Voor iedere medewerker geldt de plicht en verantwoordelijkheid om de nog niet geregistreerde formele inkomende en uitgaande e-mailberichten zelf in Decos JOIN te registreren. Een e-mailbericht wordt in principe alleen aan DIV worden doorgestuurd voor registratie indien er sprake is van technisch probleem of wanneer deze voor een ander team bedoeld is.
Iedere medewerker dient bij aanwezigheid dagelijks zijn e-mailaccount en de werkvoorraad in Decos JOIN te controleren op nieuwe ingekomen e-mailberichten/zaken.
De ontvanger van het e-mailbericht is verantwoordelijk voor behandeling binnen de afgesproken servicenorm.
Indien een behandeltermijn niet kan worden nagekomen, dient de afzender op de hoogte te worden gesteld van de nieuwe termijn.
Formele uitgaande brieven die (als bijlage) via een e-mailbericht worden verzonden, dienen vooraf te zijn voorzien van een zaaknummer uit Decos JOIN.
Te versturen e-malberichten dienen betrouwbaar, juist, overzichtelijk en volledig te zijn. Ook het onderwerp van het e-bericht moet kort en helder zijn. Onderaan het bericht dient een duidelijke afzender vermeld te worden. Gevoelige informatie (persoons- of bedrijfsgegevens) wordt beveiligd verstuurd.
Hoofdstuk
Artikel 5.
Werkzaamheden medewerker bij externe e-mailberichten
Onderdeel van E-mailprotocol archivering gemeente De Fryske Marren