Iedere M&O-gevoelige regelgeving doorloopt een beleidscyclus waarbij de elementen regelgeving, voorlichting, controlebeleid, sanctiebeleid en evaluatie aan de orde moeten komen. Hieronder worden deze vijf categorieën sturingsmechanismen met de mogelijk te treffen beheersmaatregelen – preventief of repressief – uiteengezet. In specifieke regelgeving wordt een keuze gemaakt voor één of meerdere van de genoemde beheersmaatregelen.
Regelgeving
In regelgeving dient te worden voorkomen dat er ruimte is voor misbruik en oneigenlijk gebruik, dan wel dat die ruimte tot een minimum wordt beperkt. Dit kan onder andere worden gerealiseerd door het toepassen van de volgende M&O-beheersmaatregelen:
het gebruik van heldere definities;
een nauwkeurige omschrijving van het doel en de doelgroep;
vermindering van de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden;
een slagvaardige reparatiewetgeving wanneer uit effectiviteits-, doelmatigheids- en of rechtmatigheidsonderzoek is gebleken dat niet tot de doelgroep behorende belanghebbenden gebruik hebben gemaakt van de regeling of dat middelen voor een ander doel zijn besteed dan dat was beoogd; en
het opnemen van een controle- en sanctiebeleid in de regelgeving.
Voorlichting
Via voorlichting kunnen belanghebbenden en derden op de hoogte worden gebracht van het bestaan, de inhoud en de toepassing van wet- en regelgeving. Hierbij dient ten minste aandacht te worden besteed aan de aard en het doel van de regeling, de doelgroep, de voorwaarden, de controle en de sancties.
Bij de voorlichting wordt aangegeven dat misbruik en of oneigenlijk gebruik gevolgen hebben. Van het geven van voorlichting gaat een preventieve werking uit. Het aankondigen en publiceren van onder andere beleidsregels en verordeningen op het intranet en de website van de gemeente Weert is hierbij een te treffen beheersmaatregel.
Controlebeleid
Door middel van controle kan gesignaleerd worden of sprake is van misbruik en of oneigenlijk gebruik. Controlebeleid in de zin van M&O-beleid wordt door de gemeente Weert omschreven als het beleid dat zich richt op de toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden en of belanghebbenden worden verstrekt.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen controle vooraf en controle achteraf. Onder controle vooraf wordt verstaan de controle tot aan het moment van betaling of beschikkingsverlening. Bij controle vooraf wordt getracht te voorkomen dat ten onrechte bedragen worden uitgekeerd of vergunningen worden verleend. Controle achteraf is de controle nadat de betaling of beschikking heeft plaatsgevonden. Via controle achteraf kan misbruik en of oneigenlijk gebruik worden geconstateerd, maar wordt het moeilijker de consequenties te beperken. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden, dan moeten de ten onrechte ontvangen gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord, is namelijk sprake van een fout met betrekking tot het getrouw beeld die niet wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, omdat er ook sprake is van een getrouw-beeld-fout in de jaarrekening. Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd, blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Indien de omvang van dit misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten bij de gemeente de verantwoordingsgrens overschrijdt, moet dit misbruik van overheidsgelden worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Daarnaast dienen ook op de naleving van de uitvoering van het M&O-beleid expliciet (interne) controles plaats te vinden. Het controlebeleid dient afgestemd te zijn op de aard en omvang van de activiteit en de doelgroep. Dit bepaalt mede de mix van specifieke beheersmaatregelen (controles vooraf en achteraf). Voorbeelden van te gebruiken controlemiddelen zijn: gewaarmerkte gegevens, onderzoeken ter plaatse, externe accountantsverklaring, gebruik van externe informatie, eisen van aanvullende stukken etc.
Sanctiebeleid
Om te kunnen reageren op geconstateerd misbruik is een adequaat sanctiebeleid vereist. Dit beleid is neergelegd in de voor het desbetreffende beleidsinstrument (bijvoorbeeld subsidies, belastingen, heffingen, etc.) geldende regelgeving. Het uitgangspunt voor de toepassing van het sanctiebeleid is dat ten minste het behaalde voordeel wordt weggenomen. Dit betekent dat teveel c.q. ten onrechte betaalde bedragen worden teruggevorderd of ten onrechte gederfde ontvangsten worden nageheven (indien mogelijk inclusief wettelijke rente). Eventueel kan overwogen worden niet-financiële sancties op te leggen, bijvoorbeeld vervanging van bestuur, ontbinding van een overeenkomst of intrekking van een erkenning. Indien sprake is van een misdrijf wordt aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie.
Van opgelegde sancties gaat een preventieve werking uit. Daarnaast kan een leereffect optreden.
Van belang is:
sanctiebepalingen op te nemen in de desbetreffende verordening c.q. regeling;
te waarborgen dat sancties in gelijke gevallen op gelijke wijze worden toegepast; en
bij voorlichting aandacht te besteden aan het sanctiebeleid.
Evaluatie
Gebreken kunnen worden ontdekt en hersteld wanneer tijdens de beleidsevaluatie expliciet aandacht wordt besteed aan misbruik en oneigenlijk gebruik. Naar aanleiding van de gegevens die voortkomen uit de evaluatie kan inzicht worden verkregen in de effectiviteit van de genomen beheersmaatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Tevens is er aandacht voor de toereikendheid van de controle-instrumenten. Evaluatie kan leiden tot aanpassing van bijvoorbeeld regelgeving of het controlebeleid.
Het is raadzaam om de voor misbruik en of oneigenlijk gebruik gevoelige regelingen periodiek, doch minimaal eenmaal per vier jaar te evalueren. Evaluatie geschiedt aan de hand van de PDCA-methodiek. Speciale aandacht gaat dan uit naar risico’s waarvoor een streng M&O-beleid geldt.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Sturingsmechanismen
Onderdeel van Beleidskader ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Weert