Werkwijze en proces vergunningverlening
In de Algemene plaatselijke verordening (Apv) heeft de gemeente de mogelijkheid om activiteiten die in de leefomgeving plaatsvinden aan extra regels te binden. Doel hiervan kan liggen in de bescherming van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid, de bescherming van het milieu en de fysieke leefomgeving. Voor een aantal activiteiten eist de Apv dat vooraf een vergunning/ontheffing wordt aangevraagd of dat een melding wordt gedaan. De aanvragen op basis
van de Apv of Bijzondere wetten vindt plaats via de website en worden geregistreerd in het VTH-zaaksysteem. Er wordt daarbij gebruik gemaakt van standaard-aanvraagformulieren.
In het algemeen ziet het proces voor vergunningverlening in het kader van de Apv en Bijzondere Wetten eruit zoals hieronder (z.o.z.) beschreven. Hieraan moet worden toegevoegd dat een achtergrond van een bedrijf of persoon kan worden onderzocht in het kader van een vergunning van Apv en bijzondere wetten. De Wet Bibob (Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) geeft deze mogelijkheid.
#
Processtap
1
Inboeken, registreren en eventueel digitaliseren van de aanvraag
2
Publiceren van de aanvraag (veelal via frontoffice)
3
De vergunningverlener, algemeen:
Stuurt ontvangstbevestiging naar aanvrager;
Is aanspreekpunt voor aanvrager en informeert aanvrager waar nodig;
Bewaakt het overzicht van lopende procedure, de voortgang en de (beslis)termijn;
Voegt interne en externe adviezen toe aan aanvraagdossier (dossiervorming);
4
De vergunningverlener, inhoudelijk:
Controleert of bevoegd gezag de juiste is;
Toetst op volledigheid en ontvankelijkheid;
Toetst (vak)inhoudelijk aan relevante beoordelingskaders;
Zet adviesverzoeken uit bij interne- en externeadviseurs;
Verwerkt adviezen;
Stelt (concept)beschikking op;
5
Verzenden van de (concept)beschikkingen (veelal via frontoffice)
6
Publiceren van de (concept)beschikkingen (veelal via frontoffice)
7
Archiveren van de (concept)beschikkingen (analoog en digitaal)
8
Behandelen mogelijk bezwaar, beroep en hoger beroep, eventueel gecombineerd met een voorlopige voorziening
Hieronder volgt een nadere toelichting op de voornaamste soorten vergunningen en meldingen:
Evenementen
Het evenementenbeleid wordt binnenkort geactualiseerd. De gemeente Leidschendam-Voorburg maakt onderscheid tussen een evenementenmelding en een evenementenvergunning. De evenementenvergunning is opgedeeld in verschillende categorieën:
De evenementenmeldingen
Deze evenementen hebben een beperkte impact op de directe omgeving en zijn alleen meldingsplichtig. Deze meldingen worden door de gemeente getoetst op elementen waarvoor een ontheffing of ander besluit nodig is. Dit kan bijvoorbeeld een verkeersbesluit zijn of een ontheffing in het kader van de Alcoholwet. Uiterste indieningsdatum betreft 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement. Een voorbeeld van een evenement dat meldingsplichtig is, is een straatfeest.
A- en B- evenementen zonder risicoaanpak
A en B-evenementen zonder risicoaanpak hebben een grotere impact op de directe omgeving dan de evenementenmelding en zijn vergunning plichtig. Aanvragen worden volledig getoetst, d.w.z. dat getoetst wordt op volledigheid, veiligheid en of er overlast beperkende maatregelen worden getroffen. Een complete vergunningaanvraag dient minstens 8 weken voorafgaand aan het evenement te worden ingediend. Het opstellen van een veiligheidsplan is niet verplicht, tenzij de gemeente hier om verzoekt. Indien er constructies zoals tribunes of tenten geplaatst worden, dan wordt advies gevraagd aan de constructeur en/of bouwinspecteurs. Een vooroverleg is niet verplicht, maar wel wenselijk als het een nieuw evenement betreft. Een voorbeeld hiervan is het cultureel festival Voorburg.
B- en C-evenementen met risicoaanpak
De B- en C-evenementen hebben een grote(re) impact op de directe omgeving dan A-evenementen. Er dient een complete vergunningaanvraag minstens 13 weken voorafgaand aan het evenement te worden ingediend. Daarnaast is het opstellen en indienen van een veiligheidsplan verplicht. De gemeente organiseert een dienstenoverleg en evaluatieoverleg met organisator en relevante partijen, zoals politie, brandweer, GHOR, organisatie en eventueel beveiliging. Bij C-evenementen vindt tevens een voorschouw van het evenement plaats, zodra het evenement is opgebouwd. Hierbij zijn naast organisator en de gemeente ook betrokken hulpdiensten aanwezig. Indien er constructies zoals tribunes of tenten geplaatst worden, dan wordt ook hier advies gevraagd aan de constructeur en/of bouwinspecteurs. Een voorbeeld van een C-evenement met risicoaanpak is de Stompwijkse Paardendagen.
Vooraankondiging/Evenementenkalender
Voorafgaand aan een kalenderjaar stelt de evenementencoördinator een evenementenkalender op voor de Gemeente Leidschendam-Voorburg. Deze is gebaseerd op vooraankondigingen die zijn binnengekomen. Hiertoe worden organisatoren voortijdig voor opgeroepen. Een vooraankondiging is een aankondiging dat er in het volgende jaar waarschijnlijk een evenement gaat plaatsvinden en is geen besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Aan een vooraankondiging kunnen geen rechten worden ontleend. In december stelt de burgemeester de evenementenkalender voor het komende jaar vast.
Het doel van de evenementenkalender is om inzichtelijk te maken welke evenementen er binnen de Gemeente Leidschendam-Voorburg gepland zijn en voor welke periode. Aan de hand hiervan kan onder meer de politiecapaciteit voor een bepaalde periode geraamd worden, waardoor alvast een globale planning kan worden opgesteld, zodat eventuele knelpunten inzichtelijk gemaakt kunnen worden. Van een knelpunt kan sprake zijn als een risicoaanpak evenement waarbij politie-inzet verlangd wordt gelijktijdig plaatsvindt met een risicoaanpak evenement in een buurgemeente.
Tenslotte heeft de evenementenkalender tot doel om omwonenden in een vroeg stadium te informeren over de evenementen die in hun omgeving plaats gaan vinden. Omwonenden kunnen hier dan rekening mee houden.
Horeca
Exploitatievergunning
Voor de exploitatie van een openbare inrichting is op grond van de Apv een vergunning van de burgemeester vereist. In de Apv staan tevens categorieën genoemd waarvoor de vergunningplicht niet geldt. In de Apv staan de toetsingsgronden vermeldt. Er wordt onder andere gekeken naar het bestemmingsplan en de leefbaarheid in de directe omgeving van de openbare inrichting. Ook wordt gekeken naar de leeftijd en het levensgedrag van de ondernemer. Zodra een aanvraag ontvankelijk is en de benodigde adviezen zijn ontvangen, wordt deze inhoudelijk beoordeeld en vindt besluitvorming plaats. Een exploitatievergunning is persoonsgebonden en niet overdraagbaar.
Alcoholvergunning
De Alcoholwet vereist dat ieder bedrijf of iedere instelling die alcoholhoudende dranken schenkt en/of verkoopt voor gebruik ter plaatse hiervoor een vergunning heeft. Voor slijterijen, waar alcohol verkocht wordt met een promillage van meer 15% voor gebruik elders dan ter plaatse geldt eveneens een vergunningplicht. De Alcoholwet bepaalt uitputtend welke bijlagen bij de aanvraag om vergunning gevoegd moeten worden. Elke aanvraag wordt volledig getoetst en zo nodig worden er voorschriften aan de vergunning verbonden. De inrichting wordt steekproefsgewijs gecontroleerd op de inrichtingseisen door een bouwtoezichthouder.
Aanwezigheidsvergunning voor speelautomaten
Voor de behandeling van een aanvraag voor een aanwezigheidsvergunning voor speelautomaten, een loterij- of bingovergunning wordt de Wet op de Kansspelen (WOK) gevolgd. De vergunning is persoonsgebonden en wordt voor onbepaalde tijd verleend. Vast onderdeel van de aanvraagprocedure is een bezoek aan de horeca-inrichting door de vergunningverlener en de Buitengewoon opsporingsambtenaar (Boa), om te controleren of de horeca-inrichting voldoet aan de voorschriften uit de aanwezigheidsvergunning.
Overig
Naast bovenstaande activiteiten zijn nog meer taken die onder APV en bijzondere wetten vallen. Dit betreft o.a. standplaatsvergunningen, vergunning voorwerpen op of aan de weg of openbare plaats en andere activiteiten rondom verkeer. Bij de uitvoering hiervan volgen we de prioritering zoals uitgewerkt in bijlage 1.
Hierbij volgen de belangrijkste uitgangspunten voor het toezicht:
(Omgevings-)vergunningen; (activiteit Bouwen)
Ruimtelijke vergunningen; (Buitenplanse Omgevingsplanactiviteit)
vergunningen op basis van de Apv of Bijzondere wetten.
Ontheffingen, vrijstellingen en verboden
Meldingen brandveilig gebruik, slopen, milieu
Ogen en oren
De toezichthouders zijn dagelijks in de wijken van de gemeente aanwezig. Zij houden contact met de burgers en ondernemers en signaleren vroegtijdig problemen. Indien nodig worden deze signalen doorgespeeld aan samenwerkingspartners. Hiervoor worden integrale overlegstructuren ingericht en zorgen we dat advies uit de uitvoering wordt meegenomen in beleidsvorming.
Wijk- en mensgericht
Iedere wijk heeft haar eigen kenmerken en prioriteiten. Onze toezichthouders werken wijkgericht. De toezichthouders zijn vaste aanspreekpunten binnen de wijken en zij kennen daardoor de specifieke kenmerken en prioriteiten van een gebied.
Integraal en/of themagericht
Bij integraal toezicht houden de toezichthouders toezicht op de eigen taken en bij een geconstateerde mogelijke overtreding buiten zijn expertise gebied, wordt een signaal afgegeven aan de ketenpartner. Bij themagericht/projectmatig toezicht wordt gericht toezicht gehouden op een thema of doel binnen een project.
Informatie- en risico-gestuurd
Informatie-gestuurd werken: een goede informatievoorziening zorgt ervoor dat we over de juiste informatie beschikken. Zo kunnen we samen met partners risico’s herkennen en het toezicht bepalen. Ook maken we hiermee inzichtelijk of de genomen maatregelen bijdragen aan de doelen;
Risico-gestuurd werken: op basis van informatie-gestuurd werken wordt een betere risicoanalyse gemaakt waarop het toezicht wordt bepaald;
Aan de hand van de resultaten van de informatievoorziening en de risicoanalyse worden in overleg met de interne en externe partners de toezichtprioriteiten en frequentie bepaald.
Naleefgedrag
Bij de uitvoering van onze toezicht-taken stimuleren wij het verantwoordelijkheidsgevoel van inwoners en bedrijven. Dit houdt in dat we inwoners en bedrijven willen informeren en te adviseren over wat er van hen wordt verwacht op gebied van de VTH-beleid. Het naleefgedrag is van invloed op de controlefrequentie. Bij goed naleefgedrag wordt de controlefrequentie lager dan bij situaties waarbij dit niet het geval is.
Toezicht
We zijn de ogen en oren van de gemeente
We zijn zichtbaar en aanspreekbaar en werken wijk- en mensgericht
We voeren zoveel mogelijk integraal en/of themagericht toezicht
We voeren informatie- en risico-gestuurd toezicht
Het (naleef-)gedrag is van invloed op de controlefrequentie. Goed (naleef-)gedrag wordt gestimuleerd
Welke soorten toezicht en handhaving zijn er?
Toezicht op vergunningen en meldingen;
Hieronder valt het toezicht op verleende omgevingsvergunningen (en meldingen) tijdens de uitvoeringsfase. Qua diepgang van de beoordeling volgen we voor de activiteit bouwen de risicomatrix van de vereniging Bouw- en Woningtoezicht (BWT). Deze bevat een risicoanalyse en prioritering. Hieruit blijkt of toezicht nodig is en op welke momenten in het bouwproces. (Vergunningen en meldingen zoals op gebied van milieu en brandveiligheid worden gecontroleerd door ODH en/of VRH)
Thematisch/projectmatig toezicht;
In het Uitvoeringsprogramma en VTH-jaarplan formuleren wij specifieke projecten die jaarlijks kunnen wisselen. Deze specifieke projecten worden gebaseerd op bestuurlijke wensen of de actualiteit, zoals risico’s voor de veiligheid en gezondheid in of op bepaalde gebieden/sectoren/thema’s/onderwerpen
Toezicht o.b.v. klachten of meldingen;
Schriftelijke verzoeken om handhaving die voldoen aan het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht handelen we conform de hiervoor geldende regels af. Bij de afhandeling van de verzoeken om handhaving en klachten zijn de in dit beleidsplan genoemde prioriteiten in de handhaving leidend. Ook speelt het uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid veel meer bij de burgers en de bedrijven ligt een belangrijke rol bij de afweging van de beslissing op de klacht en het verzoek. Dit betekent dat de gemeente zich niet bij elke klacht/verzoek geroepen zal voelen om op te treden maar de verantwoordelijkheid voor het oplossen hiervan bij de burger en het bedrijf zal leggen. Waar mogelijk moedigen wij een traject via mediation of buurtbemiddeling aan. Op anonieme meldingen wordt in beginsel niet gereageerd, met uitzondering voor Toezicht openbare ruimte (TOR).
Integraal signaaltoezicht;
Toezicht waarbij een toezichthouder een signaal doorgeeft aan een ketenpartner of interne collega als de geconstateerde overtreding buiten zijn expertise valt, heet signaaltoezicht. Dit geeft ruimte voor toezichthouders om integraal te werken en tijdens controles aan te geven als ze iets waarnemen wat naar inzicht van de toezichthouder van belang kan zijn voor handhaving behorend bij een andere discipline. Signaaltoezicht is een overkoepelende vorm van toezicht en kan worden toepast bij elk van de hierboven beschreven vormen van toezicht.
Hoe wordt toezicht gerapporteerd?
De doorlopen stappen en genomen beslissingen worden door de toezichthouders verifieerbaar en transparant opgeslagen in ons bestand. De mate en de inhoud van de rapportage is afhankelijk van het toetsingsniveau dat hierbij wordt gehanteerd. Het controlerapport wordt niet actief gedeeld met betrokkenen. Echter op verzoek van belanghebbenden of in het kader van juridische procedures kan het rapport openbaar worden gemaakt.
De handhavings-/sanctiestrategie van de gemeente Leidschendam-Voorburg geeft aan hoe de gemeente handhaaft.
De gemeente levert mensgericht maatwerk
De gemeente kijkt niet alleen naar de overtreding, maar ook naar de (persoonlijke) omstandigheden.
Er wordt maatwerk geleverd waar dit (juridisch) mogelijk en/of acceptabel is. Op basis van feiten en omstandigheden kan worden bepaald welke aanpak het beste is en welke handhavingsmaatregelen hierbij het best aansluiten. Ernstige overtredingen, waarbij de veiligheid of gezondheid in het geding is, worden echter altijd gesanctioneerd.
Handhaving is het sluitstuk
Handhaving komt aan de orde als het voortraject (‘minnelijk overleg’) geen resultaat oplevert. In de gevallen waar er geen bereidheid is tot medewerking of de gewenste oplossing niet geboden kan worden, wordt overgegaan tot het (formele) handhavingstraject.
We werken volgens een programma
Gemeenten hebben te maken met een groot aantal handhavingstaken. Daardoor kan de gemeente niet elke handhavingstaak op hetzelfde niveau uitvoeren. Bij onvoldoende beschikbare capaciteit en middelen moeten er keuzes gemaakt worden. Dit houdt in dat de handhaving op grond van een risicoanalyse plaatsvindt. Dit noemen we geprioriteerde handhaving.
Handhaving/ Sanctie
We zijn constructief en informeel. De gemeente levert mensgericht maatwerk.
Handhaving is het sluitstuk. We proberen via minnelijk overleg tot een oplossing te komen.
De gemeente werkt volgens een programma.
Toelichtingen
1.Geprioriteerd handhaven
Als bevoegd gezag is het de taak van de gemeente om bij overtredingen de beginselplicht tot handhaven toe te passen. Het doel is om de overtreding weg te nemen en/of herhaling in de toekomst te voorkomen. Hierbij maken wij per overtreding een gedegen afweging en hanteren wij een prioritering op basis van de risicoanalyse. Dit betekent dat wij niet overal tegelijkertijd kunnen zijn en dus een evenwichtig handhavingsbeleid moeten voeren waarbij we onze handhavingscapaciteit inzetten op zaken met de hoogste prioriteit.
Het is belangrijk te benadrukken dat prioritering in toezicht- en handhavingstaken op basis van de risicoanalyse niet onder gedogen valt. Het is onmogelijk om alles te handhaven, dus het evenwichtige handhavingsbeleid leidt tot de inzet van onze handhavingscapaciteit op zaken met de hoogste prioriteit. In gevallen waarin wij ervoor kiezen om bepaalde overtredingen niet actief te handhaven, betekent dit niet dat wij deze overtredingen gedogen. Handhaving blijft mogelijk in gevallen waarin er bijvoorbeeld een klacht wordt ingediend of als de resultaten van een steekproef aanleiding geven tot controle van de gehele branche.
2.Uniforme aanpak
Om uniformiteit in onze handhavingsaanpak te waarborgen, zoeken wij aansluiting bij de landelijke handhavingsstrategie omgevingsrecht (hierna: LHSO). Deze strategie is een landelijk en uniform afwegingsinstrument voor de uitvoering van handhaving en stelt ons in staat om bij een overtreding passende maatregelen te nemen (zoals begunstigingstermijnen en dwangsombedragen). Ook maakt de LHSO afstemming tussen de verschillende handhavingspartners mogelijk. De handhavingsstrategie geeft nadere invulling aan hoofdstuk 18 van de Omgevingswet en hoofdstuk 13 van het Omgevingsbesluit. De LHSO wordt in Leidschendam-Voorburg apart als beleidsregel vastgesteld.
3.Richtlijn dwangsombedragen en begunstigingstermijnen
De gemeente heeft bij het bepalen van de hoogte van de dwangsom en de begunstigingstermijn een ruime mate van beleidsvrijheid. In het licht van rechtszekerheid en het gelijkheidsbeginsel wil de gemeente op een uniforme wijze tegen overtredingen optreden. Wij kunnen hier gebruik maken van de leidraad handhavingsacties en begunstigingstermijnen van het interbestuurlijk programma Verbetering VTH-Stelsel. Dit geeft duidelijkheid en transparantie over de hoogte van dwangsommen en begunstigingstermijnen in relatie tot overtredingen. Maar ook hier geldt dat de aard en specifieke omstandigheden van en in een casus daarbij bepalend zullen zijn.
4.Sanctiematrix Alcoholwet, Wet op de kansspelen en verwante artikelen uit de APV
Naast de sanctiematrix LHSO is tezamen met dit beleid ook een sanctiematrix Alcoholwet, Wet op de kansspelen en verwante artikelen uit de Algemene plaatselijke verordening gemeente Leidschendam-Voorburg vastgesteld. Hiermee specificeren we de sanctiemogelijkheden onder deze wetgeving die afwijkt van het LHSO (wat toegespitst is op het omgevingsrecht). Verdere duiding hiervan is te vinden in Bijlage 4 van dit beleidsplan.
Gedogen is het bewust niet sanctioneren van overtredingen. Oftewel het door de gemeente gedurende een zo kort mogelijke periode niet handhavend optreden tegen een illegale situatie. Dit betekent dus niet dat een illegale situatie legaal wordt.
Gedogen en de voorwaarden die daar bij gelden worden vastgelegd in een gedoogverklaring. Een gedoogverklaring (of intrekking of weigering daarvan) is geen besluit. Hiertegen is dus geen bezwaar of beroep mogelijk. Betrokkenen kunnen wel een verzoek tot handhaving indienen. Tegen een besluit op een handhavingsverzoek staat bezwaar en beroep open.
In beginsel handhaven
De gemeente streeft ernaar om het gedogen zo veel mogelijk te beperken. Er geldt namelijk de beginselplicht tot handhaving. Alleen in uitzonderlijke situaties kan worden gedoogd, bijvoorbeeld bij overmacht, overgangssituaties of disproportionaliteit.
Zorgvuldige belangenafweging
Dit betekent dat er altijd zorgvuldig afgewogen wordt tussen het belang van handhaving en het belang van gedogen. De gemeente volgt het gedoogkader uit de Rijksnotitie ‘Gedogen in Nederland’ (Tweede Kamer, vergaderjaar 1996-1997, 25 085, nrs 1-2).
Van Gedoogbeschikking naar Gedoogverklaring
In het vorige VTH-beleid werd nog gesproken van een gedoogbeschikking. Echter is in 2019 een uitspraak van de Raad van State geweest die uitsluitsel gaf dat een gedoogbeschikking geen besluit is en niet kan worden aangevochten bij de bestuursrechter. Dit was voor de gemeente Leidschendam-Voorburg dan ook een reden om in dit nieuwe beleid te besluiten om niet meer te werken met beschikkingen, maar met verklaringen. We stellen beleidsregels op om af te stemmen wanneer gedoogverklaringen gemandateerd kunnen worden afgegeven.
Gedogen
Wél handhavend optreden bij overtredingen is ons uitgangspunt
We gedogen alleen in uitzonderlijke situaties
Op basis van een zorgvuldige en kenbare belangenafweging
Een gedoogverklaring is geen vergunning
Hoofdstuk 4.
Artikel 1.3
Werkwijze Apv en Bijzondere Wetten
Onderdeel van VTH-beleidsplan 2024 – 2027 Gemeente Leidschendam-Voorburg