De kwaliteit van de scans, de documenten en zaken en bijhorende metadata worden gecontroleerd op in ieder geval de volgende punten:
Juistheid (art. 6 AB 1995)
Registratie van de juiste documenten
Koppeling van de documenten aan de juiste zaak
Koppeling van de zaak aan het juiste werkproces
Juistheid van de reproductie
Volledigheid (art. 6 AB 1995)
Controle of alle relevante documenten zijn vervangen
Controle per document of het document volledig is vervangen
Leesbaarheid
Controle op leesbaarheid document
Terugvindbaarheid (art. 20 AR)
Controle op de metadata die aan het document zijn verbonden, inclusief de vertrouwelijkheid
Controle op de samenhang met een werkproces
De coördinator ID/iv is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de werkzaamheden uitgevoerd door de scan- en registratiemedewerkers.
Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt de eerste controle plaats door de medewerkers informatievoorziening. Na het daadwerkelijk scannen worden door diezelfde medewerkers de gescande documenten gecontroleerd op een scherm die gekoppeld is aan de scanner. Er wordt dan gecontroleerd op volledigheid, leesbaarheid, kleur, duidelijkheid en kwaliteit.
Daarna wordt door een andere medewerker informatievoorziening, die het document registreert, de scan gekoppeld aan de registratie en controleert deze medewerker ook de volledigheid, leesbaarheid, kleur, duidelijkheid en kwaliteit. Dit noemen wij de 4-ogen controle.
De senior medewerker informatievoorziening controleert daarnaast dagelijks de registraties op juistheid en terugvindbaarheid; vragen die dan gesteld moeten worden zijn: Zijn de juiste documenten geregistreerd, zijn de documenten aan de juiste zaak gekoppeld, is de zaak aan het juiste werkproces gekoppeld.
In bijlage 1 zijn genoemde controlewerkzaamheden nader omschreven, in bijlage 1.1 wordt dit nog specifieker uitgewerkt en worden de herstelacties benoemd.
Naast de hiervoor genoemde controles wordt de kwaliteit in ieder geval de eerste drie maanden na implementatie van het vervangingsproces voor de helft (50% van de documenten) gecontroleerd door de senior medewerkers ID/iv. Indien uit de controles blijkt dat het kwaliteitsniveau voldoet aan de normen, wordt na drie maanden overgegaan op een steekproefsgewijze controle.
De laatst bedoelde kwaliteitscontroles worden bijgehouden in een kwaliteitsrapportage. Deze is te benaderen op de S-schijf; map Id/Iv/DIV/controle scanprocedure. De rapportages worden ingezet om verbeteringen te realiseren in de uitvoering van het vervangingsproces en worden opgenomen als registratie in Decos / Join.
Indien blijkt dat op één van de punten niet wordt voldaan, wordt het origineel op korte termijn, uiterlijk binnen drie maanden opnieuw in het vervangingsproces gebracht. Hiertoe worden de papieren documenten drie maanden bewaard.
Artikel 9.1