Karmac controleert of de, door gemeente Bergeijk aangeleverde, Excel sheet bruikbaar is om metadata te koppelen aan de dossiers. Karmac signaleert eventuele fouten en communiceert dit met de gemeente Bergeijk.
Na ontvangst van de analoge dossiers, zal Karmac deze voorvoegen en voorbewerken. Deze werkzaamheden worden gecombineerd uitgevoerd.
Per dossier wordt een uniek barcodevoorloopblad geplaatst, met de gegevens op dossierniveau en een barcodeblad per document. Hiermee worden de scans aan de juiste metadata gekoppeld. De te gebruiken scanbladen zijn conform de indeling van documentcategorieën, documentsoorten en documenttypen zoals weergegeven in bijlage I.
De dossiers worden tevens voorbewerkt (scanklaar gemaakt). De voorbewerking bestaat uit:
Het uit de dossiermappen halen van de blaadjes (en van de zippel afhalen);
Het verwijderen van eventueel achtergebleven hechtmiddelen zoals nietjes en paperclips. Hechtmiddelen worden in de prullenbak gedaan;
Het loshalen van blaadjes die aan elkaar zitten, zogenaamde doorslagen;
Aanwezige post-It’s op een onbeschreven stuk van de pagina plakken, indien nodig op de achterzijde of op een door Karmac toegevoegd blanco A4 vel (bij geen onbeschreven stuk aanwezig);
Het zoveel mogelijk terugvouwen van ezelsoren;
Het zoveel mogelijk vastplakken van grote scheuren.
Hoofdstuk 5. Voorbereiding
Artikel 5.2 Voorvoegen en voorbewerken
Artikel 5.2 Voorvoegen en voorbewerken
Onderdeel van Gemeente Bergeijk - Handboek digitale vervanging bouwvergunningen 1990 t/m 1999