bijlage 9.4 en wordt op verzoek onderhouden.
De digitale reproducties worden gerelateerd aan een werkproces en in onderlinge samenhang gearchiveerd. Opslag en beheer van digitale reproducties vindt plaats in een server omgeving die voldoet aan de voorwaarden die archiefwet- en regelgeving vereisen. Langdurige opslag in goede, geordende en toegankelijke staat, authenticiteit en betrouwbaarheid is hiermee gewaarborgd.
Van alle vervangen digitale archiefbescheiden worden metadata vastgelegd (automatisch of handmatig) om de geordende en toegankelijke staat te waarborgen. Ook de digitaal opgemaakte of ontvangen documenten worden, afhankelijk van het werkproces, op documentniveau geregistreerd en gearchiveerd in één van de systemen, die voldoen aan de in het handboek gesteld eisen.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.2
Het vervangingsproces
Onderdeel van Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Vaals 2021