De inrichting van het DMS, met de daarin opgenomen metadata over zaakdossiers en documenten is gebaseerd op een zaakgerichte ordening en maakt daarvoor gebruik van het eerder genoemde DSP.
Het metadata schema wordt vastgesteld door het Directie Management Overleg (DMO) en is vastgelegd in zaaknummer D – 1600432 binnen het DMS Decos / Join. Op deze manier is er altijd een overzicht van het meest actuele schema. Er is gekozen voor het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO).
Doordat de metadata zijn vastgelegd, is dit een hulpmiddel voor standaardisering bij:
Uniforme naamgeving en het juist vastleggen van metadata
basis voor verbetering van de terugvindbaarheid
basis voor het maken van rapportages
Het bewaken van de kwaliteit door een uniforme werkwijze
zaken worden op de juiste wijze gevuld
handvat voor het opschonen van zaken
checklist controle op volledigheid van de zaak
objectieve criteria voor het beoordelen van de kwaliteit
betere toetsingscriteria voor het overbrengen naar het e-depot
Transparant maken van processen
eenvoudige kennisoverdracht (nieuwe medewerkers, zaakdossierspecialisten onderling)
kennisbehoud en daarmee borging van de kwaliteit ook bij vertrek van medewerkers
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies