Vanaf 1 januari 2013 is de Archiefregeling gewijzigd en kan het College van Burgemeester en Wethouders zelf het vervangingsbesluit vaststellen, na advisering van de gemeentearchivaris. Dit geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden op grond van de vigerende Selectielijst.
De verantwoordelijkheid voor de zorg en het beheer van het archief is vastgelegd in de archiefbeheerregels. Burgemeester en Wethouders dragen op grond van artikel 30 van de Archiefwet zorg voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het zorgdragerschap is vastgelegd in de Archiefverordening 2016. Op basis van het Besluit Informatiebeheer 2016 is geregeld dat de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer is belegd bij de gemeentesecretaris. Ook is in dit Besluit de verdeling van het beheer op hoofdlijnen beschreven. De coördinator van de sectie ID/iv is proceseigenaar van het vervangingsproces en namens het college verantwoordelijk.
De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden. Hiervoor wordt om het jaar een inspectie gehouden en gerapporteerd aan het college van Burgemeester en Wethouders. Ook zal de sectie ID/iv m.i.v. 1-1-2017 jaarlijks een interne audit houden, waarin het vastgestelde handboek wordt getoetst op basis van de vastgelegde procedures en protocollen. De concerncontroller van de gemeente Edam-Volendam zal deze interne audit (laten) uitvoeren.
De opdrachtgever voor het nemen van het vervangingsbesluit is het college van burgemeester en wethouders. De opdrachtnemer voor het opstellen van handboek is de coördinator van de sectie ID/iv. Verantwoordelijk voor de uitvoering zijn de medewerkers van de sectie ID/iv voor zover in onderstaand schema is beschreven.
In bijlage 3 is een organogram van de organisatie opgenomen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies