De gemeente Bergeijk moet voldoen aan haar wettelijke verplichting om de bouwvergunningdossiers van 1990-1999 over te dragen naar de archiefbewaarplaats van het Regionaal Historisch Centrum in Eindhoven (RHCe). Het gaat in dit verband om ongeveer 42m archief (ongeschoond). De gemeente Bergeijk heeft de dossiers tot op heden nog niet overgedragen omdat ze intern nog intensief worden bevraagd.
De gemeente Bergeijk wil over gaan tot substitutie (het vervangen van papieren originelen door digitale reproducties) van de bouwvergunningen in de vorm van digitalisering.
Door de dossiers te vervangen door digitale reproducties:
kan de gemeente aansluiten op de ontwikkelingen van het digitaal werken;
voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichting om de bouwvergunningdossiers 1990-1999 over te dragen naar de archiefbewaarplaats van het RHCe;
blijven de dossiers ter beschikking voor de gemeente en kunnen werkzaamheden ongehinderd en zonder vertraging doorgang vinden;
bespaart de gemeente op de investering die nodig is voor de overdracht van papieren dossiers bij het RHCe;
wordt de raadpleegbaarheid van (oudere) bestanden vergroot, door middel van digitalisering de enkelvoudige toegang door fysieke ordening te vervangen door een meervoudige toegang op basis van metadata;
wordt de beschikbaarstelling van archiefbestanden voor historisch of wetenschappelijk onderzoek groter: hierdoor wordt de mogelijkheid geschapen om de bronnen vanaf een afstand te raadplegen, waardoor de raadpleger niet naar de fysieke bewaarplaats hoeft af te reizen
Deze redenen liggen aan digitale vervanging van archiefbescheiden ten grondslag. De gemeente Bergeijk geeft middels dit handboek aanleiding voor de digitale vervanging van de blijvend te bewaren bouwvergunningdossiers uit het bouwvergunningenarchief tot en met 1999. Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor de gemeente, andere overheidsorganen en recht- en bewijszoekende. Hiermee is terdege rekening gehouden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit (juistheid) van de scans.
Het doel van dit handboek is het vastleggen van de generieke beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging.
Hoofdstuk 1. Managementsamenvatting
Artikel 1.2 Het doel
Artikel 1.2 Het doel
Onderdeel van Gemeente Bergeijk - Handboek digitale vervanging bouwvergunningen 1990 t/m 1999