Het indienen van een aanvraag
De evenementenvergunning wordt aangevraagd bij de Burgemeester door middel van het aanvraagformulier in bijlage IV. Wanneer u een vergunningsvrij evenement organiseert volstaat een melding bij de afdeling Bestuurszaken en Veiligheid.
Een medewerker van de afdeling Bestuurszaken en Veiligheid, neemt uw volledig ingevulde aanvraagformulier in behandeling. In verband met de procedure dient u het aanvraagformulier, zoals gezegd, tijdig in te dienen. Dit kan zowel per post als per email. De gemeente onderzoekt op dit moment de mogelijkheden om vergunningsaanvragen helemaal digitaal te laten verlopen.
De aanvraagprocedure staat meer uitgebreid omschreven in bijlage III.
Enkel wanneer u een omvangrijk, risicovol evenement wenst te organiseren, wordt u door de gemeente gebeld voor een intakegesprek. Tijdens het intakegesprek legt de ambtenaar u uit wat de verdere werkwijze in het specifieke geval zal zijn. Op basis van het intakegesprek wordt een risicoanalyse gemaakt van het evenement. Wij helpen u bij het invullen van de analyse. In het hoofdstuk Veiligheid leest u meer over de risicoanalyse.
Bij jaarlijks terugkerende evenementen kan de organisator contact opnemen met het evenementenloket, bij de afdeling Bestuurszaken en Veiligheid, telefoonnummer 040-2893842, om een afspraak te maken om de evenementenvergunning van de vorige keer te bespreken, zodat de nieuwe aanvraag tijdens het gesprek vastgesteld kan worden.
Ingekomen aanvraag voor een evenementenvergunning
Een ingekomen aanvraag voor een evenementenvergunning wordt in De Trompetter gepubliceerd. Dit gebeurt alleen bij omvangrijke en risicovolle evenementen. Zo worden alle belanghebbenden in de gelegenheid gesteld om binnen twee weken te reageren. Er geldt geen ingewikkelde inspraakprocedure maar alleen een relatief korte termijn voor belanghebbenden om vooraf te laten weten dat zij wellicht overlast verwachten.
Worden reacties binnen de gestelde termijn ingediend, dan kunnen deze meegewogen worden in de beslissing om eventueel een evenementenvergunning te verlenen en daaraan bepaalde voorwaarden te verbinden. Enkel met redelijke opmerkingen kan rekening gehouden worden.
Beslistermijn
De gemeente heeft tot 8 weken na ontvangst van de aanvraag de tijd om een beslissing te nemen11Op grond van artikel 1.2 APV jo. artikel 4:13 van de Algemene wet bestuursrecht.. Het bevoegde bestuursorgaan kan zijn beslissing voor ten hoogste acht weken verdagen.
De termijn van 8 weken is bedoeld voor evenementen waarbij op alle mogelijke gebieden (verkeer / fysieke veiligheid / geluidsnormering / gezondheid / openbare orde etc.) een advies nodig is. Dit zal lang niet altijd nodig zijn. De gemeente probeert de termijn zo kort mogelijk te houden. Ook heeft u zelf de termijn in de hand. Als u alle gevraagde informatie snel aanlevert, kan de vergunning sneller verstrekt worden.
Als een termijn niet wordt gehaald, wordt de aanvrager van de vergunning tijdig hiervan schriftelijk op de hoogte gebracht en wordt een zo kort mogelijke termijn genoemd waarbinnen het besluit wel wordt genomen. Tussentijds zal er echter geregeld contact zijn tussen gemeente en aanvrager. U weet dus meestal wel hoe ver het staat met de aanvraag.
Weigeringsbesluit
Soms komt het voor dat we van plan zijn géén vergunning te verlenen. Dan nemen we een weigeringsbesluit.
Voordat een weigeringsbesluit genomen wordt, maken wij aan de aanvrager bekend dat wij het voornemen hebben de vergunning te weigeren. Dit is een voorgenomen besluit tot weigering. Voordat de weigering definitief wordt, mag de aanvrager zijn standpunt (zienswijze) schriftelijk of mondeling uitleggen12Zie artikel 4:7 Algemene Wet Bestuursrecht.. Dit standpunt wordt meegenomen in het definitieve besluit.
Besluit en publicatie
Als het definitieve besluit om de evenementenvergunning te verlenen of te weigeren is genomen, krijgt u het besluit thuisgestuurd.
De vergunningverlening wordt door de gemeente gepubliceerd in de Trompetter. Zo hebben belanghebbenden de mogelijkheid een bezwaarschrift in te dienen als zij het écht niet eens zijn met de vergunning. Het evenement kan intussen gewoon plaatsvinden. Dit komt omdat het bezwaarschrift géén schorsende werking heeft.
Wil een bezwaarmaker echt voorkomen dat een evenement niet door gaat, dan dient de bezwaarmaker hiervoor naar de rechtbank te gaan en schorsing van de vergunning te vragen (voorlopige voorziening). Zo ver komt het echter bijna nooit. Omdat de gemeente het van belang vindt dat evenementen kunnen plaatsvinden, zullen wij altijd proberen met de partijen in overleg te treden om op tijd tot een oplossing te komen.
Evenementenkalender
Voor alle evenementen geldt dat deze op de evenementenkalender kunnen worden gezet. Als de organisator dit wil dient hij/zij dit zelf aan te geven. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar hoofdstuk 4.2.3.
Leges evenementenvergunning
De legesverordening geeft aan wat het tarief is voor het indienen van een aanvraag tot het verkrijgen van een evenementenvergunning of andere vergunningen. U betaalt niets als de evenementenvergunning geweigerd wordt. Het legesbedrag wordt jaarlijks aangepast in de legesverordening.
Er worden apart leges geheven voor het verkrijgen van een vergunning voor extra faciliteiten / activiteiten zoals bijvoorbeeld het plaatsen van een grote tent of het aanwezig hebben van een terras.
Het totaalbedrag hangt dus af van de diensten die de aanvrager wenst van de gemeente.
Voor meer informatie over leges kunt u terecht bij de medewerkers vergunningen van de afdeling Bestuurszaken en Veiligheid.
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.1.
Artikel 4.1.2.
Hoe vraag ik een evenementenvergunning aan?
Onderdeel van Evenementenbeleid Gemeente Geldrop-Mierlo