De hotspots worden jaarlijks geïdentificeerd over het voorafgaande jaar. De hotspotlijst wordt dus jaarlijks opgemaakt. Het identificeren van hotspots is geen doel op zich. Het doel is het veiligstellen van archiefmateriaal ten aanzien van belangrijke gebeurtenissen. Als zich geen hotspots voordoen, worden dat jaar dan ook geen hotspots aangewezen.