De archiefregeling bevat eisen waaraan een bestandsformaat moet voldoen als het gaat om blijvend te bewaren archiefbescheiden. Art 26 van de archiefregeling stelt in het eerste lid: Digitale archiefbescheiden worden, uiterlijk op tijdstip van overbrenging, opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard, tenzij dit redelijkerwijs niet van de zorgdrager kan worden verlangd. Alsdan vindt met de beheerder van de voor overbrenging aangewezen archiefbewaarplaats overleg plaats over een alternatief bestandsformaat.
De gemeente Edam-Volendam gebruikt het bestandsformaat PDF/A-2a voor het inscannen van documenten en voor de “digital born” documenten. Verder conformeert de gemeente Edam-Volendam zich aan de lijst met open standaarden zoals die opgesteld is, en onderhouden wordt door het Forum Standaardisatie.
Het creëren van PDF/A-2a documenten gebeurt binnen Decos/Join op 3 manieren:
automatisch: bij uitgaande brieven en intern opgestelde adviezen: nadat de gemandateerde de brief digitaal heeft ondertekend door het afhandelen van de workflow stap, dan wel het voorstel rijp is verklaard (voor bespreking in de collegevergadering) door de gemeentesecretaris door het afhandelen van de workflow stap;
automatisch: na afhandeling van een registratie door de behandelend ambtenaar; dit kan zowel op document niveau als op dossierniveau;
handmatig: met de functie : “converteer naar pdf”; deze handmatige functie wordt voornamelijk gebruikt door de ID/iv medewerkers bij het archiveren, aangezien msg en xls en xlsx bestanden niet automatisch meegenomen worden bij optie 1.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies