Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor vervanging, doorlopen het scanproces. De registrator scant de stukken in via de scanner. Scans komen na validatie/registratie en 4-ogen controle via Kofax terecht in het DMS/RMA. Bij een 4-ogen controle controleert een andere medewerker de registratie dan degene die de registratie heeft ingevoerd. De gescande documenten worden in Kofax gecontroleerd op diverse aspecten, zoals: kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid (Bijlage 4: Procedure intake en registratie). Na validatie worden de documenten doorgezet naar het DMS. De kwaliteit van de scan wordt tijdens en na het scannen beoordeeld. Als er bijvoorbeeld onregelmatigheden worden geconstateerd die worden veroorzaakt door de scanapparatuur, zal deze opnieuw worden ingesteld en/of schoongemaakt. Zie hiervoor bijlage 8 en ook het volgende kopje, kwaliteitscontrole (Bijlage 1: Taken, rollen en verantwoordelijkheden).
Er kunnen ook complete archiefbescheiden worden aangeboden om na te scannen of bij te scannen. Denk hierbij aan de documenten die persoonlijk aan de ambtenaar worden aangeboden. Gewijzigde archiefbescheiden worden ook in zijn geheel nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn, bijvoorbeeld ondertekende contracten. Deze archiefbescheiden worden dan als nieuwe versie gekoppeld aan de bestaande registratie. Deze laatste categorie valt onder bijscannen, omdat het oorspronkelijke document al geregistreerd is.
Ingekomen mails worden via Kofax geïmporteerd in het DMS/RMA. Zodra de mails zijn geïmporteerd volgen zij hetzelfde proces als de gescande documenten.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies