De hiervoor genoemde uitgangspunten en kernwaarden van het Privacybeleid van de gemeente Amersfoort worden in deze paragraaf uitgewerkt, zo mogelijk naar een concreet handelingsperspectief of naar maatregelen, waardoor we ons beleid toetsbaar en meetbaar maken.

Het betreft de volgende uitgangspunten en kernwaarden

  • - We zetten de mens centraal bij onze verwerkingen: wat we doen, doen we voor de burger.
  • - De uitvoering van wettelijke taken van de gemeente, optimale dienstverlening en privacybescherming betekenen het constant zoeken naar een evenwichtige balans tussen bescherming van persoonsgegevens, dienstverlening en werkbaarheid.
  • - Veiligheid is een randvoorwaarde, zowel bij de verwerking van persoonsgegevens als bij de werkomgeving van onze medewerkers.
  • - Juiste grondslag en bij voorkeur geen verwerking op basis van de rechtsgrond Toestemming.

A – We zetten de mens centraal

De gemeente Amersfoort wil dat mensen zich ongehinderd kunnen ontplooien, terwijl privacy en digitale rechten worden beschermd. Dat is een voorwaarde voor vertrouwen en inclusiviteit. De gemeente Amersfoort wil daarnaast een betrouwbare overheid zijn, die luistert naar de burgers en dichtbij hen staat, weet wat hen beweegt en die aanspreekbaar is op haar handelen. Voor ons handelen betekent dat het volgende.

We geven Betrokkene zoveel mogelijk regie op eigen gegevens

We vinden de regie die Betrokkenen hebben op hun gegevens (‘informationele zelfbeschikking’) een belangrijk uitgangspunt. Daarvoor is (onder meer) informatie nodig en zijn we transparant waar dat kan:

  • - Bij nieuwe verwerkingen informeren we Betrokkenen direct en in begrijpelijke taal voor welke rechtmatige, gerechtvaardigde doelen wij hun persoonsgegevens verwerken, in elk geval via onze Privacyverklaring of met een folder.
  • - We doen geen geheime verwerkingen: al onze verwerkingen staan in ons Register van verwerkingen.
  • - We vertellen het als we persoonsgegevens verder verwerken dan waarvoor we de gegevens hebben gekregen. Zo vertellen we Betrokkenen als we gegevens op basis van het beginsel ‘Eenmalige verstrekking, meervoudig gebruik', vaker zullen gebruiken.
  • - We publiceren vier keer per jaar een geactualiseerd Register van verwerkingen. Ook maken we daarin openbaar als we een DPIA hebben gedaan.
  • - We maken datalekken en de afhandeling daarvan openbaar.
  • - We doen niets met persoonsgegevens wat we zelf niet snappen of niet kunnen uitleggen.7Dat betekent bijvoorbeeld dat we weten of hebben getest hoe onze algoritmes werken en adviezen of beslissingen herleidbaar zijn.
  • - Als wij geen verantwoordelijke zijn voor een verwerking, maar wel weten wie dat is, verwijzen wij door.8Bijvoorbeeld bij camera’s in de openbare ruimte.
  • - Als we persoonsgegevens van burgers (moeten) delen bespreken we dat met hen. Maar in sommige situaties (bijvoorbeeld in het zorg- en veiligheidsdomein), kan het nodig zijn over burgers te praten. We maken dan een expliciete afweging, die we vastleggen.
  • - Als Betrokkenen vragen hebben, dan beantwoorden we die snel en we honoreren hun rechten binnen de kaders van de AVG (aanspreekbaar van DNA).

We geven Betrokkenen inspraak bij verwerkingen die hen in overwegende mate raken (dichtbij van DNA), bijvoorbeeld door hen te raadplegen bij DPIA’s.

We zijn voorspelbaar

Ons handelen is voorspelbaar en past bij onze rol als gemeentelijke overheid. Dit betekent het volgende.

  • - We zijn wel nieuwsgierig, (nieuwsgierig van DNA) maar we koppelen geen gegevens zonder concrete aanleiding of om interessante verbanden te vinden.
  • - We willen gebruik maken van gegevens en staan open voor innovatieve toepassingen, maar we hoeven niet op de troepen vooruit te lopen. Daarom:
    • - Benutten we landelijke (VNG-)modellen (bijvoorbeeld bij DPIA’s en verwerkersovereenkomsten).
    • - Doen we alleen mee aan pilots als vooraf toetsing aan het Privacybeleid heeft plaatsgevonden en we maken vooraf de risico’s van de verwerking van persoonsgegevens inzichtelijk, door een quick scan of door een DPIA.
  • - We gebruiken persoonsgegevens niet voor commerciële doelen en handelen rechten van Betrokkenen centraal af.

B – Balans: Goede privacybescherming, optimale dienstverlening en werkbaarheid

Gegevensverwerking is nodig bij onze (wettelijke) taakuitvoering en dienstverlening. Een goede borging van privacy is daar onderdeel van. Een goed inzicht in onze gegevens, de organisatie en het beheer daarvan is niet alleen verplicht, maar ook hoe wij vinden dat het hoort. Een goed ingericht gegevensbeheer levert meerwaarde op, bijvoorbeeld voor de continuïteit als er iets mis gaat (zoals een hack of ransomware), voor onze bedrijfsvoering (terugvindbaarheid, archivering en fysieke archiefruimte) en het vertrouwen dat onze inwoners en medewerkers in ons kunnen stellen.

Binnen de ruimte van de privacywet- en regelgeving, verrichten we onze taken. Dat doen we vanuit onze kernwaarden (DNA). Onze taken zijn in beweging en we hebben een grote veranderopgave. De wettelijke regels zijn daar (nog) niet op toegerust. En dat vraagt soms dat we op de rand of buiten de kaders van de regels treden. Dat doen we risico georiënteerd, met inachtneming van ons moreel kompas en we maken het transparant. Medewerkers in relatie tot afdelingsmanagers, net zoals managers in hun managementverantwoording. We kunnen het uitleggen en er verantwoording over afleggen. Dat vinden wij horen bij een betrouwbare overheid. Daarbij nemen we onze verantwoordelijkheid: we zetten de mens centraal, zijn transparant en we doen het veilig. Dat geldt zowel voor het bestuur, de directie, managers als voor individuele medewerkers.

Als privacyregels onevenredige belemmeringen vormen voor de werkbaarheid durven we die ter discussie te stellen: intern door bijvoorbeeld een medewerker bij zijn afdelingsmanager, door een afdelingsmanager bij de directie en zo nodig via de burgemeester of het college van burgemeester en wethouders. Extern: bij Betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens en desnoods via een gerechtelijke procedure om duidelijkheid van de rechter te krijgen. Indien blijkt dat er geen of onvoldoende rechtsgronden zijn voor het bereiken van bepaalde doelen, dan trekken we aan de bel bij de wetgever.

Bij optimale dienstverlening hoort eenmalige uitvraag, meervoudig gebruik. Dit is al verplicht bij zogenaamde authentieke gegevens uit de basisregistraties. Hergebruik van gegevens gebeurt met inachtneming van de AVG en het Privacybeleid.

C – Veiligheid als randvoorwaarde

Onze betrouwbaarheid als gemeente omvat eveneens de borging van de veiligheid van persoonsgegevens, zowel van onze burgers, onze medewerkers als van de werkomgeving. Dit betekent het volgende.

We brengen privacyrisico’s vooraf in kaart en treffen zo beperkende maatregelen

  • - We voeren op al onze verwerkingen van persoonsgegevens met een hoog risico - een risico analyse (quick scan) uit en waar nodig, vanwege het risico, een DPIA. We treffen maatregelen om de risico’s tot een aanvaardbaar niveau terug te brengen.
  • - We borgen de principes van ‘Privacy by design en default’ in onze processen (zoals het Demand-supply proces; Architectuur proces; Inkoop proces; Contractproces) en onze Projectdocumentatie (AGPM). We werken dit uit in het deelbeleid voor Privacy by design en default.

We hebben zicht op onze Externe Partijen en relaties en managen de relatie met hen

  • - We hebben inzicht in onze Verwerkers en hebben verwerkersovereenkomsten met alle Verwerkers conform een landelijke standaard, waarin staat dat zij zich moeten houden aan onze beveiligingseisen. Iedere afdeling heeft een plan om de Verwerkers hierop regelmatig te controleren.
  • - We beoordelen periodiek de risico’s in de relatie met de Externe Partijen en leveranciers.

Onze werkomgeving is veilig en de uitgangspunten zijn helder

  • - We maken allemaal fouten en iedereen mag fouten maken. We stimuleren onze medewerkers om te leren en bij een datalek lossen we het met elkaar op, maar het is niet vrijblijvend. We stimuleren een lerende omgeving en spreken elkaar aan waar nodig.
  • - We hanteren het uitgangspunt van een ‘passende bescherming’. We werken dit onder meer uit in het deelbeleid voor Privacy by design en default.
  • - We zorgen ervoor dat onze medewerkers veilig met persoonsgegevens kunnen werken. En dat de implementatie van regels en de uitvoering werkbaar zijn. We betrekken onze medewerkers aan de voorkant, tijdens het proces en aan de achterkant.
  • - Al onze nieuwe gegevensverwerkingen voldoen aan de geldende informatiebeveiligingseisen; voor alle bestaande gegevensverwerkingen maken we inzichtelijk of deze voldoen aan de eisen en zo nee, maken we een concreet en haalbaar plan om dit op orde te brengen.

D – Juiste grondslag

Voor de verwerking van persoonsgegevens zijn een doel en een grondslag (rechtsgrond) nodig. We starten pas met een verwerking als het doel en de juiste grondslag bekend zijn.

De zes AVG-grondslagen zijn: Toestemming, Wettelijke verplichting, Overeenkomst, taak van Algemeen belang of een taak in het kader van de uitoefening van Openbaar gezag, Vitaal belang en Gerechtvaardigd belang. Voor iedere grondslag gelden bepaalde voorwaarden en bij verwerkingen door de overheid zijn bepaalde grondslagen niet mogelijk of kwetsbaar. We kiezen ervoor te verwerken op basis van grondslagen die bij onze rol als overheid passen, d.w.z. de grondslagen Wettelijke verplichting, taak van Algemeen belang en / of in het kader van een taak van Openbaar gezag. De grondslag Gerechtvaardigd belang gebruiken we alleen als we niet handelen als overheid.9Bijvoorbeeld als we handelen als werkgever. We hanteren de grondslag Toestemming liever niet, omdat er bijna altijd sprake is van een afhankelijkheidsrelatie en Toestemming dan niet geldig is.

Als we de grondslag Toestemming gebruiken, geven we alle informatie opdat die Toestemming vrij en op informatie gebaseerd is. Ook over de dan reeds voorzienbare verdere verwerkingen.

We maken uitsluitend gebruik van ‘opt out- toestemming’ als dit noodzakelijk is voor een goede uitvoering van taken, in bijzonder in het sociaal domein en dit voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • - We doen dit enkel daar waar sprake is van strijdigheid [tussen de bedoeling] van twee wetten [bijv. de Wmo 2015 en de AVG]
  • - We doen dit enkel na zorgvuldige afweging en besluitvorming in het college
  • - We beperken eventuele consequenties zo veel mogelijk en communiceren hier transparant over.