Dit beleid gaat over de verwerking van persoonsgegevens, hierna gemakshalve ‘privacy’. Het Privacybeleid heeft geen geografische begrenzing; de uitgangspunten van het beleid binden (de bestuursorganen van) de gemeente Amersfoort bij haar handelen, ook wanneer sprake is van Verwerkers of samenwerking. Diezelfde uitgangspunten vormen derhalve het kader bij de selectie van leveranciers c.q. Verwerkers, bij het maken van afspraken met hen en dat we er bij de uitvoering van de werkzaamheden aan toetsen. Het beleid is ook van toepassing in geval van uitwisseling van informatie met andere gemeenten en organisaties bij de uitbesteding van publieke taken aan Externe partijen. Bij het maken van afspraken met (Externe) partijen worden inhoud en vorm van onze afspraken bepaald aan de hand van het (politieke, bestuurlijke dan wel juridische) risico van de verwerking, alsmede de positie die deze partij in relatie tot de gemeente Amersfoort inneemt.5Er kan sprake zijn van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de verwerking, of partijen die taken voor ons uitvoeren in mandaat.

Voorts betekent dit dat het beleid zich ook uitstrekt over de verwerkingen van persoonsgegevens op grond van de wet Basisregistratie Personen (BRP) en op de verwerkingen waarop de Archiefwet van toepassing is. Uiteraard voor zover deze specifieke wet- en regelgeving geen afwijkende eisen stellen.6Persoonsgegevens mogen alleen o.b.v. de Archiefwet worden bewaard als deze in overeenstemming met de AVG zijn verzameld. Voor het archiveren en bewaren wordt specifiek beleid opgesteld. Verwerkingen op basis van de wet BRP kennen een eigen regime dat minimaal gelijk is aan of strenger is dan de AVG-regels.

Het Privacybeleid hangt samen met het Informatiebeveiligingsbeleid, waarbij de beleidsvelden samenkomen rond de beveiliging van persoonsgegevens. Deze relatie is visueel als volgt:

Zoals gezegd bevat de privacy wet- en regelgeving veel open normen. Het beleid kan daarom niet helemaal uitgeschreven worden. Daarnaast wil de gemeente Amersfoort dat privacy een onderdeel is van de afwegingen die professionals maken, waarbij bewustwording en de eigen afweging van professionals in de uitvoering leidend is. Dit beleidsdocument bevat daarom onze uitgangspunten en kernwaarden die we waar mogelijk uitwerken. Verder biedt dit Privacybeleid richting voor uitwerking (beleid, procedures, werkinstructies etc.) op deelonderwerpen, waar dat mogelijk en nodig is. Uitwerking gebeurt in elk geval voor de volgende thema’s:

  • - Privacy by design en default
  • - Archiveren en bewaren / retentiebeleid
  • - Gebruik / inzet van camera’s
  • - Datalekken
  • - DPIA’s
  • - Rechten van betrokkenen
  • - Smart Cities