Via de website van de gemeente worden het tijdstip, de plaats van de vergadering, de agenda, de behandeling en eventueel het vooroverleg openbaar gemaakt. Indien het een digitale vergadering betreft wordt het tijdstip en de link naar de digitale applicatie (bijv. Teams, Zoom) toegankelijk gemaakt voor deelnemers en belangstellenden.
De vergaderingen waarin een of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door of namens de commissie worden vastgesteld zijn openbaar. De openbaarheid geldt niet voor informeel vooroverleg of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering.
Zowel initiatiefnemers, ontwerpers en belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behandeling aanwezig willen zijn, kunnen ze dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de behandelende ambtenaar van de gemeente dan wel de secretaris. Indien zij op grond van de verordening gebruik kunnen maken van een spreekrecht en hier daadwerkelijk gebruik van willen maken, dienen zij dit uiterlijk 5 dagen voorafgaand aan de vergadering door te geven aan de secretaris.
De secretaris zorgt voor een uitnodiging. Indien het een digitale vergadering betreft zorgt de secretaris voor een link naar de vergadering.