De organisator (aanvrager) is degene die verantwoordelijk is voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement. Dat betekent onder meer dat hij verantwoordelijk is voor de veiligheid van de bezoekers, de regeling van de toestroom van het verkeer, de communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de beperking van overlast.
De overheid handhaaft de openbare orde in geval van calamiteiten. Maar het is aan de organisator om zo veel mogelijk te voorkómen dat handhaving nodig is.
Dit kan door goede afspraken te maken met de gemeente. Vooral als er een risico bestaat dat er calamiteiten zullen ontstaan. Het toezicht blijft in eerste instantie dus een verantwoordelijkheid van de organisator. Denk bijvoorbeeld aan het schoonhouden van het evenemententerrein en het voorkomen van parkeerproblemen of onrust. De organisator dient van te voren met de gemeente te overleggen om problemen te voorkomen. Pas wanneer de organisatie zelf al het nodige heeft gedaan maar toch blijkt dat ingrijpen nodig is, kan de politie of de gemeente om bijstand worden gevraagd. Ook kunnen politie en gemeente in het voortraject adviseren over het toezicht.
In de praktijk zijn organisatoren vaak geen organisaties maar natuurlijke personen. Veel “organisaties” die een evenementenvergunning aanvragen hebben geen officiële statuten waarin de rechtsvorm, de verantwoordelijkheden, het bestuur, etc. zijn vastgelegd.
De gemeente doet, indien het omvangrijke, risicovolle evenementen betreft, enkel zaken met een formele organisatie (de verantwoordelijke) en één contactpersoon. Het is dan duidelijk met wie de gemeente handelt en wie zij kan aanspreken. Geef dus het bestuur van de vereniging of instelling op als verantwoordelijke partij op het aanvraagformulier. De verantwoordelijke wordt aangeraden zich goed te verzekeren.
Bij minder omvangrijke evenementen geniet het de voorkeur een formele organisatie als verantwoordelijke aan te wijzen. Indien dit niet mogelijk is, stelt de gemeente in elk geval de volgende eisen aan de organisatie:
één duidelijk aanspreekpunt;
als er meerdere verantwoordelijken zijn, dient een eindverantwoordelijke te worden aangewezen, zowel in de voorbereiding als in de uitvoering.
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.3.
Artikel 4.3.1.
Verantwoordelijkheid
Onderdeel van Evenementenbeleid Gemeente Geldrop-Mierlo