De proceseigenaar van een zaak is verantwoordelijk voor de intern opgemaakte en uitgaande archiefbescheiden en voor de opname daarvan in het Document Management Systeem (DMS) Decos / Join. Indien een ambtenaar uit hoofde van zijn functie rechtstreeks ingekomen documenten, hetzij op papier, hetzij digitaal, ter hand gesteld krijgt, is de ambtenaar verantwoordelijk voor een juiste opname en/of registratie, van deze archiefbescheiden binnen een zaak. De ambtenaar kan zelf e-mails koppelen aan een zaak of deze laten registreren bij de sectie ID/iv. Papieren archiefstukken dienen centraal gescand te worden volgens het scan-en registratieprotocol (zie bijlage 1). De ambtenaar is verantwoordelijk voor de compleetheid van de opbouw van het dossier.
Artikel 2.1.1