De in artikel 6 van de verordening genoemde secretaris:
fungeert als aanspreekpunt voor de commissie.
ondersteunt de commissie in haar taak op zodanige wijze dat deze optimaal kan functioneren bij de uitoefening van haar taken als onafhankelijk adviesorgaan van het bevoegd gezag.
stelt het vergaderrooster op en draagt zorg voor de organisatorische contacten met het ambtelijk apparaat.
is aanwezig bij en verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen.
stelt na de vergadering de conceptadviezen op en is mede verantwoordelijk voor de deugdelijkheid en verwerking van de gevalideerde adviezen en zorgt voor de openbaarmaking van deze adviezen zoals beschreven in artikel 9 lid 6 van dit reglement.
verzamelt de kwantitatieve gegevens voor het jaarverslag van de commissie.
introduceert of draagt zorg voor een introductie tijdens de vergaderingen van de plannen. Hij/zij neemt geen deel aan de oordeelsvorming of besluitvorming.
draagt er zorg voor dat de agendapunten zijn voorzien van perspectief en context in relatie tot de geldende kaders voor de leefomgeving. Perspectief en context worden belangrijker en moeten uitgebreider onderbouwd worden bijgevoegd als er sprake is van afwijking van de geldende kaders voor de leefomgeving.
draagt er zorg voor dat de voorgelegde stukken voldoende zijn om tot beeld- en oordeelsvorming over te gaan. Onder voldoende wordt hier begrepen:
algemeen: gegevens betreffende de impact op de kwaliteit van de leefomgeving, waaronder de inrichting van de openbare ruimte. Artists impressions, sfeerimpressies en vormgevingstekeningen kunnen daar deel van uit maken;
voor de aanwijzingen van monumenten en het toekennen van cultuurhistorische waarden: de (wettelijk) vereiste informatie moet beschikbaar zijn om de aanwijzing of toekenning te kunnen beoordelen;
voor wijzigingen aan monumentale en cultuurhistorische waarden: stukken en informatie op grond waarvan aanbevelingen kunnen worden gedaan voor uitgangspunten voor verdere uitwerking van het plan;
voor kadervormende plannen (zoals omgevingsvisie, omgevingsplan, gebiedsplan, beeldkwaliteitsplan, planuitwerkingskader, welstandsbeleid): stukken en informatie waaruit voldoende beeld kan worden gevormd om gerichte aanbevelingen te doen voor de verdere uitwerking ervan;
voor een informeel overleg: zo veel mogelijk van de hierboven genoemde informatie moet beschikbaar zijn zodat de commissie zo goed mogelijk aanbevelingen kan uitbrengen aan de initiatiefnemer;
voor civiele werken: een sfeerimpressie/vormgevingstekening als aanvulling is wenselijk;
voor bouwactiviteiten (aanvraag omgevingsvergunning) kan niet meer informatie worden geëist dan de wettelijke indieningsvereisten;
Indien naar het oordeel van de secretaris de ingediende stukken voor de commissie niet voldoende zijn om een goede oordeelsvorming mogelijk te maken verzoekt deze de aanvrager en/of ontwerper tijdig om aanvullende informatie;
De voorzitter kan voorafgaand aan of tijdens de vergadering bepalen dat de overgelegde stukken onvoldoende zijn om tot oordeelsvorming te komen en het adviesverzoek om die reden (nog) niet te behandelen.
wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend (adjunct-)secretaris.
Artikel 5
de secretaris
Onderdeel van Reglement van Orde voor de adviescommissie Omgevingskwaliteit 2023