De hotspots worden jaarlijks geselecteerd door een hotspotcommissie. De hotspotcommissie wordt tweejaarlijks samengesteld aan de hand van vaste profielen (zie hieronder). Het team Informatiebeheer is verantwoordelijk voor de uitvoering van de jaarlijkse monitor en levert een projectleider/coördinator. De projectleider/coördinator zal hiervoor ook samenwerken en afstemming zoeken met de Streekarchivaris bij het RHCe. De hotspotcommissie zal bestaan uit interne en externe experts. De gemeente en het RHCe benaderen gezamenlijk de externe experts.
De hotspotcommissie komt jaarlijks bij elkaar om een lijst van hotspots op te stellen. Dit overleg is het Strategisch Informatie Overleg (SIO). De gemeenten dragen hiervoor voorafgaand aan het SIO een voorstel (conceptversie hotspotlijst) aan.
Niet alle hotspots houden zich aan gemeentegrenzen. De Kempengemeenten agenderen de conceptversie van de hotspotlijst voorafgaand aan het SIO in het Kempenbrede Informatiebeheer-overleg zodat de hotspots met elkaar gedeeld worden. Op het moment dat er hotspots worden genoemd die betrekking hebben op meerdere zorgdragers, is het van belang de betreffende bescheiden bij alle betrokken archiefvormers uit te zonderen van vernietiging.
De gemeentelijke hotspotlijst wordt door het college van burgemeester en wethouders van de desbetreffende gemeente vastgesteld, na benoeming van de hotspots in de Kempenbrede hotspotcommissie. De gemeenteraad wordt met een raadsinformatiebrief geïnformeerd.
Profiel interne expert en externe expert hotspotcommissie.
Profiel interne expert
Is werkzaam bij de zorgdrager
Bij voorkeur een leidinggevende met meerdere beleidsterreinen onder zich
Heeft een overzicht van wat er zich binnen de organisatie van de zorgdrager afspeelt
Kan vanuit het perspectief van de decentrale overheid goed aanduiden wat de hotspots zijn
Voorbeelden: Medewerker Team Communicatie; Omgevingsmanager; Jurist; Adviseur op beleidsterrein; Portefeuillehouders; Gemeentesecretaris; Medewerker Informatiemanagement.
Profiel externe expert
Heeft zicht op de periode waarop de hotspot-monitor van toepassing is
Heeft brede kennis van (actuele) vraagstukken en gebeurtenissen op lokaal of regionaal niveau
Voorbeelden: Streekarchivaris Regionaal Historisch Centrum (vanuit SIO); Gemeenteraadslid; Historicus; Publicist; Stads- of dorpsfotograaf; Lid van historische of oudheidkundige vereniging (Heemkundekring); Directeur van een bedrijf.
Artikel 4.1 Opzet hotspotmonitor en uitgangspunten
Artikel 4.1 Opzet hotspotmonitor en uitgangspunten
Onderdeel van Gemeente Bergeijk - Hotspotmonitor 2023 Kempengemeenten en Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempengemeenten