Zo spoedig mogelijk nadat een schriftelijke klacht is ontvangen, wordt de
klager door de leidinggevende uitgenodigd om te worden gehoord. De
uitnodiging kan naar keuze persoonlijk, telefonisch of schriftelijk
gebeuren. In “lichte” gevallen kan worden volstaan met het telefonisch horen
van de klager. Indien de klacht betrekking heeft op de gedraging van een met
name genoemde bestuurder of werknemer, wordt ook deze daarover gehoord. Van
het horen kan worden afgezien indien de klager aangeeft daaraan geen
behoefte te hebben of indien de klacht kennelijk gegrond of ongegrond is.
Voorts kan van het horen en verdere afhandeling worden afgezien indien
direct tot tevredenheid van de klager aan de klacht tegemoet wordt
gekomen.