Zoals hierboven is toegelicht zit de kracht in de inspraak vooral in het in een vroegtijdig stadium betrekken van de omgeving, namelijk tijdens de planvorming. Op dat moment is nog de meeste ruimte om de plannen aan te passen op basis van de ontvangen input. Daarom wordt van de organisator van een evenement verwacht dat deze de omgeving betrekt voordat de vergunningaanvraag wordt ingediend.
Het betrekken van de omgeving is verplicht bij:
Alle geluidbelastende evenementen van categorie II en III;
Evenementen waarbij sprake is van een wegafsluiting die langer dan 4 uur duurt en waardoor omwonenden hun woning niet per auto kunnen bereiken;
Andere evenementen waarbij hinder voor de omgeving te verwachten is (bijvoorbeeld op basis van ervaringen van eerdere edities van het evenement) en waarvan bij plaatsing op de kalender is aangegeven dan de omgeving betrokken moet worden.
De wijze waarop de organisator de omgeving betrekt wordt enigszins vormvrij gelaten. De organisator van het evenement kan een inspraakavond houden, een laagdrempelige (digitale) enquête uitzetten of op een andere wijze de omgeving betrekken. Hieraan worden twee voorwaarden gesteld, namelijk:
De organisator moet bij de vergunningaanvraag een verslag indienen over het betrekken van de omgeving, waarin tenminste is uitgewerkt:
Op welke wijze de omgeving is betrokken;
Welke input is opgehaald;
Tot welke veranderingen in de plannen dat heeft geleid;
Een toelichting waarom bepaalde input niet tot verandering van de plannen heeft geleid.
De groep omwonenden die moet worden geïnformeerd over de mogelijkheid tot inspraak, betreft minimaal de bewoners van de adressen zoals (per locatie) vastgelegd in bijlage I.
Toelichting op de genoemde voorwaarden
Voor het beoordelen van de vergunningaanvraag en het afwegen van alle belangen is het voor de burgemeester relevant om te weten wat de inspraak van de buurt heeft opgeleverd. Daarom wordt daarvan een verslag gevraagd. Van de ontvangen input geeft de organisator daarin aan welke oplossingen in de planvorming zijn opgenomen om de zorgen van de omgeving weg te nemen. Wanneer om een bepaalde reden geen maatregelen worden genomen om zorgen weg te nemen, wordt dit ook vermeld. Daarvan kan bijvoorbeeld sprake zijn als het technisch niet mogelijk is om de zorg weg te nemen, de kosten zo hoog zijn dat dat naar het oordeel van de organisator niet opweegt tegen het beoogde doel of andere nadelige neveneffecten optreden.
Wanneer wordt voorgesteld om ten aanzien van een bepaalde zorg geen maatregelen te treffen, kan bij het verlenen van de vergunning alsnog worden besloten om voorschriften aan de vergunning te verbinden. Daarin kan dan worden geregeld dat bepaalde maatregelen moeten worden uitgevoerd.
In de locatieprofielen in bijlage I is per locatie opgenomen op welke adressen tenminste de bewoners benaderd moeten worden door de organisator. De reden dat deze adressen vastliggen in deze beleidsregels is om interpretatieverschillen over het gewenste verspreidingsgebied van de correspondentie te voorkomen. In plaats van het verspreiden van correspondentie op de genoemde adressen kan de organisator, na akkoord van de gemeente, er ook voor kiezen om een oproep te plaatsen in het Ermelo’s weekblad waarin het bewoners oproept om hun input te geven over het te houden evenement. Hiervoor kan akkoord worden gegeven als het effectgebied van het evenement heel groot is, zoals bijvoorbeeld een hardloopevenement met wegafsluitingen op verschillende locaties. In beginsel wordt uitgegaan van het verspreiden van brieven in de directe omgeving.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.2
Wanneer en hoe betrekken omgeving?
Onderdeel van Beleidsregels evenementen Gemeente Ermelo 2024