Investeringen in vaste activa worden geactiveerd, met uitzondering van:
Kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde (artikel 59 lid 2 van het BBV);
Voor de volgende kosten gelden specifieke kaders:
De kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden vastgesteld als de kosten van fase 0 en 1 van de projecten. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling investeringen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ (mits voldoende saldo);
Voorbereidingskosten worden gemaakt als een investering in uitvoering gaat (fase 2 en 3). Deze worden geactiveerd als onderdeel van de vervaardigingsprijs onder de materiele vaste activa. Indien een investering niet doorgaat wordt de boekwaarde van de voorbereidingskosten ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ gebracht (mits voldoende saldo);
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor grondexploitaties worden maximaal 5 jaar geactiveerd; voor actief grondbeleid betreffende balanspost onder immaterieel vast actief, voor faciliterend grondbeleid onder ‘nog te verhalen/nog te verrekenen’. Binnen die periode vindt bij vaststelling van een (grond)exploitatie herrubricering van deze kosten plaats naar de betreffende balanspost: voor grondexploitaties naar ‘onderhanden werken’ en voor faciliterend grondbeleid naar ‘verrekenbare/verhaalbare kosten’ of ‘vooruitontvangen’. Bij het niet realiseren van de (grond)exploitatie worden de kosten uiterlijk na 5 jaar afgeboekt ten laste van een structureel budget binnen het taakveld 8.2. Als deze niet voldoende ruimte biedt, wordt het resterende bedrag afgeboekt ten laste van het jaarrekeningresultaat.
Kosten van activa in eigendom van derden worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa als ze voldoen aan de volgende voorwaarden:
Er is sprake van een investeringen door een derde;
De investering draagt bij aan de publieke taak;
De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en
De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen worden niet geactiveerd, maar ten laste gebracht van de exploitatie.
Immateriële vaste activa kennen geen fysieke gedaante. Het BBV onderkent in artikel 34, drie soorten: kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief; bijdragen aan activa in eigendom van derden, en kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. Hieronder wordt toegelicht op welke keuzes de gemeente Eindhoven maakt ten aanzien van deze drie soorten immateriële vaste activa.
Kosten voor Onderzoek en ontwikkeling voor economisch en maatschappelijk nut investeringen
Bij de gemeente Eindhoven is een project ingedeeld in 6 fasen: 0. Initiatieffase; 1. Definitiefase; 2. Ontwerpfase; 3. Voorbereidingsfase; 4. Realisatiefase en 5. Nazorgfase. Hieraan koppelen we het onderscheid tussen kosten voor onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten:
Kosten van onderzoek en ontwikkeling zijn kosten die gemaakt worden voordat een investering in uitvoering gaat (fase 0 en 1). Bijvoorbeeld onderzoekskosten voor een visie. Deze kosten worden afgeboekt ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ op voorwaarde dat deze voldoende saldo heeft.
Voorbereidingskosten worden gemaakt als een investering in uitvoering gaat (fase 2 en 3). Bijvoorbeeld een bestek.
Het onderscheid tussen kosten voor onderzoek en ontwikkeling en voorbereidingskosten is belangrijk vanwege het wel of niet mogen activeren van de kosten.
Het BBV schrijft in artikel 60 dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling kunnen worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa onder de volgende voorwaarden:
het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen, en;
de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat, en;
het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren, en;
de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Bovengenoemde voorwaarden zijn soms lastig in te vullen, aangezien deze kosten in een vroege fase van een project worden gemaakt. Daarom heeft de raad besloten bij de vaststelling van de financiële verordening 2020 en de begroting 2021 om de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (fase 0 en 1) niet te activeren onder de immateriële vaste activa, maar op te nemen als last in de begroting (exploitatiepost). Deze worden gedekt door middel van een onttrekking uit de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’.
De voorbereidingskosten worden gemaakt in fase 2 en 3. In artikel 63 van het BBV wordt voorgeschreven dat voorbereidingskosten geactiveerd worden onder de materiële vaste activa, aangezien deze kosten toe te rekenen zijn aan de vervaardiging van het actief. Indien een investering, waarvoor al voorbereidingskosten geactiveerd zijn, niet doorgaat, worden deze kosten eveneens afgeboekt ten laste van de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’ op voorwaarde dat deze voldoende saldo heeft.
Besluiten tot onttrekkingen uit de reserve ‘onderzoek en ontwikkeling investeringen’. worden genomen door het college van B&W.
Onderzoek en ontwikkeling grondexploitaties
Kosten voor onderzoek en ontwikkeling bij grondexploitaties blijven maximaal 5 jaar geactiveerd staan. Voor actief grondbeleid onder immaterieel vast actief, voor faciliterend grondbeleid onder nog te verhalen/nog te verrekenen. Binnen die periode vindt bij vaststelling van een (grond)exploitatie herrubricering van deze kosten plaats re naar de betreffende balanspost: de kosten voor grondexploitaties gaan naar ‘onderhanden werken’ en de kosten voor faciliterend grondbeleid gaan van ‘nog te verhalen/nog te verrekenen’ naar ‘verrekenbare/verhaalbare kosten’ of ‘vooruitontvangen’. De balanspositie einde jaar bepaald voor facilitair welke van de twee het wordt. Bij het niet realiseren van de (grond)exploitatie worden de kosten uiterlijk na 5 jaar afgeboekt ten laste van een structureel budget binnen het taakveld 8.2. Als deze niet voldoende ruimte biedt, wordt het resterende bedrag afgeboekt ten laste van het jaarresultaat.
Activa in eigendom van derden (immateriële vaste activa)
Bijdragen aan activa in eigendom van derden worden opgenomen onder de immateriële vaste activa. Daaronder worden gronden en terreinen, bedrijfsgebouwen en machines, apparaten en installaties die geen eigendom zijn van de gemeente Eindhoven opgenomen.
Immateriële vaste activa mogen alleen worden geactiveerd indien ze voldoen aan de voorwaarden genoemd in artikel 61 van het BBV:
Er is sprake van een investering door een derde;
De investering draagt bij aan de publieke taak;
De derde heeft zich verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen en
De bijdrage kan worden teruggevorderd indien de derde in gebreke blijft of de provincie c.q. gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met die investering.
De grootste groep van immateriële vaste activa betreft onderwijshuisvesting. De eerste drie voorwaarden worden geregeld bij de (ver)bouw van een school. Doordat de gemeente het economisch claimrecht heeft, valt het volledige eigendom terug naar de gemeente zodra het gebruik als schoolgebouw is stopgezet. Daarmee is voldaan aan de vierde voorwaarde van artikel 61.
Kosten verbonden aan sluiten geldleningen
De gemeente Eindhoven heeft in de financiële verordening in artikel 10 lid 1a de keuze gemaakt om de kosten voor het afsluiten van geldleningen niet te activeren onder de immateriële vaste activa, maar ten laste van de exploitatie te brengen.
Investeringen in materiële vaste activa worden geactiveerd indien wordt voldaan aan de volgende criteria:
De verkrijgingsprijs/vervaardigingsprijs is € 10.000 of hoger;
Een gebruiksduur van 3 jaar of langer.
Onderscheid economisch nut en maatschappelijk nut volgens BBV
In het BBV wordt in artikel 35 onderscheid gemaakt in investeringen met economisch nut, investeringen met economisch nut, waarvoor ter bestrijding van de kosten een heffing kan worden geheven (zoals riolen) en investeringen met maatschappelijk nut.
Alle investeringen met een economisch nut worden geactiveerd. Een investering heeft een economisch nut indien zij verhandelbaar is en/of kan bijdragen aan het genereren van middelen. Voorbeelden hiervan zijn gebouwen, machines, installaties, vervoermiddelen etc.
Onder een investering in openbare ruimte met maatschappelijk nut vallen investeringen in een object waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt, te weten:
Openbare ruimte (wegen, pleinen, bruggen, fietspaden, verhardingen van paden, openbare verlichting);
Groen (parken en plantsoenen);
Water (vijvers en sloten, beschoeiing);
Verkeersvoorzieningen (verkeersregelinstallaties (VRI’s), drempels, rotondes);
Openbare ruimte bij wijkvernieuwing.
Vanaf 1 januari 2017 moeten alle investeringen in openbare ruimte met maatschappelijk nut geactiveerd worden conform BBV. De gemeente Eindhoven heeft er voor gekozen om alle nieuwe investeringen met ingang van 1 januari 2016 te activeren. Vanaf 1 januari 2017 zijn ook alle restantbudgetten van de lopende investeringen geactiveerd.
Investering of onderhoud
In de projectadministratie worden alle activiteiten opgenomen die projectmatig worden uitgevoerd. Dit zijn investeringsactiviteiten, maar ook onderhoudsactiviteiten.
Het onderscheid tussen een investering en onderhoud is niet altijd eenvoudig te maken.
We gebruiken de volgende leidraad om te bepalen of een project valt onder een investering of onderhoud:
Investeringen in economisch nut en grondexploitaties activeren we altijd;
We activeren maatschappelijk nut als het buiten leidt tot iets tastbaars, en het geen regulier onderhoud betreft (onderhoud is niet levensduur verlengend);
We activeren alleen als de investering minimaal € 10.000 is of de levensduur 3 jaar of langer.
Naast investeringen en onderhoud zijn er ook projecten die uitsluitend uit uren bestaan (bijv. programmamanagement Brainport Park). Deze worden niet geactiveerd.
Criteria voor activeren volgens de financiële verordening
In de financiële verordening is opgenomen dat activa met een verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs van € 10.000 of meer worden geactiveerd. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.
Activa met een levensduur van drie jaar of langer worden geactiveerd. In de bijlage is de vastgestelde afschrijvingstabel (conform de financiële verordening) opgenomen waarin de levensduur van de verschillende soorten activa zijn opgesomd. Indien een activum valt onder één van de genoemde categorieën, dan wordt het activum geactiveerd.\
Een investering bestaande uit meerdere soorten activa met verschillende levensduren wordt gesplitst in de verschillende onderdelen. Dit noemen we de componentenregeling. Een onderdeel (component) heeft een minimale verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 10.000.
Componentenregeling
Een investering kan bestaan uit meerdere soorten activa met verschillende levensduren, die afzonderlijk kunnen worden vervangen. De investering wordt dan gesplitst in verschillende onderdelen, zoals wegen, verlichting en groen met verschillende levensduren. Eén onderdeel (component) heeft een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minimaal € 10.000. Geadviseerd wordt maximaal 5 componenten te onderscheiden.
Componentenbenadering bij investeringen economisch nut:
De componentenbenadering bij investeringen economisch nut wordt met name toegepast bij investeringen in gebouwen. Het gebouw zelf heeft een levensduur van 50 jaar, maar de technische installaties en mogelijk de inrichting hebben een andere levensduur. Technische installaties worden in 25 jaar afgeschreven.
Bij het vaststellen van het krediet is onderscheid gemaakt tussen de componenten gebouw (en grond), en technische installaties. In enkele gevallen ook met inrichting.
Over het algemeen zijn deze componenten ondergebracht in hetzelfde taakveld.
Verdeling van investeringen over verschillende activa bij investeringen maatschappelijk nut:
Investeringen in maatschappelijk nut worden integraal uitgevoerd. Als voorbeeld nemen we een reconstructie van een weg. Bij de reconstructie wordt de weg vervangen, het riool vervangen, groen aangelegd en verlichting aangepast. De integrale investering bevat dan 4 componenten: de weg, het riool, het groen en de verlichting. Deze componenten kennen een eigen levensduur en worden verantwoord op verschillende taakvelden.
Voor de uitvoering wordt een aannemer ingeschakeld, die alle componenten meeneemt. De verdeling van de kosten over de verschillende componenten vindt plaats aan de hand van een procentuele verdeling van de werkbegroting. Deze benadering is van toepassing, omdat een exacte prijs voor de vervaardiging van de verschillende componenten niet mogelijk is.
Bij een afwijking tot en met de voorbereidingsfase (t/m fase 3) van meer dan 10% op een component, dan wel een verhoging of verlaging van een component met minimaal €250.000 dan wel een toevoeging/eliminatie van een nieuw component aan het project, wordt de verdeelsleutel zo goed mogelijk aangepast. Eenmaal in de uitvoeringsfase (fase 4) wordt de verdeling niet meer aangepast (uitzonderingen daar gelaten).
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Activeren van investeringen
Onderdeel van Nota investeringen en vaste activa 2020