Bijlage 2 Participatiebeleid

Leidraad Omgevingsdialoog Initiatiefnemers

Voor wie is deze werkwijze?

Deze werkwijze is gemaakt voor iedereen met een plan, een idee of een initiatief in de leefomgeving van de gemeente Sint-Michielsgestel. U moet als initiatiefnemer inwoners, ondernemers of instellingen betrekken bij de uitwerking van uw plan. De werkwijze helpt u de juiste personen te betrekken en het juiste gesprek te voeren. Zo zorgt u voor een goed participatietraject.


Waarom deze werkwijze?

De gemeente Sint-Michielsgestel vindt het belangrijk dat u uw ideeën en plannen voor de leefomgeving zorgvuldig uitwerkt. Het betrekken van uw omgeving is hiervoor belangrijk. Deze personen die u moet betrekken worden belanghebbenden genoemd. Wie belanghebbenden zijn hangt af van uw plan en wie er door ‘geraakt’ wordt. Dit kunnen direct omwonenden of ondernemers zijn. Of maatschappelijke organisaties, verenigingen of bestuurders van een overheid. Met participatie worden belanghebbenden op een zo vroeg mogelijk moment betrokken bij uw plannen. Participatie helpt u om tot een beter plan te komen. Vragen van omwonenden en andere belanghebbenden kunnen zorgen voor creatieve oplossingen. Participatie kan ook zorgen voor meer steun voor uw plan. Oftewel meer draagvlak. Dit wil niet zeggen dat iedereen het eens is met uw plan. Maar u heeft het plan wel goed besproken. Dit helpt bij minder bezwaren achteraf! Het volgen van de werkwijze voor participatie is niet verplicht. Het helpt u om uw participatie op te zetten. Waardoor uiteindelijk de besluitvorming door de gemeente sneller en soepeler kan verlopen. Daarom adviseren wij u om de werkwijze te volgen.

De Omgevingswet

Vanaf 1 juli 2023 hebben we te maken met de Omgevingswet. De Omgevingswet verplicht u om aan te geven of en hoe u inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij uw aanvraag heeft betrokken. En wat de resultaten daarvan zijn. Het gemeentebestuur wil graag weten welke belangen en meningen er zijn voor uw plan. Hierdoor kan het bestuur een besluit nemen.

Hoe organiseert u participatie?

De voorbereiding

1.Maak een overzicht van alle belanghebbenden

Maak een overzicht van iedereen die u moet betrekken bij uw plan. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door op een kaart een cirkel rondom uw plan te tekenen. Hoe groot deze cirkel moet zijn, bepaalt u op basis van bijvoorbeeld de gevolgen van uw initiatief op uitzicht, geuroverlast, geluidsoverlast en milieu impact. De inwoners in deze cirkel zijn uw direct betrokkenen. Hoe groter de impact van uw initiatief of project, hoe groter de groep van direct betrokkenen.

Er kunnen nog andere belanghebbenden zijn waarvan u graag de mening wilt horen. Zoals de bewonersverenigingen, sportvereniging, ondernemers, een milieugroep, belangengroepen of een maatschappelijke instelling. Dit zijn uw indirect betrokkenen. Schrijf deze ook op. De gemeente kan u helpen om alle betrokken in kaart te brengen.

2.Beschrijf voor iedere belanghebbende zijn of haar mogelijke mening of belang

Communicatie en participatie kunnen helpen bij het oplossen van gevoeligheden en het wegnemen van weerstand. Om een goed gesprek met belanghebbenden te voeren, is het van belang om te weten welke belangen er zijn. Belanghebbenden kunnen blij zijn met uw plan. Maar uw plan kan ook zorgen voor weerstand. Bijvoorbeeld door overlast door uw plannen. Beschrijf goed alle gevoeligheden en meningen. Dit blijft uiteraard uw eigen inschatting. Geef hierbij ook aan of en hoe de belanghebbenden geraakt worden door uw initiatief. Welke gevolgen heeft uw plan op de belanghebbenden. Zoals bijvoorbeeld een verlies van uitzicht, zon of privacy. Een verandering in het landschap of geluidsoverlast.

3.Wat zijn de gevolgen van uw initiatief op de omgeving?

Heeft u te maken met veel belanghebbenden en veel gevoeligheden? Dan heeft uw plan grote gevolgen voor de omgeving. Het bouwen van een dakkapel of schuur aan uw woning heeft gevolgen voor uw buren. Het bouwen van een appartementencomplex, de aanleg van een zonnepark of kinderboerderij heeft vaak meer gevolgen voor de omgeving.

4.Kunnen belanghebbenden nog meedenken?

Bepaal of de belanghebbenden nog ergens over kunnen meedenken. Kunnen zij nog meedenken om eventuele overlast of verlies aan uitzicht, zon of privacy te verminderen? Kunt u samen met belanghebbenden het plan maken? Dit zijn vragen die u vooraf beantwoord. Houd ook rekening met de wet- en regelgeving voor uw plan. U bepaalt dus vooraf waarover belanghebbenden nog kunnen meedenken of meebepalen. U zorgt hiermee voor duidelijkheid voor uzelf en de belanghebbenden.

In gesprek

5.Maak een participatieplan

U weet nu waar belanghebbenden over mee kunnen denken of bepalen. Nu maakt u een plan. In dit plan geeft u aan hoe u in gesprek gaat met alle belanghebbenden. Dit kan op verschillende manieren. U kunt persoonlijke gesprekken voeren, een buurtbijeenkomst organiseren of hulp vragen aan de gemeente om belanghebbenden te betrekken. In sommige gevallen kan gekozen worden voor een onafhankelijke gespreksleider.

Het plan verschilt per initiatief. De aanpak is groter bij een plan met grotere gevolgen voor de omgeving. U kunt te maken krijgen met weerstand, gevoeligheden of tegenstrijdige belangen. Dit noemen wij een groot initiatief. Denkt u dat u een groot initiatief heeft? Dan adviseren wij om contact met ons op te nemen voordat u aan de slag gaat. Met de gemeente spreekt u uw initiatief en alle eerdere stappen door. Samen maakt u een participatieplan. Het kan zijn dat de gemeente een omgevingstafel organiseert voor uw initiatief. U bent en blijft wel zelf verantwoordelijk voor de participatie met omwonenden en andere belanghebbenden.

6.In gesprek met belanghebbenden

Communiceer duidelijk de participatie aan alle betrokkenen. Wanneer gaat u met ze in gesprek en op welke manier. Heb aandacht voor de belangen, zorgen en bezwaren. Geef aan op welke punten ze mee kunnen denken en besluiten en op welke punten die ruimte er niet is en waarom. Maak tot slot goede afspraken over het vervolg.

7.Maak een verslag van het participatietraject en de uitkomsten

Beschrijf alle bezwaren, zorgen, ideeën, opmerkingen en de gemaakte afspraken in een kort verslag. Schrijf ook op of u wel of niet uw plan aanpast op basis van alle opmerkingen. Een invulformulier voor individuele gesprekken vindt u in de bijlage. U stuurt uw verslag naar alle belanghebbenden. Vraag om een schriftelijke reactie op het verslag en geef aan wanneer u deze reactie wilt ontvangen. Leg ook deze reactie vast in het verslag door deze letterlijk over te nemen. Maak duidelijk van wie welke reactie is.

8.Koppel aan de betrokkenen terug wat u met hun opmerkingen gaat doen en waarom

Het kan zijn dat belanghebbenden na het participatietraject het nog steeds niet eens zijn met uw plannen. Als dit blijkt uit de reactie, leg dan uit wat u met hun bezwaar gaat doen en waarom.

Doe dat ook als u niets aan dat bezwaar kunt doen vanwege wettelijke eisen of de eisen van de gemeente. We adviseren u om aan alle belanghebbenden te laten weten wat de uitkomsten zijn van het participatietraject. Laat daarbij ook weten welke stappen u verder gaat nemen. Stuur deze terugkoppeling ook aan belanghebbenden die niet aanwezig waren bij de informatieavond of bijeenkomst.

9.Groot initiatief: stel eventueel uw participatieplan bij

Soms loopt het anders dan gedacht. Door nieuwe inzichten kan het participatietraject voor uw plan wijzigen. Maar ook het participatietraject zelf kan anders lopen. Als bijvoorbeeld de meningen van belanghebbenden toch anders zijn dan u dacht. Tot slot kunnen belanghebbenden van gedachte veranderen of kunnen nieuwe belanghebbenden in beeld komen. Pas uw aanpak en overzicht van belanghebbenden aan als dit nodig is.

Indienen verzoek of aanvraag

10.Stuur uw vergunningaanvraag in met de gespreksverslagen en een samenvatting van de communicatie

Als u de participatie met belanghebbenden goed heeft afgerond is het tijd om een aanvraag voor een omgevingsvergunning of een adviesaanvraag in te dienen.

Of een wijziging van het Omgevingsplan aan te vragen. Op de website van de gemeente kunt u via de link www.sint-michielsgestel.nl/omgevingsvergunningprecies zien hoe u uw aanvraag in kunt dienen en/of wat u kunt doen als uw plan niet past binnen het geldende bestemmingsplan. We ontvangen dan ook graag een korte samenvatting van het participatieproces en de uitkomsten ervan. Beantwoord in het verslag van uw participatieproces de volgende vragen:

• - Heeft u alle belanghebbenden gesproken?
• - Hoe zijn de gesprekken met omwonenden en andere partijen verlopen?
• - Waren er spanningen?
• - Zijn er bezwaren die bij meerdere omwonenden leven?
• - Heeft u op basis van de gesprekken aanpassingen in uw plan doorgevoerd en zo ja welke?

Stuur ook eventuele presentaties, versies van uw plan en andere manieren van communicatie met uw verslag mee. Hierdoor heeft de gemeente een goed beeld van het doorlopen proces. Het college van burgemeester en wethouders en/of de gemeenteraad beslist over uw initiatief. De gemeente laat u weten wat het besluit is en hoe dat tot stand is gekomen. Wanneer het participatieproces van onvoldoende kwaliteit is, kan dat tot gevolg hebben dat het langer duurt voordat u een besluit over uw aanvraag krijgt. Dit omdat de gemeente dan extra informatie moet inwinnen of een zienswijzeprocedure start. Mogelijk kan dat zelfs leiden tot weigering van de vergunning.

11.Blijf belanghebbenden informeren

De gemeente besluit over uw aanvraag voor een vergunning, een wijziging van het omgevingsplan of principeverzoek. Na dit besluit kunt u verder met uw plannen. Soms kunt u meteen aan de slag met de uitvoering van uw plan. Soms is er nog een vervolgproces. Hoe uw traject ook verder gaat, blijf altijd de belanghebbenden informeren. Geef bijvoorbeeld aan wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan met vragen of klachten.

Wettelijke mogelijkheden belanghebbenden

Omwonenden en andere belanghebbenden hebben de mogelijkheid om hun belangen te behartigen in de formele (vergunning)procedure. Zij kunnen zienswijzen indienen tegen omgevingsplannen en bezwaar maken tegen bouwplannen. De gemeente kan vervolgens besluiten op deze bezwaren. Mocht een omwonende het daar niet mee eens zijn, dan kan er beroep in worden gesteld bij de rechtbank. Met een goed participatietraject hoopt u dit te voorkomen.

Leidraad Omgevingsdialoog omwonenden

Voor wie is deze informatie?

Stel, uw buurman bouwt een uitbouw aan zijn woning. Of er wordt een nieuw appartementencomplex tegenover u gebouwd. Of misschien krijgt u te maken met grotere projecten zoals een zonnepark. Dit zijn allemaal initiatieven. Het kan zijn dat u te maken krijgt met initiatieven van anderen en hier meer over wilt weten. Dan bent u een belanghebbende. U kunt gebruik maken van deze werkwijze als u betrokken wilt worden bij het initiatief. Of u het er mee eens bent of niet.


Waarom deze werkwijze participatie voor u?

De gemeente Sint-Michielsgestel vindt het belangrijk dat ideeën en plannen voor de leefomgeving op een goede manier worden gemaakt. Om dit goed te doen, moet een initiatiefnemer omwonenden en andere belanghebbenden betrekken. De gemeente helpt initiatiefnemers bij deze participatie.

Participatie helpt om tot een beter plan te komen. Als belanghebbende wilt u misschien ook weten wat u kunt doen. Deze werkwijze helpt u om op een goede manier in gesprek te gaan over initiatieven.

Het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad willen graag weten welke belangen en meningen er zijn bij een initiatief. Hierdoor kan de gemeente een goede afweging maken en uiteindelijk een besluit nemen.

Hoe denkt u als omwonende of belanghebbende mee bij initiatieven?

De initiatiefnemer moet contact met u opnemen. Maar u kunt ook zelf contact opnemen. In deze werkwijze leest u wat u kunt doen.

De voorbereiding

1. Er is een plan of initiatief in uw wijk/buurt

Iemand heeft een plan of initiatief in uw wijk of buurt. U kunt dit op verschillende manieren horen. Via de initiatiefnemer, buren, de krant, een nieuwsbericht of sociale media. Het kan zijn dat u hier graag meer over wilt weten.

2. Welke informatie is beschikbaar?

U wilt graag meer weten over het initiatief. U kunt actief op zoek gaan naar informatie, in kranten of op het internet. U kunt ook contact opnemen met de initiatiefnemer. Bijvoorbeeld aan uw buurman vragen hoe groot zijn aanbouw wordt en hoe dicht deze op de erfgrens komt te staan. Of waar het zonnepark komt te liggen en om hoeveel panelen het gaat.

Met deze informatie kunt u bepalen wat u van het initiatief vindt.

3. Bepaal wat u vindt van het initiatief

Heeft het plan van de initiatiefnemer gevolgen voor uw leefomgeving? Heeft u door de plannen bijvoorbeeld minder uitzicht, zon of privacy? Verandert het landschap? Of heeft u straks overlast door het initiatief? Zorg dat u weet wat voor u de voor- en nadelen zijn van het initiatief.

In gesprek

4. In gesprek met initiatiefnemer

Initiatiefnemers moeten met u en andere belanghebbenden in gesprek te gaan. De initiatiefnemer kan u uitleg geven over zijn plan. De initiatiefnemer zal ook aangeven op welke punten u mee kan denken en besluiten. Tot slot maken jullie afspraken over het vervolg.

5. Een goed verslag

De initiatiefnemer moet een verslag maken van alle gesprekken die hij of zij met belanghebbenden heeft. In het verslag moet staan wat er besproken is. U ontvangt dit verslag en geeft uw reactie. Deze reactie moet de initiatiefnemer opnemen in het verslag.

6. Groot initiatief: participatieaanpak

Soms heeft een initiatief veel gevolgen voor belanghebbenden en omwonenden. Er kunnen daarom weerstand, gevoeligheden of tegenstrijdige belangen zijn. Als dit zo is, gaat het om een groot initiatief.

Bijvoorbeeld het bouwen van een appartementencomplex. Of de aanleg van een voedselbos, zonne-park of kinderboerderij. De gemeente vraagt bij grote initiatieven aan de initiatiefnemer om contact op te nemen met de gemeente. De gemeente wil graag zorgen dat alle meningen duidelijk zijn.

Het kan zijn dat de gemeente een Omgevingstafel organiseert voor het initiatief. Bij grote initiatieven kan de initiatiefnemer een onafhankelijke procesbegeleider gebruiken. Deze procesbegeleider zorgt voor een goed gesprek waarin iedereen kan zeggen wat hij vindt. De procesbegeleider is er voor alle deelnemers aan het gesprek.

De uitvoering

7. Indienen van de aanvraag door initiatiefnemer

Na het participatietraject kan de initiatiefnemer zijn aanvraag insturen. Het verslag met uw reactie maakt de initiatiefnemer een samenvatting van het participatieproces. Als er een onafhankelijke procesbegeleider was, dan vertelt deze aan het college van burgemeester en wethouders wat iedereen vindt. Dit helpt bij het nemen van een besluit. Het college van burgemeester en wethouders beslist over het initiatief.

8. Het besluit en vervolgtraject

De gemeente plaatst het besluit op de website www.sint-michielsgestel.nl/omgevingsvergunning. De initiatiefnemer moet u dit besluit en de rest van het proces laten weten. Hij kan bijvoorbeeld aangeven wanneer hij gaat starten met de bouw en voor welke overlast dit zorgt. U kunt ook zelf contact opnemen met de initiatiefnemer. Doe dit ook wanneer u vragen of klachten heeft. Komt u er met de initiatiefnemer niet uit, neem dan contact op met de gemeente.

U bent het niet eens met het initiatief, wat nu?

Het kan zijn dat u het niet eens bent met een besluit van de gemeente over een initiatief. U kunt dit laten weten via de onderstaande formele procedures.

9. Zienswijze bij de aanvraag tot aanpassing Omgevingsplan

Soms vragen initiatiefnemers om een aanpassing van het Omgevingsplan. De gemeente laat dit besluit weten via de website. Als u het niet eens bent met het besluit kunt u een zienswijze indienen. Dit kunt u met een brief doen of door een afspraak op het gemeentehuis te maken, waarbij u uw zienswijze uitlegt. U moet dit binnen zes weken na het besluit doen en u vertelt over de onderstaande punten:

• - Het voorlopige besluit waar u het niet mee eens bent;
• - De redenen waarom u het er niet mee eens bent;
• - De datum waarop u uw zienswijze heeft geschreven;
• - Uw naam en adres;
• - Uw handtekening.

Wanneer het college van burgemeester en wethouders een definitief besluit neemt, kijkt ze ook naar uw zienswijze. Soms verandert het besluit hierdoor. Is dit niet het geval? Dan kunt u bezwaar maken of in beroep gaan.

10. Bezwaar na afgifte omgevingsvergunning of bij definitief besluit herziening.

Het definitieve besluit over omgevingsvergunningen of wijzigingen van het Omgevingsplan maakt de gemeente bekend via de website. Het kan gebeuren dat u het niet eens bent met een besluit van de gemeente. U kunt dan een bezwaarschrift indienen. In uw bezwaarschrift legt u uit waarom u het niet eens bent met het besluit. De gemeente moet dan opnieuw beslissen. Het is goed om advies te vragen voordat u uw bezwaar maakt. Dit kunt u doen bij uw rechtsbijstandsverzekeraar of een advocaat. Dit advies kan wel geld kosten. In het besluit van de gemeente staat of u bezwaar kunt maken. Ook staat in het besluit naar welk adres u uw bezwaarschrift moet sturen. Dit moet u wel binnen 6 weken doen.

11. In beroep bij de rechtbank of de Raad van State

Heeft u bezwaar gemaakt tegen het besluit van de gemeente? En is uw bezwaar afgewezen? Dan kunt u tegen de afwijzing in beroep gaan bij de rechtbank.

Dit moet u doen binnen zes weken na afwijzing van uw besluit. Op www.sint-michielsgestel.nl/omgevingsvergunning vindt u meer informatie over de inhoud van het beroepschrift en staan voorbeeldformulieren. De rechtbank vraagt aan de gemeente om een reactie te schrijven. Dit noemen we een verweerschrift. Ook stuurt de gemeente alle stukken van de zaak naar de rechtbank. Vervolgens houdt de rechtbank een zitting, waarbij u aanwezig mag zijn. Soms, bijvoorbeeld als de stukken overduidelijk zijn, doet de rechter uitspraak zonder een zitting. Bent u het niet eens met de uitspraak van de rechter? Dan kunt u in hoger beroep gaan bij de Raad van State.

Vind u dat het spoed heeft om het plan tegen te houden? Om te voorkomen dat er een onomkeerbare situatie ontstaat? Dan kunt u ook een verzoek indienen bij de Raad van State. Dit heet een verzoek om een voorlopige voorziening. De rechter bekijkt of uw verzoek terecht is. Hier zijn kosten aan verbonden.

Werkwijze communicatie en participatie bij particuliere (bouw)initiatieven

Omwonenden en belanghebbenden eerder betrekken

De gemeente Sint-Michielsgestel wil inwoners op tijd betrekken bij de voorbereiding van veranderingen in hun leefomgeving. Initiatiefnemers kunnen dan nog iets doen met de opmerkingen van de inwoners en andere partijen. Initiatiefnemers moeten daarom informeren en in gesprek gaan over de veranderingen in de leefomgeving. Hoe initiatiefnemers dit doen, ligt aan de grootte en gevoeligheid van het project. Dit document helpt bij goede communicatie en participatie.

Start van de Omgevingswet

Binnenkort krijgen we te maken met de Omgevingswet. Van de Omgevingswet moeten initiatiefnemers aangeven hoe zij inwoners en andere belanghebbenden bij de aanvraag hebben betrokken. En wat de resultaten daarvan zijn. De eerste jaren kijken we of deze werkwijze goed werkt en we passen hem aan als het nodig is.

Vroeg en helder communiceren

Initiatiefnemers moeten zo vroeg mogelijk met de betrokkenen/omwonenden in gesprek te gaan over de plannen. Dit kan op de manier zoals staat beschreven in deze werkwijze. Initiatiefnemers moeten duidelijk aangeven over welke onderdelen de betrokkenen nog iets kunnen zeggen en over welke onderdelen ze alleen informatie krijgen.

De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor het op tijd betrekken van inwoners en andere belang-hebbenden. Het gemeentebestuur bekijkt wat de initiatiefnemer heeft gedaan aan participatie. En wat er is gedaan met de uitkomsten van het participatietraject. Het kan zijn dat er draagvlak is voor de plannen en dat besluitvorming soepeler verloopt.

In dit document staat een werkwijze om initiatiefnemers te helpen bij het betrekken van de omgeving en het communiceren met de omgeving.

Wat kunnen initiatiefnemers verwachten van de gemeente

De gemeente helpt bij vragen over het voeren van het gesprek en het betrekken van de omgeving. Ook kunnen initiatiefnemers hun aanpak bespreken en advies krijgen waar dat nodig is.

Wettelijke mogelijkheden inwoners

Inwoners en andere belanghebbenden hebben wettelijke mogelijkheden om hun mening en wens te laten horen. Bijvoorbeeld door zienswijzen in te dienen tegen omgevings- plannen of bezwaar te maken tegen bouwplannen.

Door deze werkwijze te volgen gaan initiatiefnemers al eerder in gesprek met de omgeving. Al voordat de gemeente de aanvraag ontvangt. Voor het gemeentebestuur is het fijn om alle belangen te kennen. Eventueel tegenstrijdige belangen of juist draagvlak voor de plannen. Uiteindelijk besluit het gemeentebestuur. Daarna kunnen belanghebbenden nog bezwaar maken tegen het besluit. Hier neemt de rechter een besluit over.

Werkwijze voor initiatiefnemers

1. Beschrijf tijdens uw voorbereidingen alle belangen

U bent druk bezig met de voorbereidingen voor uw aanvraag. Uiteraard heeft u uw plannen op papier staan en mogelijk al met de gemeente besproken. Beschrijf tijdens de voorbereidingen ook wie er iets zal merken van uw plannen. En welke gevolgen uw plannen hebben voor de omgeving. Denk niet alleen aan omwonenden maar ook aan belangengroepen en –organisaties. Bijvoorbeeld bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie die bij u in de straat of buurt aanwezig zijn.

2. Waarover kunnen betrokkenen nog meedenken, meewerken of misschien wel meebeslissen?

Het is belangrijk dat betrokken weten waarover ze kunnen meedenken. Geef dit daarom duidelijk aan bij uw participatietraject. Het is belangrijk dat u geen valse verwachtingen schept. U heeft mogelijk met wet- en regelgeving te maken. Dit heeft invloed op de ruimte die betrokkenen hebben om mee te denken. Geef aan of betrokkenen kunnen meedenken, meewerken of misschien wel meebeslissen. Beschrijf voor welke vorm van participatie u kiest en waarom.


3. Zoek eerst contact met direct betrokkenen

Zorg dat u, uw buren en direct betrokkenen meteen informeert. Zo ontvangen zij de informatie van u als initiatiefnemer in plaats van via het roddelcircuit. Bij het eerste contact merkt u mogelijk ook al gevoeligheden en belangen. Vraag aan de direct betrokkenen of er nog andere partijen zijn die u bent vergeten en bij uw plannen moet betrekken.

4. Bepaal uw aanpak

Bedenk hoe u met de betrokkenen in gesprek gaat. De ene keer is een brief voldoende, de andere keer is een informatiebijeenkomst beter. Er zijn veel manieren om iedereen te informeren of het gesprek te voeren. De gemeente kan hierover met u meedenken. Ook hoort de gemeente het graag wanneer er informatieavonden plaatsvinden.

5. Start de communicatie

U gaat in gesprek met inwoners en andere belanghebbenden. Het kan zijn dat deze gesprekken ervoor zorgen dat u het participatietraject aanpast. Maar het kan ook anders gaan doordat belangen en meningen toch anders zijn dan u dacht. Houd dit goed in de gaten en pas uw aanpak aan als het nodig is. Ook hierbij kan de gemeente met u meedenken.

6. Geef een terugkoppeling aan de betrokkenen

U heeft een hoop informatie verzameld door uw gesprekken met alle betrokkenen. Houd de betrokkenen op de hoogte van wat u met de opmerkingen doet. En waarom u het op die manier doet. Misschien zijn er nog kleine aanpassingen die u toch nog kunt doorvoeren.

7. Maak een verslag van het participatietraject

U maakt een verslag van het participatietraject. Dit verslag stuurt u samen met uw aanvraag op aan

de gemeente. Zie bij “Wat moet u vastleggen” wat daarbij belangrijk is.

8. Betrek betrokkenen bij de voortgang en los overlast zo snel mogelijk op

Als u bezig bent met de uitvoering van uw plannen houdt dan contact met de betrokkenen. Laat het bijvoorbeeld weten wanneer u start met de bouw en waar men terecht kan bij klachten of opmerkingen tijdens de uitvoering.

Wat moeten initiatiefnemers vastleggen

Geef een overzicht van de betrokkenen en beschrijf de communicatiestrategie. Stap 1 tot en met 4 moet de initiatiefnemer goed vastleggen. Hij vertelt wat hij heeft gedaan en waarom hij het zo heeft gedaan.

Leg vast wat er besproken is en wat er is gedaan met de opmerkingen

Schrijf op wie wanneer is betrokken en wat de sfeer was tijdens het contact. Geef hierbij goed aan wat de opmerkingen waren en wat ermee is gedaan.

Hoe is dit aan de betrokkenen teruggekoppeld en wat waren hun reacties? Stap 5 tot en met 7 zijn hier input voor. Voeg eventuele uitnodigingen, presentaties of afbeeldingen toe aan het verslag.

Het kan zijn dat er bezwaren blijven. Geef ook dit aan in het verslag. Leg ook uit waarom er bezwaren blijven. Op basis hiervan, en eventuele zienswijzen/ bezwaren, kan het gemeentebestuur een besluit nemen.

Communiceer ook na het indienen van de aanvraag

Zoals bij stap 8 is aangegeven stopt participatie niet nadat de aanvraag is ingediend bij de gemeente. Vertel daarom hoe de communicatie de rest van het proces gaat.