Communicatie is een belangrijk onderdeel binnen de processen rondom de voorbereiding en uitvoering van de gladheidsbestrijding. Niet alleen bij calamiteiten en tijdens uitrukken. Er is sprake van interne communicatie (tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, binnen de contouren van het organogram (zie paragraaf 1.1) en externe communicatie met bijvoorbeeld weggebruikers en inwoners.
Interne communicatie
Er wordt een whatsappgroep gebruikt voor communicatie rondom signalering en uitrukken. In deze whatsappgroep zitten in ieder geval:
Rol
Organisatie
Hoofd coördinatoren
Twente Milieu
Sub coördinatoren
Twente Milieu
Hoofd Uitvoering Fysiek
Gemeente
Beleidsmedewerker wegen (contactambtenaar beleid)
Gemeente
Wegbeheerder (contactambtenaar uitvoering)
Gemeente
Manager team Dagelijks Beheer
Gemeente
Gladheidscontact team Communicatie
Gemeente
Startoverleg winterseizoen
Voor 15 oktober van elk jaar vindt er een startoverleg winterseizoen plaats. Hierbij zijn de volgende organisatieonderdelen aanwezig:
Figuur 9 Deelnemers startoverleg winterseizoen
In dit overleg wordt het uitvoeringsplan toegelicht en worden afspraken gemaakt en vastgelegd over de communicatiemomenten en rolverdeling. Dit leidt tot een communicatiekalender.
Communicatiekalender
Met de uitvoering van de communicatiekalender wordt ervoor gezorgd dat afstemming is tussen de uitingen van opdrachtnemer en opdrachtgever en worden:
• Inwoners en weggebruikers jaarlijks geïnformeerd over het gemeentelijke gladheidbestrijdingsbeleid, routes, uitvoeringsplan, procedure voor klachten en meldingen vóór de mogelijke sneeuw- en vorstperiode – vóór 1 november;
• Inwoners en weggebruikers jaarlijks geïnformeerd over de uitvoering en de procedure voor klachten en meldingen tijdens een sneeuw- en vorstperiode – tussen 1 november en 1 april;
• Inwoners en weggebruikers jaarlijks geïnformeerd over de uitvoering na de sneeuw- en vorstperiode en evaluatie daarvan;
Overige externe communicatie
Het uitvoeringsplan en de strooiroutes wordt jaarlijks voor aanvang van het winterseizoen bekendgemaakt. Dit gebeurt onder andere door plaatsing op de website. Daarnaast wordt het plan en de routes gedeeld met hulpdiensten.