Art. 6.1 Beleidsregels van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam over de vervanging van de te bewaren en de te vernietigen archiefbescheiden (Handboek vervanging Edam-Volendam)

De medewerkers van de ID/iv zijn belast met het tijdelijk opbergen van de te vervangen documenten. Nadat de documenten zijn gescand, geregistreerd en gecontroleerd worden de papieren documenten gearchiveerd. De documenten worden per dag op zaaknummer geordend en in dag dozen opgeborgen. De dag van opname in het DMS is leidend. Daadwerkelijke vernietiging vindt plaats in blokken per 3 maanden. Het eerste blok is bijvoorbeeld: januari, februari, maart, dit wordt dan in juli vernietigd (één kwartaal erbij optellen) Geregistreerd Vernietigen Januari Juli Februari Juli Maart Juli April Oktober Mei Oktober Juni Oktober Juli Januari Augustus Januari September Januari Oktober April November April December April Voor de vernietiging wordt een steekproefcontrole gehouden door een senior medewerker ID/iv. De controle gericht op uitzonderingen vindt dan eveneens plaats. Eventuele herstelacties worden uitgevoerd door en onder verantwoordelijkheid van een senior medewerker ID/iv vastgelegd in de kwaliteitsrapportage en teruggekoppeld aan de coördinator ID/iv. De senior medewerker ID/iv stelt elk kwartaal een lijst op conform art. 8 van het Archiefbesluit van de vervangen archiefbescheiden, en vult een verklaring van vernietiging in. De lijst omvat tenminste een omschrijving van de vervangen archiefbescheiden met daarin de begin-en einddatum van de te vernietigen documenten. Het overzicht wordt ter accordering aangeboden aan de coördinator ID/iv. Daarna worden de dozen aangeboden ter vernietiging bij een erkend vernietigingsbedrijf. Dit bedrijf overlegt een bewijs van vernietiging. Na vernietiging van de papieren originelen wordt de vervanging door digitale reproducties geformaliseerd. De verklaring (met bijlagen zoals bewijs van vernietiging) wordt na het doorlopen van het vervangingsproces, blijvend bewaard. De verklaring dient als bewijsstuk in geval van juridische geschillen.

Vernietigingsprocedure

Rechtspraak bij dit artikel