Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders, de beheerder en het Bedrijfsvoering Overleg in ieder geval advies over en maakt keuzes in:
vervreemding van archiefbescheiden;
uitzonderingen op de bewaartermijnen (hotspots) die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken;
welke startdocumenten, business cases en projecten in aanmerking komen om in de portfolio te worden opgenomen (op basis van i-planning overzicht);
strategisch belangrijke ontwikkelingen die moeten worden gevolgd (intern en extern) zoals o.a. aanwijzen c.q. goedkeuren informatietechnologische innovaties en goedkeuring geven aan informatie architectuur en technische architectuur.
Het Strategisch informatieoverleg kan deskundigen uit de organisatie uitnodigen bij het overleg.
Deelnemers Strategische Informatieoverleg; teammanager Informatiemanagement (voorzitter), teammanager Informatie (wettelijke taken), teammanager Beheer (ICT), strategisch informatiemanager (strategische ontwikkelingen), portfolio manager (i-projecten portfolio), op verzoek materiedeskundigen (o.a. archivaris).
De gemeentearchivaris geeft burgemeester en wethouders en de beheerder in ieder geval advies over:
overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en
de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.
Hoofdstuk 2.
Artikel 4.
Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris
Onderdeel van Beheerregeling informatiebeheer gemeente Assen 2023