‘Een stappenplan voor het organiseren en voeren van een omgevingsdialoog.’
Inleiding
Als u iets wilt (ver)bouwen, de functie van uw pand wilt wijzigen of bijvoorbeeld een aantal appartementen wilt realiseren, verwacht de gemeente Asten dat u in gesprek gaat met de mensen en bedrijven in de omgeving. Dit gesprek noemen wij een omgevingsdialoog.
Wat is een omgevingsdialoog?
Een omgevingsdialoog is een gelegenheid om inwoners uit uw omgeving en andere belanghebbenden te betrekken bij uw plan. Zodoende weet u als initiatiefnemer hoe de omgeving tegen uw plan aankijkt en kunt u hiermee rekening houden bij de verdere uitwerking van uw plan. Wij als gemeente denken graag met u mee als u vragen hebt over de omgevingsdialoog.
Waarom organiseer ik een omgevingsdialoog?
Een omgevingsdialoog geeft u als initiatiefnemer vroegtijdig zicht op de impact van uw plan op de omgeving en het geeft de omgeving vroegtijdig zicht op de impact van hetgeen u wilt. In het algemeen is er sneller draagvlak als de omgeving vanaf het begin betrokken wordt bij de plannen. In een aantal gevallen is het voeren van een omgevingsdialoog verplicht. Welke gevallen dit betreft leest u onder het kopje ‘Wanneer organiseer ik een omgevingsdialoog?’
Wanneer organiseer ik een omgevingsdialoog?
Soms hebt u voor uw plannen een omgevingsvergunning nodig en soms is het nodig het omgevingsplan (regels over welke initiatieven en ontwikkelingen – bijvoorbeeld wonen, bedrijvigheid en recreatie – er in een gebied wel en niet zijn toegestaan) te wijzigen. Als u een dergelijk plan hebt, is het in alle gevallen raadzaam in een vroeg stadium met omwonenden en bedrijven in uw omgeving praten over het plan. Hebt u een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit nodig? Dan is het voeren van een zorgvuldige omgevingsdialoog verplicht gesteld door de gemeente Asten (verplichte participatie).
Een omgevingsdialoog vindt het liefst zo vroeg mogelijk plaats, maar in ieder geval vóórdat u de omgevingsvergunning aanvraagt of het verzoek tot wijzigen van het omgevingsplan doet. Bij het indienen van de daadwerkelijke aanvraag omgevingsvergunning geeft u vervolgens aan dat u aan participatie heeft gedaan en wat daarvan de resultaten zijn (dit wordt het indieningsvereiste genoemd). Dit geldt eveneens als bij het indienen van het daadwerkelijke verzoek tot wijziging van het omgevingsplan.
De gemeente beoordeelt vervolgens of er sprake is van een verplichting van participatie en of er sprake is van een zorgvuldig doorlopen proces. Vervolgens neemt de gemeente de uitkomst van uw omgevingsdialoog mee in de verdere behandeling van uw aanvraag.
Ook als u geen omgevingsvergunning nodig hebt of als het omgevingsplan niet hoeft te worden gewijzigd, is het verstandig om de omgeving in een vroeg stadium bij uw plan te betrekken.
Het betrekken van de omgeving is overigens een doorlopend proces. Communiceren met de omgeving eindigt niet na het verkrijgen van een omgevingsvergunning. Zeker bij middelgrote en grote plannen is het raadzaam dat u de omgeving blijft informeren, bijvoorbeeld over de uitvoering. Ook is het belangrijk dat de omgevingsdialoog representatief is voor het plan en de omgeving. Het is lastig om u in deze handreiking een termijn te geven waarmee we aangeven binnen welke termijn na de omgevingsdialoog uw plan moet worden ingediend en uitgevoerd. Plannen en lokale situaties zijn hiervoor te verschillend. Het is aan u als initiatiefnemer om ervoor te zorgen dat de omgevingsdialoog actueel en representatief is.
Hoe ziet een omgevingsdialoog eruit?
Plannen zijn verschillend in soort en omvang en ook de omgeving is iedere keer anders. Een plan in een woonwijk heeft een andere omgeving dan een vrijstaande boerderij in het buitengebied. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het plan, hoe belangrijker het is om de omgeving te betrekken. Afhankelijk van het plan, de impact en de omgeving zijn er verschillende mogelijkheden om de omgeving en belanghebbenden te betrekken. Om u te helpen een vorm te kiezen die aansluit bij de aard, impact en omvang van uw plan hebben we een ‘gereedschapskist’ gemaakt. Zie bijlage 1: De gereedschapskist: ‘Manieren om met de omgeving in gesprek te gaan’. Het is belangrijk de uitkomsten van de omgevingsdialoog vast te leggen en deze uitkomsten te bespreken met de omgeving.
Wat als niet iedereen het eens is met uw plan?
Het kan natuurlijk zijn dat niet iedereen het eens is met uw plan. Voor zover mogelijk kunt u wellicht rekening houden met de bezwaren of zorgen van uw omgeving. Bijvoorbeeld door het gebouw aan het zicht te onttrekken door een groenwal te plaatsen, als dat één van de bezwaren is. Als er toch bezwaren open blijven staan, zullen wij als bevoegd gezag een belangenafweging maken. U krijgt dan mogelijk toch toestemming.
Het is dus niet nodig dat iedereen het (volledig) eens is met uw plan, om de gevraagde toestemming te krijgen.
Het is ook geen garantie dat uw plan goedgekeurd wordt als iedereen uit uw omgeving het met uw plan eens is. Uw plan kan alsnog worden afgewezen.
Het is belangrijk dat u in een vroeg stadium met de omwonenden / omgeving die u betrekt bespreekt dat u waar mogelijk bereid bent om rekening te houden met hun wensen, maar dat het aan ons als gemeente is om de uiteindelijke beslissing te nemen.
Er verandert niets aan wettelijke mogelijkheden om te reageren
Een omgevingsdialoog vervangt niet de formele inspraakprocedure. Omwonenden en bedrijven kunnen nog steeds zienswijzen en bezwaren indienen tegen uw plan.
Stappenplan: een omgevingsdialoog in 7 stappen
Wij adviseren om onderstaande stappen te doorlopen bij het organiseren, voeren en vastleggen van een omgevingsdialoog:
- - Definieer of sprake is van een klein, middelgroot of groot initiatief
Plannen zijn verschillend in soort en omvang en ook de omgeving is iedere keer anders. Onderzoek in welke mate uw plan ruimtelijke en maatschappelijke gevolgen heeft en bepaal aan de hand daarvan of er sprake is van een klein, middelgroot of groot initiatief.
- - Definieer de omgeving en belanghebbenden
Met ‘omgeving en belanghebbenden’ bedoelen we iedereen waarop uw plan effect kan hebben. Dit kunnen buren en omwonenden zijn, maar ook omliggende bedrijven, winkeliers of bijvoorbeeld de voetbalvereniging als het plan in de omgeving van het sportpark is.
Zorg op basis van de aard en omvang van uw plan voor een goede afspiegeling van de omgeving en belanghebbenden. Hoeveel mensen u uitnodigt, hangt af van de inhoud en de grootte van het plan. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het plan, hoe belangrijker het is om de omgeving te betrekken. Als de gevolgen groot zijn, nodigt u meer mensen en bedrijven uit de omgeving uit en onderneemt u meer actie om mensen bij uw plan te betrekken. Voor plannen met ingrijpende milieugevolgen zal de kring van belanghebbenden bijvoorbeeld groter zijn dan voor het plaatsen van een dakkapel.
- - Breng de omgeving tijdig op de hoogte van de omgevingsdialoog
Informeer de omgeving op tijd, persoonlijk en/of schriftelijk (per brief of mail). Zorg ervoor dat de informatie voor iedereen toegankelijk is. Houdt hierbij bijvoorbeeld rekening met de digitale- of de taalvaardigheid van de belanghebbenden of met doelgroepen die minder goed bereikbaar zijn. Houd minstens 14 dagen aan tussen de verzending van de uitnodiging en de datum waarop u een omgevingsdialoog wilt organiseren.
- - Geef aan wat de vorm en het doel is van de omgevingsdialoog
Geef in de uitnodiging aan hoe u de omgevingsdialoog gaat organiseren (bijvoorbeeld in een bijeenkomst, via een enquête, middels een online peiling) en vertel ook met welk doel de dialoog plaats vindt. Is het puur gericht op het informeren van de belanghebbenden? Wilt u de belanghebbenden raadplegen (wat is hun mening)? Of mogen zij adviseren (welke mogelijke verbeteringen, aanpassingen of aanvullingen zij zien) of zelfs mee-ontwerpen?
- - Voer de omgevingsdialoog
Een omgevingsdialoog is een gesprek waarin mensen open en op basis van gelijkwaardigheid met elkaar spreken en samen nadenken over voor alle betrokkenen relevante onderwerpen. Een omgevingsdialoog kan op meerdere manieren plaatsvinden (in een fysieke bijeenkomst, schriftelijk, online). Het is belangrijk dat iedereen de mogelijkheid heeft om vragen te stellen.
Tijdens een omgevingsdialoog kunt u aangeven wie u bent, wat uw plannen zijn en waarom u het plan wilt realiseren. U geeft aan wat het doel is van de omgevingsdialoog (zie stap 4: informeren, raadplegen, meebeslissen, mee-ontwerpen). Het is raadzaam om duidelijk aan te geven welke onderdelen nog kunnen veranderen (en welke niet). U kunt uitleggen wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie en wat de impact van het plan is op ruimtelijke zaken zoals bouwhoogtes en vormgeving, ontsluiten en parkeren en groen en natuurwaarden. Een ander onderwerp wat kunt bespreken zijn de voor- en nadelen van het plan voor de omgeving en omwonenden.
Bij ingrijpende plannen, of als de relatie met uw omgeving niet goed is, kunt u ervoor kiezen om iemand uit te nodigen om het gesprek te begeleiden of voor u het gesprek te voeren. Het is wel raadzaam dat u alsnog aanwezig bent.
- - Leg de uitkomsten van de omgevingsdialoog vast
Als uw plan onder de categorie middel of groot initiatief valt (zie bijlage 1: De gereedschapskist: ‘Manieren om met de omgeving in gesprek te gaan’) of als participatie verplicht is gesteld door de gemeente is het verstandig de uitkomsten van de omgevingsdialoog vast te leggen. Leg bijvoorbeeld de volgende zaken vast:
- - Waar en wanneer heeft de omgevingsdialoog plaatsgevonden?
- - Welke adressen zijn er op de hoogte gebracht? Motiveer waarom juist zij zijn uitgenodigd. Wij verzoeken u om géén namen van personen te noemen.
- - Welke adressen waren aanwezig? Wij verzoeken u om géén namen van personen te noemen.
- - Wat waren de reacties, vragen en aandachtspunten en wat hebt u hiermee gedaan?
- - Wat is de uitkomst van het gesprek?
- - Zijn de plannen nog aangepast?
- - Als u het plan naar aanleiding van de dialoog bijstelt, geef dan duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, geef dan duidelijk de redenen aan waarom u dat niet wilt doen. Het gaat namelijk niet alleen om het ophalen van geluiden uit de omgeving, maar ook om het laten zien wat daarmee gedaan is.
Stuur de uitkomsten van de omgevingsdialoog naar de omgeving (de personen en instanties die u heeft uitgenodigd) en biedt de mogelijkheid om op de uitkomsten te reageren. Geef daarbij een reactietermijn aan van 14 dagen.
- - Maak een eindverslag en voeg dit toe bij uw stukken voor de gemeente
Maak (als het een (middel)groot initiatief betreft of als participatie verplicht is gesteld door de gemeente) een eindverslag van de gevoerde omgevingsdialoog. U kunt hiervoor gebruik maken van bijlage 2: ‘opstellen van een eindverslag’. Verwerk hier ook de ingediende reacties als bedoeld in stap 6 in of voeg deze bij. Dien deze stukken samen met de overige benodigde stukken in bij de indiening van uw aanvraag.
Handreiking Omgevingsdialoog
‘Een stappenplan voor het organiseren en voeren van een omgevingsdialoog.’
Inleiding
Als u iets wilt (ver)bouwen, de functie van uw pand wilt wijzigen of bijvoorbeeld een aantal appartementen wilt realiseren, verwacht de gemeente Asten dat u in gesprek gaat met de mensen en bedrijven in de omgeving. Dit gesprek noemen wij een omgevingsdialoog.
Wat is een omgevingsdialoog?
Een omgevingsdialoog is een gelegenheid om inwoners uit uw omgeving en andere belanghebbenden te betrekken bij uw plan. Zodoende weet u als initiatiefnemer hoe de omgeving tegen uw plan aankijkt en kunt u hiermee rekening houden bij de verdere uitwerking van uw plan. Wij als gemeente denken graag met u mee als u vragen hebt over de omgevingsdialoog.
Waarom organiseer ik een omgevingsdialoog?
Een omgevingsdialoog geeft u als initiatiefnemer vroegtijdig zicht op de impact van uw plan op de omgeving en het geeft de omgeving vroegtijdig zicht op de impact van hetgeen u wilt. In het algemeen is er sneller draagvlak als de omgeving vanaf het begin betrokken wordt bij de plannen. In een aantal gevallen is het voeren van een omgevingsdialoog verplicht. Welke gevallen dit betreft leest u onder het kopje ‘Wanneer organiseer ik een omgevingsdialoog?’
Wanneer organiseer ik een omgevingsdialoog?
Soms hebt u voor uw plannen een omgevingsvergunning nodig en soms is het nodig het omgevingsplan (regels over welke initiatieven en ontwikkelingen – bijvoorbeeld wonen, bedrijvigheid en recreatie – er in een gebied wel en niet zijn toegestaan) te wijzigen. Als u een dergelijk plan hebt, moet u in een vroeg stadium met omwonenden en bedrijven in uw omgeving praten over het plan. Een omgevingsdialoog moet plaatsvinden vóórdat u de omgevingsvergunning aanvraagt.
Ook als u geen omgevingsvergunning nodig hebt of als het omgevingsplan niet hoeft te worden gewijzigd, is het verstandig om de omgeving in een vroeg stadium bij uw plan te betrekken.
Het betrekken van de omgeving is overigens een doorlopend proces. Communiceren met de omgeving eindigt niet na het verkrijgen van een omgevingsvergunning. Zeker bij middelgrote en grote plannen is het raadzaam dat u de omgeving blijft informeren, bijvoorbeeld over de uitvoering.
Ook is het belangrijk dat de omgevingsdialoog representatief is voor het plan en de omgeving. Het is lastig om u in deze handreiking een termijn te geven waarmee we aangeven binnen welke termijn na de omgevingsdialoog uw plan moet worden ingediend en uitgevoerd. Plannen en lokale situaties zijn hiervoor te verschillend.
Het is aan u als initiatiefnemer om ervoor te zorgen dat de omgevingsdialoog actueel en representatief is.
Hoe ziet een omgevingsdialoog eruit?
Plannen zijn verschillend in soort en omvang en ook de omgeving is iedere keer anders. Een plan in een woonwijk heeft een andere omgeving dan een vrijstaande boerderij in het buitengebied. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het plan, hoe belangrijker het is om de omgeving te betrekken. Afhankelijk van het plan, de impact en de omgeving zijn er verschillende mogelijkheden om de omgeving en belanghebbenden te betrekken. Om u te helpen een vorm te kiezen die aansluit bij de aard, impact en omvang van uw plan hebben we een ‘gereedschapskist’ gemaakt. Zie bijlage 1: De gereedschapskist: ‘Manieren om met de omgeving in gesprek te gaan’.
Wat als niet iedereen het eens is met uw plan?
Het kan natuurlijk zijn dat niet iedereen het eens is met uw plan. Voor zover mogelijk kunt u wellicht rekening houden met de bezwaren of zorgen van uw omgeving. Bijvoorbeeld door het gebouw aan het zicht te onttrekken door een groenwal te plaatsen, als dat één van de bezwaren is. Als er toch bezwaren open blijven staan, zullen wij als bevoegd gezag een belangenafweging maken. U krijgt dan mogelijk toch toestemming.
Het is dus niet nodig dat iedereen het (volledig) eens is met uw plan, om de gevraagde toestemming te krijgen.
Het is ook geen garantie dat uw plan goedgekeurd wordt als iedereen uit uw omgeving het met uw plan eens is. Uw plan kan alsnog worden afgewezen.
Het is belangrijk dat u in een vroeg stadium met de omwonenden / omgeving die u betrekt bespreekt dat u waar mogelijk bereid bent om rekening te houden met hun wensen, maar dat het aan ons als gemeente is om de uiteindelijke beslissing te nemen.
Er verandert niets aan wettelijke mogelijkheden om te reageren
Een omgevingsdialoog vervangt niet de formele inspraakprocedure. Omwonenden en bedrijven kunnen nog steeds zienswijzen en bezwaren indienen tegen uw plan.
Een omgevingsdialoog in 6 stappen
Wij adviseren om onderstaande stappen te doorlopen bij het organiseren, voeren en vastleggen van een omgevingsdialoog:
- - Definieer de omgeving en belanghebbenden
Met ‘omgeving en belanghebbenden’ bedoelen we iedereen waarop uw plan effect kan hebben. Dit kunnen buren en omwonenden zijn, maar ook omliggende bedrijven, winkeliers of bijvoorbeeld de voetbalvereniging als het plan in de omgeving van het sportpark is.
Zorg op basis van de aard en omvang van uw plan voor een goede afspiegeling van de omgeving en belanghebbenden. Hoeveel mensen u uitnodigt, hangt af van de inhoud en de grootte van het plan. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het plan, hoe belangrijker het is om de omgeving te betrekken. Als de gevolgen groot zijn, nodigt u meer mensen en bedrijven uit de omgeving uit en onderneemt u meer actie om mensen bij uw plan te betrekken. Voor plannen met ingrijpende milieugevolgen zal de kring van belanghebbenden bijvoorbeeld groter zijn dan voor het plaatsen van een dakkapel.
- - Breng de omgeving tijdig op de hoogte van de omgevingsdialoog
Informeer de omgeving op tijd, persoonlijk en/of schriftelijk (per brief of mail). Houd minstens 14 dagen aan tussen de verzending van de uitnodiging en de datum waarop u een omgevingsdialoog wilt organiseren.
- - Voer de omgevingsdialoog
Een omgevingsdialoog is een gesprek waarin mensen open en op basis van gelijkwaardigheid met elkaar spreken en samen nadenken over voor alle betrokkenen relevante onderwerpen. Het is belangrijk dat iedereen de mogelijkheid heeft om vragen te stellen.
Tijdens een omgevingsdialoog kunt u aangeven wie u bent, wat uw plannen zijn en waarom u het plan wilt realiseren. Het is raadzaam om duidelijk aan te geven welke onderdelen nog kunnen veranderen (en welke niet). U kunt uitleggen wat er verandert ten opzichte van de huidige situatie en wat de impact van het plan is op ruimtelijke zaken zoals bouwhoogtes en vormgeving, ontsluiten en parkeren en groen en natuurwaarden. Een ander onderwerp wat kunt bespreken zijn de voor- en nadelen van het plan voor de omgeving en omwonenden.
Bij ingrijpende plannen, of als de relatie met uw omgeving niet goed is, kunt u ervoor kiezen om iemand uit te nodigen om het gesprek te begeleiden of voor u het gesprek te voeren. Het is wel raadzaam dat u alsnog aanwezig bent.
- - Maak een verslag (als het een (middel)groot initiatief betreft)
Als uw plan onder de categorie middel of groot initiatief valt (zie bijlage 1: De gereedschapskist: ‘Manieren om met de omgeving in gesprek te gaan’) verzoeken wij u om een verslag van de omgevingsdialoog te maken. U kunt hiervoor gebruik maken van bijlage 2: ‘Opstellen van een verslag’. In het verslag kunt u antwoord geven op de volgende vragen:
- - Waar en wanneer heeft de omgevingsdialoog plaatsgevonden?
- - Welke adressen zijn er op de hoogte gebracht? Motiveer waarom juist zij zijn uitgenodigd. Wij verzoeken u om géén namen van personen te noemen.
- - Welke adressen waren aanwezig? Wij verzoeken u om géén namen van personen te noemen.
- - Wat waren de reacties, vragen en aandachtspunten en wat hebt u hiermee gedaan?
- - Wat is de uitkomst van het gesprek?
- - Zijn de plannen nog aangepast?
- - Als u het plan naar aanleiding van de dialoog bijstelt, geef dan in het verslag duidelijk aan wat de wijzigingen zijn ten opzichte van het oorspronkelijke plan. Als u ervoor kiest om het plan niet bij te stellen, geef dan duidelijk de redenen aan waarom u dat niet wilt doen. Het gaat namelijk niet alleen om het ophalen van geluiden uit de omgeving, maar ook om het laten zien wat daarmee gedaan is.
- - Stuur het verslag naar de omgeving
Verstuur het verslag (als het een (middel)groot initiatief betreft) naar de omgeving en biedt de mogelijkheid om op het verslag te reageren. Geef daarbij een reactietermijn aan van 14 dagen. Voeg de reacties toe als bijlage bij het rondgestuurde verslag.
- - Voeg het verslag toe bij uw stukken voor de gemeente
Stuur het verslag (als het een (middel)groot initiatief betreft) samen met de overige benodigde stukken mee bij de indiening van uw aanvraag.
